失敗しないための経理アウトソーシング導入時の留意点　－運用編－

前回の－検討編－では、次の3つを中心にアウトソーシングの導入について検討しました。

1. アウトソーシングを導入すべきかどうか
2. 導入するとなるとどのようなアウトソーサーに頼むべきか
3. 契約の締結で注意すべき事項は何か

今回の－運用編－では、スムーズに運用がなされるために、注意すべきポイントについて検討したいと思います。

STEP1　導入後の体制の共有

1.お互いの体制を共有しよう

アウトソーシングの導入が決まりましたら、何はさておき、社内で事前に説明をすることが重要です。
ここでは、－検討編－で話した目的などを社員に共有することから始まります。
アウトソーシングをなぜ会社が実施するのかと不安に思う社員も出てくる可能性があります。たとえば、ルーティンワークは外部のアウトソーサーに任せて社員はより高度な仕事をしてもらう、あるいは、業務を標準化して誰でもできる体制を敷くようにする、といったような導入の目的を知らされれば、会社の動きに賛同し、不安が払拭されることと思います。
このステップをおろそかにしてしまった結果、せっかくの計画がうまくいかなくなってしまうことも多いので、社内への共有は丁寧に行いましょう。
また、会社側のメンバーやアウトソーサー側のメンバーの氏名や担当業務を明らかにするようにします。
実際は、メンバーリストを作成することが多いですが、そうすることでお互いの体制が可視化され、しっかりとした管理体制が構築できようになります。

2.スケジュールを決定して、業務フローの変更にも協力しよう

次に、具体的な導入のスケジュールの策定に着手します。
あまり無理なスケジュールを組んでしまいますと実際に業務がうまく回らない可能性も出てきます。
会社によっては、社内のデッドラインが定められているケースもありますが、このような場合は、デッドラインから逆算をして、無理のないスケジュールを設定するようにしましょう。
また、期の途中でアウトソーシングを行う場合もあれば、期首で行う場合もあると思いますが、いずれの場合であっても端境期にどちらが何をするのかを明確にする必要があります。
たとえば支払業務などの場合、いつの支払い分からアウトソーサーが支払いを実施するのかについてきちんと決めておかないと、会社もアウトソーサーも支払いを漏らしてしまって、納入企業から信頼を失うことにもなりかねませんし、逆に両方が支払ってしまう場合などは、二重で支払った代金を回収するのに多大な労力を要するになってしまいます。

さらに、アウトソーシングを導入する場合の目的のひとつに業務を合理化・標準化するというものもありますが、アウトソーシングの導入の折りに業務フローを変更するということもあります。たとえば、今まで紙で行っていた経費の申請を、クラウド型の経費精算システムに切り替えるというケースがそれにあたります。
経費精算システムとアウトソーシングを同時に導入することでコストの低減や業務のスリム化が実現できる場合もあります。アウトソーシングの導入の際は、このような業務フローの変更を実施しなければならないケースもありますが、将来、楽になるための一時の苦労と考えて、積極的に変化に対応しましょう。

3.提出書類や資料の提出期限もきっちり決めよう

変更された業務フローの中で、アウトソーサーに何を提出するのか、いつまでに提出するのかといったことを明確にします。
せっかく決まった新しい業務フローでも資料の提出等が期限通りになされなければ、月次決算の早期化は実現しません。
また、部署が多くある会社の場合は、同じ資料でも多数の部署が提出する必要がある場合もあります。全社に提出資料と提出期限を周知して業務が安定化するのを目指しましょう！

STEP2 引継の開始

1.引き継ぎには、協力体制を敷こう

業務開始前にアウトソーサーに現状の業務の引継を行う必要がありますが、ここで次のような事象が現場で起きることがあります。

• アウトソーサーに資料を見せない
• 自ら資料を準備しないでアウトソーサーの質問に答えるだけ
• 業務を充分に理解しているメンバーが引継に参加せずに、理解不十分な社員がアウトソーサーに引継をする

簡単に言ってしまえば、引き継ぎに協力をしない場合があります。
たとえばアウトソーサーに聞かれたことだけにしか答えなければ、アウトソーサー側で聞き漏れがあれば、今後の業務に支障をきたすことが考えられますし、中途半端な知識の社員から引き継ぎを受けると間違った引き継ぎを受けることとなり、結果として後での手戻りが多くなることもあります。
アウトソーシングの導入は企業とアウトソーサーとの二人三脚で行うことで、はじめてより質の高いものになります。
今後の良きパートナーになるように、導入に際しては、積極的に協力してアウトソーシングの導入の目的が実現できるようにしましょう。

2.会計・税務方針の見直しや確認をする

アウトソーシングの導入は、会計処理や税務処理について見直す良いタイミングでもあります。
今まで深く考えずに処理をしてきたことも改めてアウトソーサーと打ち合わせをしてみるとグループ会社ごとに処理方針が異なっていたり、税務メリットを失っていたりする処理をしているケースなどがあることに気づかされることもあります。
「前年までそのように処理していました。」といった前例踏襲の場合でも望ましくない処理の場合は、変更をするようにしましょう。
それによって税務メリットを享受することが出来たり、今までの間違った処理が正されたりするということもあると思います。
また、時として今まで採用してきた処理方針が会計や税務の観点からリスクが高いというケースもあります。
いずれにしても見直しの良い機会だと思いますので、導入前によく打ち合わせをしましょう。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

STEP3 導入後の定期的な改善活動

1.問題点や改善点を明らかにする

導入が始まったら定期的に会社とアウトソーサーとですりあわせの場を作りましょう。
そこでは、日常的な処理に関する問題点や課題を共有します。
そして、その中でより改善できそうなことがあれば、改善をはかるようにしていきます。

2.さらなる切り出しや統合を検討する

当初アウトソーシングで切り出すことにした業務範囲が安定化してきたら、その次は他に切り出せる業務がないかを検討しましょう。
既に一度切り出しているので、この段階ではかなりスムーズに切り出し業務を検討することでできるようになっていることと思います。
また、複数のアウトソーサーに業務を委託している場合にひとつのアウトソーサーに統合することも検討することも有意義です。複数社に分かれていると連絡系統も複数となり、無駄が生じます。どこかひとつにまとめることでさらなるコストダウンにつながるケースもありますので、運用が安定化してきたタイミングで検討してみるのもひとつです。

以上3つのステップを踏むことで、アウトソーシングの運用が安定すると思います。今後アウトソーシングを検討する皆様のお役に立てられればと思います。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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