法整備により経理の負担増？早急な対応が必要とされる請求書の「紙」業務とは

急速に進むバックオフィスのテレワークやデジタル化の動きを後押しするように、「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」など政府による法令改正が進められつつあります。しかし、その中でも経理部門においては体制が整っていない企業が多くあります。今回は、経理の電子化の取り組みの現状を解説します。

6割の企業が電子で受け取った請求書を紙に印刷

2021年6月に経理プラスを運営する株式会社ラクスが行った調査によると、6割以上の経理担当者がPDFファイルで受け取った請求書を「紙に印刷して保管している」という現状が判明しました。

いったいなぜこのような無駄な「紙」作業が生じてしまっているのでしょうか。紙作業を減らすためには、ITを活用して業務やビジネスを変える「デジタルトランスフォーメーション（DX）」が必要不可欠となります。しかし大企業に比べて中小中堅企業では取り組みが進んでいないなど、会社規模によるデジタル格差が生じています。

経理プラス：DXとIT化の違い、中小企業がDXを進める際に注意すべきこととは？

政府主導で進む法整備

経理業務の中でも、経費精算業務は電子帳簿保存法やインボイス制度（適格請求書等保存⽅式）の導入によって大きな変化が生じています。

2022年の改正電子帳簿保存法

紙の請求書や領収書などを電子データとして保存する「スキャナ保存」に関する法要件は年々大幅に緩和されてきました。税務署への事前承認は不要となり、紙の原本とスキャナ画像が同一であるかの検査も不要となり、ますます電子帳簿保存法の導入のハードルが下がっています。
その一方で2022年1月からPDFファイルなどの電子データで受け取った請求書を紙に印刷して保存することができなくなり、電子保存が必須になります。つまり、現在6割の方が行っている運用が認められなくなってしまうのです。

2023年から導入されるインボイス制度

インボイスとは、企業や個人事業主が取引時に発行する請求書のことです。企業は消費者や取引先から受け取った消費税を、経費に加算された消費税と相殺する「仕入れ税額控除」処理をし、差額分を納付します。このインボイス制度が導入されると、請求書には請求ごとに何パーセントの税率が適用されたかを明記され、仕入税額控除の信頼性・透明性が確保されるようになりました。
その一方でこの規定に沿った「適格請求書」を発行するための事業者登録や記載項目、保存要件を満たすことが求められます。特に経理業務においては、複雑になった受領請求書の処理業務における負担が増加することが懸念されます。

受領請求書の処理を効率化する体制づくり

もっとも簡単に請求書処理業務を効率化するためには、システムの活用が不可欠となります。たとえば、経費精算システムと合わせて対応を行う場合、メールに添付された電子請求書（PDF）のアップロードの自動化や、アップロードされた請求書の記載内容を自動で読み込んだ上で、経費精算を紐づけることが可能になります。経費精算業務における電子帳簿保存法のスキャナ保存においても同時に対応が可能なため、複数のシステムを用いることなく、一度にペーパーレス化を進めることができます。経費精算システム「楽楽精算」を用いた場合には、受領請求書の処理業務において発生する、取引先や金額などの情報の手入力や、手入力により生じる入力ミスの確認・修正などの工数を約66％削減することができたというデータもでています。
※月間請求書処理件数200件の企業の場合の年間の導入効果（ラクス調べ）

特に、2022年1月の改正電子帳簿保存法では電磁記録の修正・削除が記録されるような精度の高いシステム利用の場合はタイムスタンプが不要になり、国税庁が公認するJIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」において、認証を受けているシステムを活用することで、運用のハードルが一気に下がります。

>>電子帳簿保存法に対応！「楽楽精算」の「請求書処理支援オプション」詳細はこちら

まとめ

実際にペーパーレス化を推進するためには、前提となるITシステムの導入・整備から画策していく必要があり、ハードルが高く感じられるかもしれませんが、制度に対応していくことで、時間やコスト上のメリットが享受できるようになります。今後も、政府主導で法令・補助金の整備は進んでいくと考えられます。自社の業種、業態、規模によって、無理のない対応を進めるためにも、一度専門家に相談してみてはいかがでしょうか。

＞＞電子帳簿保存法でお悩みの方、電子帳簿保存法対応No.1の「楽楽精算」でペーパーレス化を実現しませんか？

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。