会計のプロが教える今だから抑えておくべき経費削減の肝

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

2019年10月に行われた消費税増税を機に、今まで以上に経費を削減し、利益とキャッシュを確保していくことが、規模や業種を問わず、企業にとって必須事項となっています。

「電気をこまめに消して無駄な経費を使わないようにしよう」とか、「マニュアル等の社内整備を行い作業の効率化を図ろう」といった自社内で従来通りの経費削減に取り組んでいる経営者や経理・管理部の方々は多いと思いますが、今後はどのように経費の削減を行っていけばいいのでしょうか。

今回は第一線で活躍する公認会計士より、経費削減のポイントと次世代の経費削減方法を併せてご紹介していきます。

絶対に押さえておくべき、経費削減の2つのポイント

経費削減を行う上で重要なことは、次の2つです。
・経費削減していいものをよく見極める
・経費削減に取り組むタイミング

ポイント１：経費削減していいものを見極める

意味のある経費削減とは、「利益貢献の薄い支出」を削減することです。具体的には、「売上につながらない経費」や「非効率な経費」を減らしていくことです。
裏返せば、「支出は減るかもしれないけど、売り上げも減るかもしれない経費」を削ってはいけません。たとえば、会社のコアサービスとなるものに関する経費削減は、売上減少につながる可能性が高いため、細心の注意が必要です。

例としては、パン屋で小麦粉の質を下げ安価なものを仕入れる（商品価値の低下）、カスタマーセンタの人員を減らす（サービスの低下）など、将来的に売上を低下させるリスクを持つ可能性がある場合は安易に行ってはなりません。

ポイント２：経費削減のタイミング

経費削減は売上が伸び、キャッシュに余裕がある時に取り組むことがベストです。
というのも、支出をとにかく減らさなければならないという状況だと、人員整理といった利益貢献を無視した、とにかく支出を減らすための経費削減にとどまる可能性が高いためです。

「守り」の経費削減から「攻め」の経費削減へ～次世代の経費削減方法～

これまで経費削減といえば、「支出を減らす工夫をする」や「経費を使うのを我慢する」などとにかく支出を減らすことが主流でした。
しかし、今後求められる経費削減策は、原材料の流通チャネルに対する抜本的な改善、社内業務のIT化推進など、ビジネスの変化を取り入れた「攻め」の姿勢が求められ、より高度化していくと考えられます。

根本的な業務改善で、経費削減を。
経理に関わる「攻めの経費削減」のひとつに請求書などの帳票発行業務のIT化があります。
請求書や納品書を発行する場合、切手を金券ショップで買ったり、安いプリンターインクを使ったりすることで削減できる経費は多くはありません。
しかし、請求書や納品書の印刷・封入を行うスタッフの作業コスト、そもそもの印刷代、切手代を削減できれば大きな経費削減につながります。その手段が帳票発行業務のIT化です。

たとえば、請求書や納品書を電子化し、WEB上で発行・管理できれば、劇的に効率化されます。
月々の請求業務を例にすると、月に100枚の請求書を発行している会社は、電子化する前にかかっていた下記の費用約3万円がかからなくなります。

【削減できる経費】
切手代100枚×84円＝8,400円/月
作業コスト（作成＋チェック）100枚×5分×2000円/時＝約16,700円/月
印刷・封筒・紙代＝100枚×約40円＝約4,000円/月

「攻めの経費削減」とは、社員の作業時間削減にあり。
昨今の人件費の高騰や人材不足を考慮すると、単純作業にかける作業時間の軽減は経費削減に直結します。

たとえば、小口現金の管理は社員がするべき仕事でしょうか？
小口現金を採用している会社では、経費精算の都度、小口現金の担当者の時間がとられています。「金庫管理は会社のお金を扱う」ため、正社員の業務になるケースが多いのが原因です。
入出金のたびに出納帳をつけたり、毎日現金残高を確認したりと関連する業務が多く、作業コストがかさんでしまいますが、これらの業務は経費精算システムの導入により削減できる作業です。
このように、業務を「社員がするべき業務を見極めてシステム化する」ことで、支出の減少や変動費化を実現し、継続的な業務効率化を根付かせることが可能になります。
また、経理の負担軽減だけでなく、その後の手続の人的なミスも減らすことができるため、残業時間の削減にもつながりますね。

最後に

経費削減には、中長期的な計画とその分析を元にタイミングを読むことが必須です。
また、身近なことから削減できる経費を洗い出し、削減しても問題ないかを見極めることも必要です。
その上で、最新のシステムの導入を検討し、ハイパフォーマンスで業務を進めていくことができるよう経理を合理化していくことが、今後経費削減を行っていく際に重要となっていくことでしょう。 

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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