経費精算クラウドで、経理業務のIT化を促進！

日常業務がITによって効率化される例は日々増えていますが、経費精算に関しては未だに6割超の企業が紙やExcelにより処理しているというデータがあります。

最近では、交通費精算においてPASMO®やSuica®を利用し券売機で利用履歴を出力して精算するという方法も見かけますが、ただでさえ業務量の多い月末においてはそれでも大きすぎる負担となっています。また旅費精算は、業務で遠方へ出張した際の電車やバスの交通費はもちろん、飛行機代や宿泊費などの経費も含まれるため、申請には領収書が必要なケースが多く、多くの企業では旅費精算の申請書に請求書を貼付して回覧しているのではないでしょうか。紙で回覧をしている場合、承認者が不在だと処理が滞ってしまい、経理担当の作業時間が削られてしまいます。
今回は、そんな経費精算で発生している現状のコストを試算し、IT化するメリットを考えてみましょう。

また、テレワークでも経費精算に対応できる方法についてはこちらの記事でご紹介をしています。合わせてご覧ください。
経理プラス：経費精算はクラウドが常識に!?テレワークでも対応できる方法とは

こんなにかかっている！？紙やExcelで行う経費精算のコスト

経費精算の中でも、大きく2つのコストが発生します。それは、時間的なコストと実質的なコストです。

時間的なコスト

100名規模の会社では、交通費精算に使われている時間は年間1,233時間にもなるという試算もあり、ます。月間にすると102時間もの時間を経費精算にかけていることとなります。（※ラクスによる試算）
意外と時間がかかっていますね。

実質的なコスト

紙で交通費精算の処理を行っている場合は、紙や印刷のコストがかかります。
また、実際使用したルートより運賃の高いルートを申請する、定期区間が入ったルートでもその区間を控除せずに申請する、といったような「不正申請」により、無駄なコストが生じる可能性があることも忘れてはいけません。
申請側も利用した全てのルートと運賃を記憶するのは難しく、管理する側も全ての交通費申請を一つずつチェックするのは不可能に近く、潜在的なコストもご理解いただけると思います。

経費精算のIT化メリットとその効果

経費精算をIT化すると、集計や計算はもちろん、自動仕訳や会計ソフトへの連携も可能になるため、様々なミスを防ぐことが可能です。
また、経費精算クラウドシステムの導入により、経費精算にかかる時間は年間で271時間となり、約80%もの時間が削減されます。コスト面では、システム導入前は、4,748,130円かかっていたところが、システムを導入することにより1,491,260円となり、約70%のコスト削減となります。（※ラクスによる試算）

経費精算クラウドシステムを導入すると、人間がやらなくてもいい作業をIT技術に任せることができ、ミスが発生するリスクを軽減し、無駄なコストの削減にもつながります。また、空いた時間で精算以外に経理業務改善の検討やスキルアップのための勉強をする時間が確保できるため、仕事のパフォーマンス、モチベーションもあがること間違いなしですね！

全ての精算処理を一括管理！経費精算クラウドシステム「楽楽精算」のご紹介

経費精算クラウドシステムで導入数No.1の「楽楽精算」というサービスをご存知でしょうか。

経費精算クラウドシステム「楽楽精算」製品ページ

交通費、旅費など、お金に関わる全ての処理を一元管理できる交通費・経費精算クラウドシステムで、時間的なコスト、実質的なコストを「ぐっ！」と削減することができます。

選ばれる理由その1　「楽楽精算」は主要機能が充実！

「楽楽精算」を導入すると、こんなことが可能になります。

• 交通系ICカードの利用履歴を取り込んで精算が可能（不正な金額の改ざんも防止）
• 乗換案内ソフト内蔵、早・安・楽アイコン表示で最適ルートのチェックが簡単
• 定期区間が自動控除される
• スマホ対応で外出先から申請・承認ができる
• 申請時に勘定科目が紐づいているため自動仕訳が可能
• CSVデータで会計ソフトと連携、手入力不要
• 承認状況が一目瞭然、代理申請・承認も可能で申請の滞留を防止
• OCR機能で領収書やレシートをスマホで撮影して電子保存・申請が可能　　など

主要機能では、交通費精算はもちろん、経費精算、出張費精算、交際費精算、勘定科目の自動仕訳、クレジットカード連携、帳票、小口現金などの機能が直感的にわかりやすく操作できるところが利用者の支持を得ています。

選ばれる理由その2　圧倒的低価格！

経費精算システム「楽楽精算」は、ユーザー数に応じて、月額3万円から利用できます。
クラウドサービスなので、自社開発やパッケージソフトを導入するのと比べ、圧倒的に低価格で導入が可能ですし、自社内にサーバーを用意したり、定期的なメンテンナンスが必要ないので保守費用も不要です。

選ばれる理由その3　安心の「セキュリティ機能」と万全の「サポート体制」

経費精算システム「楽楽精算」のシステムは２重化されたファイアウォールに守られていて、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限などセキュリティ機能も充実しているところもユーザーを獲得する要因となっています。
そして、導入時は専属のサポートがつき、初期設定や操作への疑問をサポートする体制は万全です。導入後もメールはもちろん電話サポートも備えており、サポート満足度は94％という高い実績を持っています。「初期設定や操作に不安がある…」という場合でも安心してご利用いただけます。

最後に

経費精算の効率化、コスト削減を認識しつつも具体的手法を見つけられないでいる方は、「楽楽精算」をはじめとする経費精算クラウドシステムを試してみたり、顧問の税理士さん・会計士さんに相談してみることをおすすめします。
経費精算クラウドシステム「楽楽精算」は無料トライアルもできますので、実際に操作しながら検討してみるのもいいかもしれませんね。

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。