経理標準化のためのテクニック -申請書類の統一-

経理標準化のためのテクニック -申請書類の統一-

経理業務を標準化することは、コストの削減や品質の向上に大きな影響をもたらしてくれることになると思います。
経理の標準化のテクニックをシリーズでお届けしたいと思います。

今回は、書式を統一するということにフォーカスしてお話しをしたいと思います。

全社で書式を共通化する

会社には様々な提出書類があると思いますが、ここでは外部にお金を払う際の支出申請書について考えてみましょう。 

外部の取引先に代金を支払うという行為は、ほとんど全ての会社で行っていると思います。
たとえば、文房具を販売してくれる文具会社に支払う場合や名刺を作成してくれる印刷会社に支払う場合などがそれにあたります。
支払いを経理部門に頼む場合の申請書の書式が全社レベルで書式が統一されているようであれば、標準化の道筋が敷かれていると思います。
ただ、会社によっては、請求書を受け取った部署ごとに申請書の書式が決まっていないケースもあります。そのような場合は、経理部門としてはとりまとめが非常に大変になります。
たとえば次のようなパターンの申請書が回ってくると経理部門を困らせて、無駄な時間を要することになります。

  • 請求書に申請部門の担当者の印鑑だけが押されていて、後は経理で判断を要する
  • 必要な情報がそもそも記載されていない
  • 書式が統一されていないので、各部によって記載の状況が異なっている
  • 経理部門のスタッフの知識レベルが低い場合、入手する申請書の精度がそもそも低いので間違いに気がつかない

上記のようなパターンですと結局、経理部門のメンバーは確認に時間を要してしまい、手戻りが多くなります。
たとえば、経費負担をどこの部署にさせるのかが、申請書に書かれていなければ申請を出した方に負担部門を確認しなければなりません。申請者の所属部門が必ずしも全額負担するとは言えませんので、記載がない以上は確認が必要です。
書式が統一されていれば、必須事項の記入がなされた状態で書類が回ってくるので、経理部門から申請部門に対する確認事項も確実に減ってきます。
まず、標準化の一歩は書式の統一を全社レベルではかるということです。

書式の項目はMECE的視点で決める

書式を決めたら、入力に必要な情報が全て記載されるようになっているかがポイントとなります。

ここで重要なのは、申請書に必要な項目が全て網羅されているかどうかという視点を持つことです。
必要な項目が、「もれなく、ダブりなく」記載されていれば問題はありません。
いわゆるMECE的な思考で処理がされているかどうかです。

支出申請書は、経理情報として登録する基礎情報であり、ここに記載のないものは経理に反映されません。
そのため、「もれなく」記載すべき事項は、申請書に埋め込まれている必要があります。
ただ、同時に無駄な情報が記載されていると、それらも経理情報として登録するものの、反映した内容があまり使われないようであれば、全体として無駄な作業となります。記載してもらうのも無駄ですし、登録するのも無駄になってしまいます。

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支出申請書への記載事項はこれ!

ここで、一般的に利用されている支出申請書のうち、記載をしておくべきと考えられる要素をあげてみましょう。

申請日:いつ申請したかがわかります
対象年月:いつの経費になるのかを判別します
申請者氏名:だれが申請したのかがわかります
申請部門:どこが申請したのかがわかります
支払先情報:支払う企業名、支払期日、支払金額、支払方法等の基本情報を記載することで、資金繰り情報などに利用します
負担部門:どこの部署の経費に計上するのかを判別します
プロジェクトコード:部署以外にプロジェクトごとのコスト管理をしている会社であれば、プロジェクトコードも記載しておきます
経費の内容:勘定科目を連想させるような内容を記載してもらうことで、勘定科目とひもつくか、経理部門で判断しやすくなります

これらを記載した標準的なテンプレートを用意することで、各部署に確認する手戻りがグッと減りますし、作業も機械的にできるようになる結果、作業時間は大幅に減ります。

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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著 者 公認会計士 中尾 篤史

CSアカウンティング株式会社専務取締役  公認会計士・税理士 日本公認会計士協会 租税調査会 租税政策検討専門部会・専門委員 会計・人事のアウトソーシング・コンサルティングに特化したCS アカウンティング㈱の専務取締役として、中小企業から上場企業及びその子会社向けに会計・税務のサービスをひろく提供している。 著書に「BPOの導入で会社の経理は軽くて強くなる」(税務経理協会)「たった3つの公式で「決算書」がスッキリわかる」(宝島社新書)「経理・財務スキル検定[FASS]テキスト&問題集 」(日本能率協会マネジメントセンター)など多数

CSアカウンティング株式会社