「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の違いとは?文書のスキャナ保存、電子化について

経理関係の文書を電子化しようとする場合、避けては通れないのが文書の電子化に関連する法律です。電子化を検討している文書が法律で保存を義務化されている場合、その規定を頭に入れておくことで、より具体的に計画をすすめることができます。今回は、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」を、その違いに触れながら紹介します。

 

e-文書法と電子帳簿保存法

e-文書法と電子帳簿保存法

会社では、法令によって保管が義務付けられている書類が多数存在します。それと共に、最近ではIT化が進むにともなって、電子データでの保存を望む機運が高まっていました。

そこで、2005年に「民間における文書の電子的保存を容認する」法律として誕生したのがe-文書法です。法人税法、保険業法、薬事法等の約250の法律等によって、紙媒体での保存が必要だった文書を、スキャナ保存した文書として保存することを認めた画期的な法律です。この法律によって、電子データに電子署名やタイムスタンプを付与することで「原本性」が認められることになりました。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、「国税関係帳簿書類の全部または一部を電子データにて保存すること」を認めた法律です。1998年に制定されました。

2005年にe-文書法が制定されたことにともなって改正され、新たに「スキャニングによる電子化保存」が認められ、あらたに規定が追加されました。(それ以前は、最初から一貫してITを使って作成したデータのみ、電子データとして保存することが容認されていました)

e-文書法と電子帳簿保存法の違いを認識しよう

e-文書法と電子帳簿保存法の大きな違いの1つは、電子化にあたって承認が必要か否かという点です。電子帳簿保存法に従い、国税関係書類を電子化したい場合は、税務署長などから承認を受ける必要があります。

文書の電子化に関する法律は「e-文書法」とまとめて考えられがちです。しかし、上述の通り、国税関係書類の電子保存方法を規定しているのは電子帳簿保存法です。電子化したい文書によって、細かい規定を定める法律が異なるため、法律による保存義務がある書類を電子化する際は、e-文書法と電子帳簿保存法、どちらの規定に沿う必要があるかをあらかじめ確認しておきましょう。

 

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e-文書法と電子帳簿保存法の対象文書

まず、e-文書法と電子帳簿保存法では規定されている文書が異なります。

e-文書法の対象文書

e-文書法では、原則として「保存が義務付けられているすべての文書」が対象です。

その中でも、

  • 緊急時に即座に見読可能な状態で無くてはならない物(船舶に備える手引書など)
  • 現物性が高いもの(免許証など)
  • 条約による制限があるもの

はe-文書法の対象外とされています。

電子帳簿保存法の対象文書

電子帳簿保存法の対象文書は、「国税関係の書類」です。

その中でも、

  • 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書などの決算関係書類

は対象外です。

以前は、契約金額・受取金額が3万円以上の契約書・領収書については対象外でしたが、2015年の改正により、これらも全て電子化が可能になりました。

 

e-文書法と電子帳簿保存法のスキャナ保存要件の違い

書類をスキャナ保存する場合の要件は、e-文書法と電子帳簿保存法の違いがあります。

e-文書法の場合

e-文書法においては、スキャナ保存する文書は「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4つの条件が定められています。この4つがすべて求められるのではなく、対象となる文書によって、1~3つの要件が規定されます。対象文書の殆どは、「見読性」(必要に応じて表示できる、内容が明瞭に確認できる)が求められているに過ぎません。

電子帳簿保存法の場合

電子帳簿保存法においては、「真実性」(入力器官の制限やタイムスタンプの付与など)「可視性」(帳簿との関連性保持、検索機能の確保など)の要件を満たすスキャナ保存が求められており、より一層細かい検討が必要となります。

 

さいごに

会社関係の書類をデータ保存できることで、紙保存の際のコスト削減や、業務効率の向上が期待できます。e-文書法と電子帳簿保存法の違いを頭に入れて、法律の規定に則った電子化の推進を検討されてみてください。

法律にて保存義務がかせられていない書類については、データ化は自由ですから、会社のスタイルに合わせて柔軟に導入されてくださいね。

 

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