経理標準化のためのテクニック　－申請書類の統一－

経理業務を標準化することは、コストの削減や品質の向上に大きな影響をもたらしてくれることになると思います。
経理の標準化のテクニックをシリーズでお届けしたいと思います。

今回は、書式を統一するということにフォーカスしてお話しをしたいと思います。

全社で書式を共通化する

会社には様々な提出書類があると思いますが、ここでは外部にお金を払う際の支出申請書について考えてみましょう。　

外部の取引先に代金を支払うという行為は、ほとんど全ての会社で行っていると思います。
たとえば、文房具を販売してくれる文具会社に支払う場合や名刺を作成してくれる印刷会社に支払う場合などがそれにあたります。
支払いを経理部門に頼む場合の申請書の書式が全社レベルで書式が統一されているようであれば、標準化の道筋が敷かれていると思います。
ただ、会社によっては、請求書を受け取った部署ごとに申請書の書式が決まっていないケースもあります。そのような場合は、経理部門としてはとりまとめが非常に大変になります。
たとえば次のようなパターンの申請書が回ってくると経理部門を困らせて、無駄な時間を要することになります。

上記のようなパターンですと結局、経理部門のメンバーは確認に時間を要してしまい、手戻りが多くなります。
たとえば、経費負担をどこの部署にさせるのかが、申請書に書かれていなければ申請を出した方に負担部門を確認しなければなりません。申請者の所属部門が必ずしも全額負担するとは言えませんので、記載がない以上は確認が必要です。
書式が統一されていれば、必須事項の記入がなされた状態で書類が回ってくるので、経理部門から申請部門に対する確認事項も確実に減ってきます。
まず、標準化の一歩は書式の統一を全社レベルではかるということです。

書式の項目はMECE的視点で決める

書式を決めたら、入力に必要な情報が全て記載されるようになっているかがポイントとなります。

ここで重要なのは、申請書に必要な項目が全て網羅されているかどうかという視点を持つことです。
必要な項目が、「もれなく、ダブりなく」記載されていれば問題はありません。
いわゆるMECE的な思考で処理がされているかどうかです。

支出申請書は、経理情報として登録する基礎情報であり、ここに記載のないものは経理に反映されません。
そのため、「もれなく」記載すべき事項は、申請書に埋め込まれている必要があります。
ただ、同時に無駄な情報が記載されていると、それらも経理情報として登録するものの、反映した内容があまり使われないようであれば、全体として無駄な作業となります。記載してもらうのも無駄ですし、登録するのも無駄になってしまいます。

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支出申請書への記載事項はこれ！

ここで、一般的に利用されている支出申請書のうち、記載をしておくべきと考えられる要素をあげてみましょう。

これらを記載した標準的なテンプレートを用意することで、各部署に確認する手戻りがグッと減りますし、作業も機械的にできるようになる結果、作業時間は大幅に減ります。

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