経理標準化のためのテクニック -日単位でのスケジュール管理-

経理標準化のためのテクニック -日単位でのスケジュール管理-

経理業務を標準化することは、コストの削減や品質の向上に大きな影響をもたらしてくれることになると思います。
経理の標準化のテクニックをシリーズでお届けしたいと思います。

今回は、スケジュールを日単位で設定するということにフォーカスしてお話しをしたいと思います。

スケジュールは日単位で作成する

目標を達成するために、予定表を作る方は多いと思います。
学生時代であれば、試験日に合わせて、スケジュールを組んだ経験をお持ちの方も多いでしょう。
一般的には、スケジュールを組んで学習した方が良い結果になるケースが多いと思います。
経理も例外ではなく、綿密にスケジュールを組んでいる会社はスムーズな決算が行われているケースが多いです。
ただ、経理の業務のうち、月次決算に関して、スケジュール管理を全ての会社がしているかというと、実際はそうではない会社も多いのではないかと思います。

ここで、月次決算について考えてみましょう。

皆さんの会社の月次決算の締め切りはいつでしょうか。
社内の数値の報告会である役員会は締め切りのひとつと言えるでしょう。
経理部門では、役員会の日にちに合わせて月次決算を終わらせるように仕事を進めていると思います。
しかし、期限である役員会には何とか合わせようと進めるけれども、途中段階での到達目標は決めていないという会社が多く見受けられます。
標準化のためにオススメしているのは、日単位のスケジュールを作ることです。

スケジュールに記載する項目は極めて一般的なもので充分です。
具体的には次のような項目が挙げられます。

  • 日付
  • 担当者名
  • 実施項目

記載要素はこれだけあれば充分です。

そして、日単位のスケジュールを作成して日々の実施項目及び担当者を定めることで、次のような効果が出ます。

  • 担当者と業務内容を記載することで責任が明確化される
  • 毎日の実施状況をチェックすることで、進捗の遅れがないかどうかが「見える化」される
  • 翌月、翌年も業務内容が変わらなければ、スケジュール通り実施すれば実施項目を忘れることなく業務が完成する
  • 業務の引継ツールとして利用できる

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スケジュールからボトルネックを明らかにする

上場会社等はもちろんのこと、中小企業においても月次決算を早めに締めて、損益状況等を早く知って、経営判断を行いたいと考えている経営者の方は多くいらっしゃると思います。
そのために、決算の早期化は重要な課題ですが、この日単位のスケジュールを作成して、実施するという手法は、威力を充分に発揮します。
日単位のスケジュールを作らずに作業を実施していた時は、なぜ遅くなるのか、どこにボトルネックがあるのか、作業漏れによってミスが出る可能性が残ってしまうなど、なあなあになってしまっていたものが、日レベルにまで予定を落とすことで、予定通りいかない原因や予定通り実施させるための手段が明らかになってきます。

また、特定の人が忙しくなっていないか、暇をしている人はいないかといったことも分かるので、業務を平準化させることも可能となります。

より進化している会社だと、日レベルにとどまらず、一日の時間レベルまで作業工程を落として管理をしています。
皆さんの会社でもスケジュール管理を見直してみてはいかがでしょうか。

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

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著 者 公認会計士 中尾 篤史

CSアカウンティング株式会社専務取締役  公認会計士・税理士 日本公認会計士協会 租税調査会 租税政策検討専門部会・専門委員 会計・人事のアウトソーシング・コンサルティングに特化したCS アカウンティング㈱の専務取締役として、中小企業から上場企業及びその子会社向けに会計・税務のサービスをひろく提供している。 著書に「BPOの導入で会社の経理は軽くて強くなる」(税務経理協会)「たった3つの公式で「決算書」がスッキリわかる」(宝島社新書)「経理・財務スキル検定[FASS]テキスト&問題集 」(日本能率協会マネジメントセンター)など多数

CSアカウンティング株式会社