【インタビュー】経費精算の課題を解決！システム導入による業務改善事例

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

経理業務改善コンサルタントの小湊壮人氏へのインタビュー第2弾です。前回は、経費精算のシステム化について、導入までのステップや社内説得のポイントをお話いただきました。
今回は、導入が決定した後、次に気になる「実際どれくらいの効果があるのか」について、実際の事例を元にお話いただきます。

小湊壮人氏　プロフィール
株式会社ラクス　経理業務改善コンサルタント
これまで中小企業から大企業まで500社以上の企業へ、ITを活用した業務改善を提案・実現してきた実績を持つ。豊富な経験に裏打ちされた観察力・洞察力をもとに、企業が抱える業務課題に鋭く切り込み、ITを活用した経理業務の改善施策を提案している。

まず経費精算のシステム化の概要と一般的なメリットを教えていただけますでしょうか
わかりました。まず経費精算のシステム化とは、クラウドサービスなどの経費精算システムを使用し経費精算業務をIT化することです。具体的に言うと、これまで紙やエクセルで行っていた交通費の申請や、上長の経路チェックと承認、そして経理部門での申請チェック・差し戻し、仕訳、会計ソフトへの入力や振込手配などがすべてシステム上でできるようになります。
メリットとしては、大きく経費精算業務の効率化、それによる業務コストの削減などが挙げられます。詳しくは実際の事例を通してご紹介しましょう。弊社が提供する経費精算システム「楽楽精算」をご導入いただいた企業様の事例を元にお話させていただきます。

事例1：経理業務が3分の1に短縮

それでは、まず経費精算業務を効率化したケースの事例を教えてください
学習教材の商材を販売されているA社様は、営業スタッフが多いために交通費精算に業務負担がかかっていることに課題を感じていらっしゃいました。そこで業務効率改善のため、経費精算システムを導入されました。

実際にどのような効果があったのでしょうか
まずは申請者、営業スタッフへの効果ですが、経費精算システムには「乗換案内」が内蔵されており、駅名を検索すると運賃が算出され申請データに転用することができます。自分で運賃を調べてフォーマットに転記するという作業がなくなりますので、申請が格段に楽になったそうです。また、各社員の定期区間が含まれた経路が選択された際には、システム上にて自動で定期区間分の料金が控除されますので、これまで不正申請がないようチェックをされていた経理部門の負担も大きく減ったという声をいただいております。

また最も大きな効果としては、経理部門での振込作業にかかる時間が3分の1に減ったというものでした。というのも、交通費の振込みの際に、経費精算システムから申請情報を元に振込データを自動で作成できるため、データ作成の時間が減ったというのが大きな要因です。
経費精算における負担が大きいのは何と言っても経理部門ですので、その分システム導入における効果を実感していただけるかと思います。

教育関連A者の事例　従業員数：90名

効果：・経理業務が3分の1に短縮
・申請時間の短縮（乗換案内、定期控除）
・チェック時間の短縮（乗換案内、定期控除）
・振込作業の短縮

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

事例2：小口現金の廃止

他にはどのような事例がありますでしょうか？
小口現金の廃止をしたい、というのも良くあるご導入のきっかけです。ご要望に合わせて、経費精算システムを活用しながら小口現金を継続したり、完全に廃止したりと様々なケースのサポートをさせていただいておりますが、ここでは小口現金を完全に廃止されたB社様の事例をご紹介しましょう。

B社様はスポーツ施設やスクールの運営を行っており、アルバイトを含めた従業員の小口現金での精算が非常に多いという課題を抱えられていました。月に800～1,000件も発生する小口精算の対応に追われ、手書きやエクセルの書式を使用していたため、記入漏れやチェックの手間が多く、差し戻しなども都度発生しており経理部門の負担は相当なものだったようです。

そこで、業務負担の軽減やリスクを減らすため、経費精算システムをご導入いただきました。結果、小口現金を廃止し月に数回精算の締切りを設け、振込みを銀行振込に切り替えることによって経理部門の負担を大幅に減らすことに成功されました。実際に5名体制で行っていた精算対応を現在は2名で回されているなど経理部門内での業務効率化効果は非常に大きいものだったそうです。

いきなり小口現金を廃止することに抵抗がある企業もいらっしゃいますが、その場合は運用開始当初は申請・承認フローのみをシステムにて運用し、体制が整ってきた後に小口現金を廃止し、銀行振込へ移管するなどご提案をさせていただいています。自社の運用にあった導入方法をご提案いたしますので、お気軽にご相談をいただければと思います。

サービス業B社の事例　従業員数：180名

効果：・小口現金の廃止
・ペーパーレスの申請・承認へ
・小口を銀行振込へ
・電子化による経理負担軽減