Web請求書とは？発行する際の注意点とシステムを選ぶときのポイント

電子帳簿保存法やインボイス制度によって取引関係書類の取り扱いが変化するなかで、Web請求書が注目を集めています。

Web請求書システムを活用すれば、Web上で請求書の作成・交付・管理が一貫してできるようになり、コスト削減や業務効率化が実現します。請求書の作成・交付・保存という業務フローがWeb請求書システムによって一貫してできるようになれば、請求書作成業務・請求書発行業務・請求書管理業務がWeb上でできるようになります。これにより、経理業務を担当する経理担当者と販売業務を担当する業務担当者との連携も容易になるでしょう。

本記事では、Web請求書について解説するとともに、Web請求書を発行する際の注意点Web請求書システムを選ぶ際のポイントについても解説するのでぜひ参考にしてください。

また、請求書の電子化の詳細については以下の記事をご参照ください。

経理プラス：【経理ニュース速報】請求書の完全デジタル化へ、政府・民間で近く協議開始

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Web請求書の概要と主な種類

近年、Web請求書システムの導入が進んでいます。Web請求書システムを導入することで、請求書の作成・発行・送付・管理が一貫してできるようになり、業務の効率性、コスト削減、コンプライアンスの向上に貢献します。以下では、Web請求書とは何かについて解説したうえで、Web請求書の種類について説明します。

Web請求書とは？

Web請求書とは、Web上で発行・送付される請求書のことを言います。通常、Web請求書は、Web上で機能するシステムを使って作成されます。

従来の請求書は、Excelなどのローカル環境で機能するソフトウェアを活用して作成し、メールに添付して送付するケースが一般的でした。しかし、近年では、Web上で請求書を発行し、送付して管理するまで一貫してWeb上で完結させられるシステムを利用する企業が増えてきています。

Web請求書の主な種類

Web請求書の発行・送付は、紙の請求書を発行するよりも、コストの削減と業務の効率化を図りやすいというメリットがあります。Web請求書と言っても、実際のビジネスの現場においては、自社の状況に合わせて運用されているのが実態です。

メールで添付する方法

たとえば、最も広く普及しているのは、ExcelやWordで作成した請求書をPDF化して保存し、請求書データをメールに添付して送付する方法でしょう。請求書をPDF化して、メールに添付して送付する方法は、Web請求書システムを導入する必要がないため、手軽に請求書を発行・送付することが可能です。ただし、この方法では、請求書の発行と送付で利用しているソフトウェアが異なるため、2つのソフトウェアを運用しなければなりません。

クラウドサービスを使って共有する方法

他の方法として、クラウドサービスを使って請求書を共有するという方法も広く利用されています。自社で作成したPDFの請求書をWeb上にアップロードして、共有したフォルダから、取引先にダウンロードして確認してもらいます。オンラインストレージのようなクラウドサービスを利用するばかりでなく、ファイル転送サービスを利用する場合もあります。

クラウドサービスを使って請求書を共有する方法は、最初の方法（メール添付）と比べてメールで送付せずに取引先と請求書のやり取りをすることができますが、請求書の作成については変わりません。したがって、ExcelやWordなどを活用して請求書を作成する必要があります。そのため、クラウドサービスを利用して請求書を共有する方法も、請求書の発行と送付を別々のワークフローとして処理しなければなりません。

Web請求書システムを利用する方法

請求書の発行と送付を一貫して行う場合は、Web請求書システムを活用することになります。Web請求書システムは、請求書関連のワークフローを一貫して処理できるシステムです。そのため、請求書の作成から取引先への送付、確認まで、Web請求書システム上で完結するのが特徴です。取引先は、Web請求書システムやシステムに内蔵されたクラウドサービスなどで請求書の確認やダウンロードが可能です。システム内の機能を利用して、メールで請求書を送付できるものもあります。

Web請求書を発行する際の注意点

Web請求書を発行する場合には、いくつか注意したいポイントがあります。特に、今後Web請求書システムの導入を考えている担当者の方は、電子帳簿保存法とWeb請求書システムの関係について理解しておくことが不可欠です。以下では、電子帳簿保存法のもとでのWeb請求書システムの注意点について具体的に解説していきます。

電子データ保存の要件を満たすようにする

電子帳簿保存法では、請求書などの主に自社で作成した国税関係書類をデータで保存することが求められています。国税関係書類とは法人税法で保存が義務付けられている書類のことです。

国税関係書類を電子データとして保存するためには、以下の要件を満たす必要があります。

• 保存されたデータを検索・表示できるようにする（可視性の確保）
• データが改ざんされていないことを保証する（真実性の確保）

出典：国税庁　「優良な電子帳簿の要件」

具体的には、以下の要件を満たして電子データを保存しなければなりません。

（1）保存されたデータを検索・表示できるようにするために必要なこと

以下の1〜3の全てを行う必要があります。

1. 関係書類等の備え付け（システムの概要を記載した書類の備え付け）
2. 見読可能性の確保（取引内容を画面、書面に出力できるようにする）
3. 検索機能の確保（検索機能を設ける）

（2）データが本物であることを保証するために必要なこと

改ざんを防止するために、以下の1〜4のいずれかを行う必要があります。

1. タイムスタンプを付した後に受け渡しを行う
2. 授受のあと、速やかにタイムスタンプを付与する
3. データの訂正削除を行った場合、訂正削除の記録が残るシステム、またはデータの訂正削除を行うことができないシステムを利用して、データの受渡しと保存を行う
4. 訂正削除の防止について、事務処理規程を備えつける

電子帳簿保存法のもとでは、Web請求書システムを利用して請求書を保存する場合に、上記の要件を満たしている必要があります。

課税事業者の場合、適格請求書を発行できるようにする

電子帳簿保存法のもとでWeb請求書システムを利用する場合に、同じくらい重要となるのがインボイス制度です。

インボイス制度は2023年10月1日から開始した制度で原則として、（適格）請求書等の発行・保存が必要となります。インボイス制度では、（適格）請求書を電子データで保存することが認められています。電子帳簿保存法とインボイス制度に直接的な関係はないものの、インボイス制度のもとでは、（適格）請求書を電子データで保存することができるため、電子帳簿保存法と一緒に対応してしまったほうが合理的です。

インボイス制度では、以下を行う必要があります。

• 発行した適格請求書等の写しまたはその電子データを、最低でも7年間保存しなければならない。
• 仕入税額控除を受けるには、受領した適格請求書等またはその電子データを、最低でも7年間保存しなければならない。

※法人が繰越欠損金（赤字を次年度以降に繰り越すこと）制度の適用を受ける場合の領収書の保管期間は10年となるので注意してください。

適格請求書とは、以下の記載事項が明示された請求書のことを言います。

1. 事業者の氏名又は名称及び登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象である旨）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）及び適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

こうした記載事項が明示された請求書のうち、電子化された適格請求書はデジタルインボイス（もしくは電子インボイス）と呼ばれます。

適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書の写し、または提供した適格請求書の電子データを保存しなければなりません。適格請求書の写しや電子データは、適格請求書を交付した日又は電子データを提供する日が属する課税期間の末日から2か月を経過した日から7年間、事務所などで保存する必要があります。

適格請求書を電子データで作成した場合は、以下の要件を満たすと、電子データで保存することが可能です。

• PC等で適格請求書等を作成し、紙で交付した場合は、「国税関係書類」の保存要件を満たす必要がある。
• PC等で適格請求書等を作成し、電子データで提供した場合は、「電子取引」の保存要件を満たす必要がある。

国税関係書類の保存要件とは、次の3つの要件のことを言います。

1. 関係書類等の備え付け
2. 見読可能性の確保
3. 税務調査でのダウンロードの求め

したがって、PC等で適格請求書等を作成し、紙で交付した場合には、これらの要件を満たす必要があります。

一方、電子取引の保存要件とは、先に説明した「可視性の確保」と「真実性の確保」のことを言います。これらの要件が満たされている場合には、PC等で適格請求書を作成し、電子データを取引先に交付することが可能です。

社内および取引先との調整が必要になる

Web請求書システムを導入する場合、社内および取引先との調整が必要になります。Web請求書システムの導入や利用を始める際、社内の関連部署やスタッフとの調整は欠かせない作業です。特に経理部門や営業部門との連携は非常に重要です。取引先にもWeb請求書の導入を通知し、受け取り方や必要な手続きについての情報を共有することが求められます。取引先の中には、Web請求書の受け取りに慣れていない企業も存在するため、十分なサポートや説明が必要となるでしょう。

紙の請求書も併用する場合のルールを定めるようにする

さらに、Web請求書と紙の請求書を併用する場合、どの取引先や状況でどちらの形式を使用するかのルールを明確にすることが大切です。これにより、二重発行や発行漏れといったミスを防ぐことができます。また、紙の請求書をデジタル化する際の手順や、保存期間、破棄方法なども考慮する必要があります。

加えて、Web請求書には機密情報が含まれるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるためのセキュリティ対策を強化することが不可欠です。パスワードの定期変更や2段階認証の導入など、データ保護のための措置を講じることが推奨されます。

最後に、オンラインでの請求書管理では、データの紛失やシステム障害のリスクが考えられるため、定期的なデータバックアップを行い、緊急時に迅速に復旧できる体制を整えておくことが大切です。

これらの注意点を考慮し、適切なルールや体制を整えることで、Web請求書を効果的かつ安全に利用することができるでしょう。

Web請求書システムを選ぶときのポイント

Web請求書システムを選ぶ場合には、以下のポイントに注意しましょう。

1. 法制度の改正に対応しているか
2. 他のシステムとデータ連携をしやすいか
3. サポート体制は充実しているか
4. 自社に合った機能を持っているか
5. セキュリティ対策が施されているか

法制度の改正に対応しているか

Web請求書システムを選ぶうえでは、まず、J法制度の改正に対応しているかを確認しましょう。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているWeb請求書システムを選ぶことで、電子取引データの保存や適格請求書の発行がウェブ上で一貫してできるようになり、請求書管理の手間を大幅に削減できます。

電子帳簿保存法に対応しているかどうかをチェックする際には、JIIMA認証の有無を確認するようにしてください。JIIMA認証とは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が認証を行っている制度のことを言います。JIIMA認証が取得されている場合、そのWeb請求書システムは、電子帳簿保存法の法的要件を満たしていることになります。逆に、JIIMA認証が無いWeb請求書システムは、電子帳簿保存法の法的要件を満たしていない恐れがあるため注意してください。認証を取得しているシステムであれば、スムーズに紙の請求書をWeb請求書に移行できます。

併せて、Web請求書システムが、インボイス制度にも対応しているか確認しておくようにしましょう。Web請求書システムが、要件を満たした請求書（適格請求書）の作成・交付、管理できるかどうかを確認することが大切です。

他のシステムとデータ連携をしやすいか

すでに社内に会計システムなどが導入されている場合、Web請求書システムと導入済みの会計システムがスムーズに連携できるかどうかも合わせて確認するようにしてください。システム同士の連携がスムーズにできれば、業務はさらに効率化できます。

サポート体制は充実しているか

Web請求書システムのサポート体制の充実度も非常に重要です。Web請求書システムを利用する中で何らかのトラブルや疑問が発生した際、迅速かつ的確にサポートしてもらえるかを確認することが必要です。また、リモートサポートの有無や、対応するスタッフの技術レベルも考慮するポイントとなります。柔軟なリモートサポートが提供されているか、スタッフの技術レベルが高いかなど、サポートの質を確認することで、安心してシステムを利用することができるでしょう。

自社に合った機能を持っているか

さらに、自社の業務フローやニーズに合った機能がシステムに備わっているかを確認することも大切です。Web請求書システムの機能は、提供するサービスや企業によって異なるため、導入前に必要な機能を洗い出しておくことが推奨されます。請求書の作成のみをシンプルに行えるシステムや、請求後のフォローアップ業務も効率化できるような機能を持つシステムなど、多岐にわたる選択肢から最適なものを選ぶ手助けとなるでしょう。

セキュリティ対策が施されているか

最後に、セキュリティ対策も欠かせません。Web請求書システムは、取引先や顧客の機密性の高い情報を扱うため、情報の漏洩や改ざんを防ぐための高度なセキュリティ機能が備わっているかを確認することが大切です。データセンターの立地や、SSL暗号化、サーバーの監視体制などのセキュリティ関連の項目をチェックすることで、安全性の高いシステムを選ぶことができるでしょう。

これらのポイントを基に、自社のニーズや要件に合ったWeb請求書システムを選ぶことが、スムーズな業務運営に繋がると考えられます。

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Web請求書を上手に活用して業務効率化の実現を図りましょう

Web請求書は、請求業務をデジタル化し、ペーパーレス化を実現するための強力なツールです。電子取引が増加するなかで、企業は請求書発行や帳票の管理を簡単に、そして効率的に行うためのWeb請求書システムの導入を進めています。

Web請求書システムは、明細の作成から見積書、納品書、そして領収書までのやり取りを自動化し、手間を大幅に削減します。特に、BtoBの取引では、請求先との同意を得て電子的な押印やコスト削減を実現するDXが進められている上に電子帳簿保存法やインボイス制度をはじめとする制度対応に迫られていることもあって、Web請求書システムの導入が推奨されます。

ただし、Web請求書システムを導入する際には料金や請求データの正確性、さらには法制度対応やリスクを検討する必要があります。また、販売管理システムや会計システムとの連携、OCR機能での入力支援、経理業務の自動化など、業務効率を一層向上させる機能が備わっているかどうか、チェックしなければなりません。

Web請求書を活用して、請求管理や経理の課題を解決し、業務フローをスムーズにするためには、適切なWeb請求書システムの選択と運用が不可欠です。

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Web請求書についてのQ&A

最後に、Web請求書についてのよくあるQ&Aを行います。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。