経理標準化のためのテクニック －請求書の作成をペーパーレスに－

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

経理業務を標準化することは、コストの削減や品質の向上に大きな影響をもたらしてくれることになると思います。
今回は、請求書のペーパーレス化についてお話しをしたいと思います。

ペーパーレスがもたらす効用

皆さんの会社では、お客様に提出する請求書は郵送で送付しているでしょうか。
請求書を送る作業を何とか軽減したいと考えたことは、ないでしょうか？
請求業務を軽くする方法があります。
それは、請求書を紙で送らなくすることです。

請求書を送らなかったらお客様からお金をもらうことが出来なくなるのではと思われたかもしれませんが、送らないのではなく、ペーパーレスにしてしまおうという発想です。
紙を打ち出して請求書を発送している場合は、請求書の印刷・封入という作業がかなりの手間であり、かなりのスタッフを割いている会社もあります。
また、郵送するにあたっては、印刷する紙代のほか、郵送代もかかります。

そこで、インターネット上に得意先専用のページを作って、得意先だけが請求書を閲覧ができたり、請求書データをダウンロードできるようにするのです。
こうすることで、印刷・封入と言った作業をする時間をなくすことができるとともに、印刷代や郵送代もかからなくなるのです。
請求書発送にかなりの人手を要していた会社であれば、これらのスタッフの人件費を削減できたり、別の業務に振り向けることが可能となります。

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請求書を受け取る側の決算早期化につながる

インターネット上で請求書が見られる仕組みは、何も請求書を発行する会社だけにメリットがあるわけではないのです。
実は、請求書を受け取る側にとっても大きなメリットがあるのです。
それは、月次決算を締めるのが早まると言うことです。

郵送で請求書を受け取っていた会社であれば、発行する会社が準備するのに仮に1日を要するとして、郵送に2日程度かかるとした場合、手元に請求書が来るまでに3日はかかってしまいます。
それが、インターネット上で請求データを閲覧やダウンロードする仕組みを利用すると請求データが確定したその日に請求書を見ることが出来ます。
3日程度早めに請求データを確認することができると言うことは、その分だけ早めに月次の決算を締めることができるようになるのです。
請求書のペーパーレス化は、請求書の発送側、受け取り側のどちらにとってもメリットが出ることになるWin-Winな仕組みです。

稟議もペーパーレスを検討する

請求書以外に、稟議書についてもペーパーレスは有用な手段です。
社内の決裁をするにあたって、稟議書を使っている会社は多いと思います。
たとえば、固定資産を購入する場合に、購入する目的、投資の効果、投資額、投資の実行日などを記載します。それらの内容を吟味して上司が判断を下します。
組織によっては、この判断を下すべき人の数がかなりの数になります。
中小企業の場合でも、申請部門の課長、部長、担当役員といった面々に書類を回覧して印鑑をもらった後に、経理等の管理部門に書類を持ち込んだ段階では、印鑑の数は10近くになることも珍しくありません。
また、稟議書のファイルですが、書面でまわしますのでかなりの量になって、数年分を会社に置いて、残りは倉庫などの保管しているケースもあります。こうなると紙代もばかになりませんが、保管の倉庫費用もばかになりません。
こうした無駄をなくすために、最近では紙の稟議を廃止して電子稟議に変更している会社も増えております。

電子で稟議を行うメリットを享受しよう

電子稟議を導入すると、ペーパーレスで稟議手続きを進めていくことになりますが、一般的にワークフローと呼ばれているシステムを導入することで実現出来ます。
ワークフローシステムを導入するとあらかじめ定められた決裁ルートに従って、電子化された稟議書が決裁者のもとにメール等で知らされます。
決裁者は、パソコンの画面等で所定のメニューを開いてシステム上承認手続きをします。
決裁者がシステム上で承認を行うと、次の承認者にメールで、稟議がまわってきた旨のお知らせが通知されます。
このように今までは歩いて決裁者に印鑑をもらいに行っていた作業が、全てパソコンを通じて行われることになります。
紙を印刷しないことでペーパーレスが実現しますので、紙代を気にする必要はありませんし、保管をする倉庫代のことも気にしなくて済みます。

請求書のペーパーレスと合わせて稟議書のペーパーレスも検討してみてください。

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