情報収集の効率化こそ経理業務の効率化のポイント

情報収集の効率化こそ経理業務の効率化のポイント

経理業務で最も重要で大変な仕事は「情報を集めること」です。売上の仕訳を起こすのも売上の情報が必要ですし、経費の仕訳を起こすのにも請求書や領収書などの情報が必要です。また資金繰りをする場合には、売上の入金日がいつなのか、経費の支払はいつなのか、通常の仕訳では持っていない情報も経理にとっては重要な情報です。

では各所から情報を集める際に、どのような形で情報を受け取っているでしょうか?紙で情報を受け取った場合、手作業でソフトウェアやデータベース等に登録する必要があります。
Excelで受け取った場合でも、1列目は取引日付、2列目は取引先名、3列目は売上金額・・・といったような情報が規則通りに入力されているものであれば、そのままソフトウェアやデータベース等に取り込むといったこともできますが、各自バラバラのテンプレートの場合、紙で受け取ったのと同じように、手入力作業が生じます。

手作業は入力漏れやミスが生じる可能性があるため、最も効率化の妨げとなる作業です。
入力漏れやミスを防ぐため、入力したものを多重チェックするなどの対策をしなければなりません。作業の効率化を図るには、情報を紙やExcelに加えて、CSVなどのデータが取得できるような運用にすることです。

サービスの紹介

ここからは代表的なサービスを紹介していきます。

通信料データ収集の効率化:一括請求サービス 「Gi」(提供会社:株式会社インボイス)

サービス内容

  • 異なるキャリアの請求を1つにまとめて、ExcelやCSV、PDFでの内訳明細データの取得が可能
  • 過去利用と比較して増減比較の情報を提供してくれる
  • 電話料金が安くなる(現在契約によってはならない場合もあり)
  • 3階層のグループ単位設定により、階層ごとの集計値をすぐに把握できる

通信キャリアを1つだけしか利用していない会社は少ないと思います。固定回線ではNTT、KDDI、ソフトバンク、携帯回線ではNTTdocomo、au、ソフトバンク、さらにモバイル通信回線のキャリアも含めると数多くのキャリアがあります。それらの請求書の届くタイミングはバラバラで、支払うタイミングもバラバラです。それでもキャリアごとで1つの請求書にまとめてくれるならまだいいですが、回線ごとで送られてくることも多いです。

コスト管理を行う上で、どの部署でまたは誰がどれくらい利用しているかを確認する必要があります。さらに単月の利用金額を見て確認するのではなく、月次推移や他者比較で行う必要があります。そのためには、電話番号ごとの利用料金をデータで持つ必要があります。しかし、紙で請求書を受け取っている場合、手入力でデータ化にする必要があります。利用回線が多い場合、作業量はさらに増えますので大変です。

インボイスを利用すれば、CSVで利用明細のデータをダウンロードできますので、自分でデータにする必要がありません。私の場合、ダウンロードしたデータをAccessに取り込んで会計ソフトに取り込む仕訳データを作成しています。100以上の回線数がありますが、仕訳データを作成するのに1分もかかりませんし、手入力が生じないため仕訳の入力ミスも生じません。

参考:一括請求サービス Gi

車輛利用料データの収集:「タイムズ カーシェア」(提供会社:タイムズ24株式会社)

サービス内容

  • CSV、PDFでの内訳明細データの取得が可能
  • キャッシュレスで利用可能
  • 各利用者の精算処理も不要
  • 利用状況の把握

車輛利用で発生する費用は、レンタカー代、ガソリン代、時間極駐車場代、有料道路利用料などさまざまです。駐車場・カーシェアリング・レンタカーなどを提供するタイムズ24のビジネスカードを利用すれば色々な効率化が図れます。これらの費用は各自で精算させる場合が多いと思いますが、利用件数が多いと精算時に大変です。

タイムズ24のビジネスカードを利用すれば、駐車場代、カーシェアリング代・レンタカー代については、キャッシュレスで利用が可能になります。カードは各自で1枚発行するため、誰が、いつ、どこで、いくら、利用したのかという情報をWEBの管理画面で見ることができます。今まで各自で申請していた精算をまとめて処理できるので、利用者として処理が楽になります。経理側の処理として管理画面からはCSVでダウンロードできるため、それを利用して仕訳データを作成することが可能です。

参考:タイムズ カーシェア

郵送料データの収集(提供会社:日本郵便株式会社)

サービス内容

  • CSV、PDFでの内訳明細データの取得が可能
  • 切手管理が不要になる
  • 事業所、部署ごとの登録をすれば、利用管理ができる

後納郵便を利用することで、利用料金内訳をCSVやPDFで取得することができます。利用開始時に事業所、部署などの階層情報を登録すれば、利用料金データに、差出年月日、企業コード、事業所コード、部署コードを持たすことができますので、それぞれでの利用状況を見ることができます。

参考:日本郵便株式会社

経費精算データの収集:経費精算システム「楽楽精算」(提供会社:株式会社ラクス)

サービス内容

  • 申請データから仕訳データや振込データの作成が可能
  • クラウドサービスのため社外からスマホやパソコンで利用可能
  • 交通費精算では経路検索ができるため、利用金額をいちいち確認する必要がない
  • 定期区間控除設定ができるので、確認作業が不要
  • 申請履歴管理や承認状態管理を各自が一目で確認できる

経費精算業務を所定書式の紙に手書きしたり、Excelに手入力で行っている場合、経理側でソフトウェアやデータベース等に登録する手作業が発生します。そこで導入したいのが経費精算システムです。サービス内容で書いた通り、各自が申請したデータをそのまま利用して、仕訳データや振込データを作成できるので、余計な手入力の作業が必要ありません。
メリットは経理側だけでなく、申請者側にもあります。
交通費精算時に、交通費がいくらだったかをメモしておく必要がありません。経路もしくは行先を把握しておけば、経路検索で金額を確認することができます。その際に各自の定期区間を登録しておくことで、利用経路と重複する部分については、自動的に控除される仕組みになっています。また申請情報をタイムリーに確認できるので、どの承認者まで進んでいるかを把握することができます。

機能としては、交通費だけでなく経費や交際費の精算や仮払の申請等の機能も充実しています。スマートフォンやタブレットにも対応しているので、外出先でも申請ができるので精算処理を隙間時間で行うことが可能です。

>>国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2022年9月号:https://mic-r.co.jp/micit/)より

まとめ

データ化された情報を効率的に取得することが、業務効率をアップさせるポイントです。手入力する手間も省けますし、手入力のミスによる間違いも発生しません。また経理側だけでなく、実際に利用者側、管理者側にとってもメリットが多いです。自社にあったシステムの導入を検討されてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2022年9月号:https://mic-r.co.jp/micit/)より

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

著 者 小栗 勇人

1980年生まれ。上場企業と上場企業子会社で経理を10年経験。ExcelやAccessの活用、クラウドサービスの導入、社内基幹システムの構築など、経理業務だけでなく、会社全体を効率化させることを日々実践中。運営ブログ「経理と事務の効率化」をきっかけにExcelの本『経理の仕事がサクサク進むExcel超活用術』を出版。

経理と事務の効率化