ここがツライよ経費精算 膨大な確認作業と申請ミスから解放されたい!

経費精算に潜む経理の悩み

経理部門は企業の方向性を決める上で重要な情報を経営陣に提供する役割があります。そのため、毎月の決算や四半期、半期、年間などで業績をまとめ、経営をより良くしていくための分析などをする必要があります。
一方、並行して毎月の経費精算や税務処理など期限を守って正しく処理する必要のある業務も多くあり、本来注力したい分析などの業務に手が回らない、ということもあるのではないでしょうか。
特に、後者の業務の中でも毎月発生する「経費精算」は経理部門だけではなく、社内のあらゆる申請者や各部署の承認者など多くの人が関わる業務のため、本来はフォーマットが決まっていて機械的に処理を進められるはずなのに、とても手間がかかる業務となっていることが多くあります。
今回は、そんな経費精算の困った実態とそれを解決し、効率化する方法について見ていきましょう。

経費精算、ココがツライ

大量の申請と迫りくる期日

経理担当者は毎月大量の交通費や経費の精算処理を行っており、仮に従業員数が100名の企業の場合、経理部門のチェックや処理だけで月に12時間ほどかかっているという試算※があります。大量の精算を1件1件確認し、仕訳や会計ソフトへの入力、支払処理を毎月締切までに間に合わせなくてはならないのです。
さらに中小企業の7割は社内に経理担当者が1人以下といわれているように、人手不足に悩む企業が多く、その上、働き方改革により生産性の向上、残業時間の削減を求められる企業も増えてきています。
膨大な申請による作業量は減らないのに、作業時間を減らさなくてはいけない、とお悩みの経理部門が増えているのではないでしょうか。

※経理プラス:交通費精算システムの費用対効果は?従業員数別の削減コストを紹介

これは経費で落ちません! 繰り返される申請ミス

経費精算の悩みは膨大な作業量だけではありません。申請の中に潜む大量の申請ミスも経理担当者の手間となり、時間をとられる悩みの種です。

例えばよくあるミスは…

  • 交通費の申請区間に定期区間が含まれている!
  • 明細と合計の金額が合わない!
  • 領収書が貼られていない!
  • 接待交際費の精算なのに誰が参加したかわからない!
  • 出張費の日当の計算が間違っている!

など…、うっかりの計算ミス、というものもあれば、申請ルールを覚えていない!という残念なミスまで多種多様です。
よくあるミスは間違えないようにフォーマットを工夫したり、申請者に周知をしたりと対策をとることもありますが、誰かが気を付けても、今度は別の人が間違える…と結局なくならないことが多いです。根本的な解決方法はないのでしょうか。

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大量の申請の処理を効率化、ミスを防ぐ鍵は「経費精算システム」

楽楽精算
そこで解決のポイントとなるのが「経費精算システムの導入」で仕組みから変えていくことです。経費精算を効率化するシステムは近年増えてきていますが、今回は国内導入社数No.1の経費精算システム「楽楽精算」を例にどのように経理担当者の負担を解消できるか見ていきましょう。

規定違反チェック機能で申請ミスを事前にブロック!

「楽楽精算」では社内規定に合わない申請をしようとすると、アラートを出して申請前に修正を促す機能があります。例えば、必須項目がすべて埋まっていない場合はアラートを出す、というWEB上の申込フォームなどでよく見るパターンや、「タクシーを使った場合は理由を記載しなければならない」といった会社独自の規定がある場合、理由を書かずに経費申請をすると、システムでメッセージを出して、申請者に修正を促すことができます。

申請段階で規定違反チェックを行うことで、承認者や経理担当者の元に届く前に修正が促され、確認作業の負担を減らすことができます。

乗換案内機能と定期区間の自動控除で申請もチェックも楽楽!

「楽楽精算」はジョルダン社の乗換案内を内蔵しているため、経路を設定するだけで交通費が自動的に計算されます。そのため申請書に転記する際にうっかり発生してしまう転記ミスをなくすことができます。また、社員ごとに定期区間を設定できるため、定期区間を含む経路を検索すると、自動的に定期区間分の運賃を控除して金額を表示してくれます。
乗換案内で入力した項目には「安」「早」「楽」というアイコンが連携されるため、最適なルートを使ったか、一目でチェックできます。定期区間控除がされている申請も「定期区間控除済み」のアイコンが表示されるので、一件ずつ乗換案内を調べて計算しなおす、という確認の手間を大きく削減することができます。
こうした機能は交通費の申請ミスを防ぎ、チェックする側の負担も軽くなるのです。

自動仕訳で手作業をなくし、科目間違いを撲滅!

申請時に勘定科目を選択させる場合、会計処理に詳しくない申請者はミスをしがちです。そのためそもそも経理部門で処理をする企業も多いですが、「楽楽精算」なら申請時に選ぶ利用項目を勘定科目や税区分に自動で紐づくように設定することができます。
例えば、申請者が交通手段で電車と選択すると、システム上で旅費交通費が紐づけられます。そのまま申請内容を確認し、処理をするだけで、自動で仕訳が完了するため、「楽楽精算」では経理担当者が申請者のミスを直したり、手作業で仕訳したりする必要がありません。

大量の経費精算処理、申請ミスから解放されるために

経理部門は会社の業績をまとめたり、経営改善のために分析をしたりと重要な業務があります。またそれと同時に、会社のお金を正しく処理するために毎月多くの経費精算を処理し、多くの申請ミスと闘っています。
しかし、こうした負担は経費精算システムを導入し、経費精算のフローを根本から改善することで大きく解消することができます。毎月の負担から解放されるために、経費精算業務のシステムによる効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

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経理プラス編集部

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