経理業務の効率化はIT化それともアウトソーシング?2つの違いとは

経理業務の業務効率化を図るためには、ITシステムを導入する方法やアウトソーシングを活用する方法などが挙げられます。どちらも効率化には有効な手段ですが、どのような違いがあるか詳しく理解していないと、思うように効率化できず、成果につながらなかったということになりかねません。

今回は、IT化とアウトソーシングのそれぞれのメリット・デメリット、活用法などについてご紹介していきます。経理システムの導入を検討している方もぜひ参考にしてください。

経理業務の効率化が必要な理由

経理部署の業務範囲は、売上の管理から請求書作成、取引の伝票作成や入力業務、在庫管理、現預金のチェック、各種の精算業務など日常的な業務の他にも、財務資料の作成や原価管理など多岐に渡ります。

経理業務は企業経営を円滑に運ぶための重要な役割を担いながら、適切な時期に資料を作成するなど、時にはスピード感も求められる部署でもあります。しかし、経理部署は売上目標などに左右されることが少ないコストセンターという認識が根付いている企業も多いことから、業務効率化の優先度が低くなりがちです。また、経理部署は業務内容が属人化しやすく、定着した業務のやり方を変化させることに消極的な傾向もあることから、業務効率化が進まないケースも多いようです。

しかし、近年の経理業務では明らかに業務効率化が求められており、その理由として次の2つが挙げられます。

経営判断に必要なデータ集計・分析と迅速な対応が求められている

経理の重要な役割の一つに、財務分析があります。この分析した結果を資料化して経営層や然るべき部署へ共有しますが、前期や当期の結果をまとめた決算資料ばかりではなく、経営判断に必要なリアルタイムな財務状況の共有が求められるケースも多いでしょう。そのため、日常の取引業務などが効率的に処理されていなければ、いざ財務分析が必要となった際に迅速な対応ができず、機会損失を招いてしまうかもしれません。

手作業による非効率な作業の改善が求められている

経理部署は、日々のデータ入力や目視による確認、転記作業など業務の性質的に手作業を伴う場合が多く、これらの作業に日々多くの稼働が奪われがちです。しかし、経理部署は、業績向上や将来的な財務体質の強化を図るための鍵となる情報を握っています。そのような情報を分析すべき経理担当者が、日々の業務に追われてしまっては会社の成長のチャンスを遠ざけてしまうことにもなりかねないのです。そのため、「守りの経理」から「攻めの経理」に変革していくことが求められているのです。

経理業務のアウトソーシングについて

経理業務の効率化を図る手段の1つとして、「アウトソーシング」の活用があります。アウトソーシングとは、社外に業務を遂行できる人材等を用意することで、業務の一部を委託(発注)することを指します。

経理業務でアウトソーシングを活用する場合のメリット・デメリットとしては、次のようなことが考えられます。

メリット

負担が軽減する

業務を委託した分だけ社内の経理業務の負担が削減されます。削減された分の時間を経営戦略など社外に代替し難い業務に集中できます。例えば、財務データの分析などの付加価値の高い業務に社内の人材リソースを活かすことができるようになるでしょう。

品質が確保できる

社外の専門的の業者などに委託できる場合は、質の高い処理が期待できます。また、社員として抱えない分、採用コストや人件費が抑えられる点もメリットとして挙げられます。

デメリット

タイムリーな対応が難しい

アウトソーシングでは、社内の都合に応じたタイムリーな処理・対応が難しい場合があります。あらかじめ、アウトソースする業務の期日設定などを明確にしておく必要があるでしょう。

コミュニケーションが不足する

業務を進める上での細かい確認や気付いた事項の報告など、社内であれば容易だったコミュニケーションが、アウトソーシングであれば不足するかもしれません。事前に、コミュニケーションを容易にできるための仕組み作りが必要です。

社員育成が難しい

専門的な知識を持った依頼先に業務委託できることは安心ですが、社内にノウハウが蓄積できず、社員を育成できないという問題点もあります。

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経理業務のIT化について

経理業務を効率化する方法としてはアウトソーシング以外にもシステムを活用したIT化が挙げられます。IT活用にもさまざまな方法がありますが、ここでは、エクセルなどを利用して処理するものではなく、経理システムの導入を想定した場合のメリット・デメリットを見ていきましょう。

メリット

作業時間の短縮

経理システムの導入によって、今まで手作業で進めてきた業務が削減されれば、大幅な業務効率化が期待できます。転載作業やチェック作業などを、システムによって業務を仕組化することができれば、作業そのものを省くことができるようになるでしょう。

データ集計の簡素化

データ化された日々の取引等は、入力から集計まで自動化され、必要なときに必要な資料の作成が可能になります。例えばエクセルデータを転記して集計するような作業も、すでに集計されたデータをシステムから即座に出力できるようになれば、転記・集計の作業を無くすことができます。

デメリット

システムを使いこなせない可能性がある

デメリットとしては、システム導入後からすぐには使いこなせない可能性があることでしょう。今までとは違った業務の進め方に少し戸惑うことがあるかもしれません。さらに、システムを使う中で想定しないトラブルが発生することも考えられます。そのため、導入時の手厚いサポートが期待できるものを選ぶことがおすすめです。

コストがかかる

当然ながらシステムの利用にはコストがかかります。最近は安価なクラウド型のシステムの利用も増えており、導入費用が比較的に割高とされていたインストール型に代わり注目され始めています。初期費用も抑えられるので、業務の効率化と天秤にかけた際、費用対効果を考えやすくなっています。

経理業務をIT化するべき理由とは

上でも触れましたが、経理業務をIT化することの大きなメリットの1つは、社内で必要なときに素早くデータを出せるようになることです。タイムリーに数値が把握できることで、経営判断に必要となる情報を素早くまとめることができます。

アウトソーシングを利用して財務資料の作成も外注していると、資料が届くまで時間がかかり、欲しいデータが必要なタイミングに揃わない可能性があります。また、結果だけを目にしていると、作成段階で気付ける経営の問題点の発見が遅くなる恐れもあるでしょう。

その点、IT化による業務効率化は、自社でタイムリーに財務分析も行うことができれることで、経理部署内にノウハウを蓄積でき、データ分析の質が向上するだけでなく、人材の育成にも役立つのです。

まとめ

経理業務は、細やかな部分までチェックしながら進めなければならないもので、非常に手間がかかるものです。しかし、処理業務ばかりに圧迫されていると、経営分析をしながら戦略的な運営をすることに十分な時間を使えなくなってしまう可能性があります。

そのような事態を避けるためにも、IT化による業務効率化の実現を検討してみてはいかがでしょうか。

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

渡部 彩子

渡部 彩子

自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門を経験。この経験を活かし、経理・総務・人事をテ ーマとしたコンテンツ制作を幅広く執筆。