どのくらい楽になるの？交通費精算システムの乗換案内機能を使ってみた

交通費精算システムには「乗換案内」が内蔵されている場合が多く、従来のように交通費を自分で調べて指定のフォーマットに転記するという作業がなくなります。大変便利な機能ですが、実際の画面を見たことがないのでよくイメージがつかないという方も多いのではないでしょうか。
そこで実際に交通費精算システムの乗換案内機能を利用した際に、どのような手順で交通費精算を行うのか、実際の画面を交えて分かりやすくお伝えしたいと思います。

また、交通費・旅費精算システムの選定ポイントやメリットについて知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
経理プラス：経費精算システムの選定基準とは ―外してはいけない4つのポイント―

交通費精算システム「楽楽精算」の乗換案内機能を使って交通費精算をしてみる

それでは実際の画面を用いて見てみましょう。今回検証で使用した交通費精算システムは株式会社ラクスが提供している「楽楽精算」です。

申請時

まず、申請者の手順を確認してみましょう。
交通費精算システムの交通費精算画面を立ち上げ、明細追加を表示し、画面赤枠内の乗換案内のボタンをクリックします。

すると乗換案内の画面が出てきますので、以下に紹介する2つの方法のいずれかで利用した経路の入力を行います。
今回は、「新宿」～「高円寺」区間の定期を持った人が、「新宿」から「三鷹」に移動した際の運賃を調べてみましょう。

1つ目は乗換案内の画面左、赤枠内に表示されている部分に直接経路を入力して、検索を行う方法です。枠内に1つずつ駅名を入力していきます。

2つ目は表示されている路線図から、利用した駅を選択して入力を行う方法です。利用した駅名をクリックすると、選んだ駅名が赤い四角でマークされ左の枠内にも反映されます。

入力を終えて「検索」ボタンを押すと、検索結果が表示されます。この画面で申請者自身が利用した経路を選択し、決定ボタンを押します。
今回は1番のルートを選択しました。「楽楽精算」では定期区間の登録ができ、乗換案内でのルート検索時に自動的に定期区間の金額が控除されて計算されます。
実際に下の図では、定期区間範囲である「新宿」～「高円寺」間の金額が控除されているのがわかります。

経路を選択すると、先ほどの申請画面に反映されます。画面右の赤枠内に乗換案内で表示されていたものと同じアイコンが表示されています。

定期区間が控除されている経路については「定」というアイコンも表示されます。
最後に経路に間違いがないかを確認し、申請を行います。

乗換案内を利用することで調べた経路を転記する手間がなく簡単に申請作業を終わらせることができました。

承認時

次に承認者の画面を見てみましょう。申請者からあがった精算の内容が下記のような画面で表示されます。

ここでも申請時と同じ、「早」「安」「楽」「定」と言ったアイコンが表示されるので、細かく申請内容を見なくとも適切なルートが申請されているかがわかります。

乗換案内を使用せずに手入力された申請については、アイコン表示部分に手入力を意味する「手」のアイコンが表示されています。承認者はこのアイコンがあったときのみ注意を払うようにすれば、確認時間がぐっと短縮するはずです。

従来の方法と比べて

従来の方法と比べて乗換案内を利用して交通費精算を行うと、今までの手間がどう変わるのか改めて確認をしていきましょう。

経路を調べて転記する手間がなくなる

乗換案内で利用した経路の運賃を検索し転記していた手間が交通費精算ソフトに内蔵されている乗換案内を利用することで不要になり、転記の手間を削減することができます。

「早」「安」「楽」のアイコン表示で最適なルートかが簡単に分かる

乗換案内を利用して選択した経路には、「早」「安」「楽」といった経路の特徴を表すアイコンが表示されるので、それを確認するだけで適切なルートが選択されているかがわかり、簡単に承認作業を行うことができます。そのため、経路一つ一つに対して行っていたチェックの手間をなくし、承認者や経理担当者の負担をぐっと減らすことができます。