社内説得にお困りの方へ　立場別経費精算システム導入のメリット

日々発生し、ほぼすべての従業員が携わる経費精算業務は、できる限り効率的に負担が少ない状態でこなせるのがベストです。そのために経費精算専用のシステムを導入するのは有効な手段と言えますが、その導入にはシステム選定に社内説得など経理部門の負担が一時的にかかってしまうのも事実です。

システム導入を円滑におこなうために社内説得の際に必要となる、経費精算システムを導入した際に得られるメリットを、申請者・承認者・経理と経費精算に関わる人々の立場別にご紹介いたします。

申請者（営業）のメリット

申請時間が短くなる

交通費精算においては、経費精算システムに内蔵されている乗換案内やICカード読み取り機能を活用することで、面倒な入力作業をすることなく、申請を行うことができます。また、クレジットカードで支払いをした経費も自動で経費精算システムに連携させ、申請を行うことができるため、今まで経費申請にかかっていた時間を大幅に短縮することができます。

申請の承認状況が分かる

自分の申請したものが、承認フローのどの段階にあるのかいつでも確認をすることができるので、どのポイントで承認がとまっているのか、いつ支払いがあるのかを簡単に把握できるようになります。

承認者（管理職）のメリット

チェックが楽になる

申請者が選択した経路が適切なものか、「早」「楽」「安」などの分かりやすいアイコンで簡単に確認できます。また、定期区間も経費精算システムが自動で控除を行ってくれるため、1件1件内容を確認するといった細かいチェックの必要がなくなります。さらに、経費精算の社内規定に違反する申請には―たとえば、交際費の申請時に「人数が明記されていない」など―、警告を出したり、申請できなくするといった設定を経費精算システムで行えるため、間違った内容の申請がなくなり、承認する際のチェック作業を格段に楽にすることができます。

外出中も確認できる

多くの経費精算システムがスマートフォンにも対応しているので、外出先や移動先などで承認や確認を行うことができ、空き時間を有効活用することができます。

経理担当者のメリット

手入力がなくなる

申請者が申請を行う際に選ぶ項目に対し、税区分や勘定科目が自動で紐付くように設定できるため、仕訳をする必要がなくなります。また、自動で仕訳されたデータを簡単に会計ソフトに取り込むことができるため、入力を行う手間を削減できます。

振込作業も楽に

銀行へ振り込む際に必要なFBデータも、経費精算システムが最終承認された経費精算データから作成してくれるので面倒な振り込み作業がぐっと楽になります。

決算の早期化

経費精算システムを導入することで、業務時間を短縮することができ、分析など時間をかけるべき業務に時間をあてることができるようになります。また、経費精算システムから分析に必要なデータを取得することができるため、決算の早期化にもつながります。

国内累計導入社数No.1※の経費精算システムは

近年は多くの経費精算システムがありますが、その中でも国内累計導入社数No.1※1の経費精算システムである「楽楽精算」をご紹介します。
「楽楽精算」は株式会社ラクスが提供するクラウド型の経費精算システムです。これまで挙げた機能は全て搭載されており、申請者・承認者・経理担当者の皆様の業務負担を軽減させます。運用に不安があるという方にも、導入から運用開始後までサポートを行っています。機能面、サポート力などが評価され、18,000社※2の企業に導入されており、クラウド型の経費精算システムでは国内累計導入社数No.1※1となっています。

※1 デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

※2 2024年9月時点

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より