注文請書の経理上の正しい取り扱い方法

税務調査では収入印紙は必ずチェックされます。もし、必要な収入印紙が貼られていない場合は、本来貼るべき金額とその2倍のペナルティーが科せられ、3倍の費用が発生します。しかも、そのペナルティーは税務上、損金にはなりません。そこで、今回は判断に迷いやすい注文請書に関する収入印紙、貼る金額について理解を深めましょう。
また、ちょっとした工夫で節税になるケースもあります。

注文請書とは？

そもそも、「注文請書」とは何でしょう。

「注文請書」とは、取引をする際に交わす契約書のひとつで、「注文請書」には品名、数量、納期、支払金額などといった契約条件が記されています。「注文請書」は「注文書」と誤解されるケースがありますが、「注文書」は、注文するお客様側、発注者が発行するものです。

一方、「注文請書」は、その注文に対して「引き受ける意思をあらわす」ために、注文された側、受注者が発行するものです。発注者が「注文書」を受注者に渡し、受注者が「注文請書」を発注者に渡すことで契約が成立します。

注文請書の書き方

次に、実際に「注文請書」を作成する方法を見ていきましょう。

業種、業態により多少異なりますが、基本は同じです。

取引金額は、消費税額を区分して記載するか、又は税込価格及び税抜価格を明記したほうがよいでしょう。

収入印紙が必要な場合は、決められた金額の収入印紙を貼付したら必ず割印をしましょう。

注文請書に収入印紙は必要か

「注文請書」には収入印紙が必要でしょうか。契約書ではなく、「注文請書」だからいらないという意見もあり、「注文請書」も契約書の一種だから必要という意見もあります。

結論は、名前を問わず、「実質的に契約の成立を証明する書面」に該当するものは収入印紙を貼る必要があります。
印紙税法基本通達第3条では、次のように規定しています。

「注文請書」はどうでしょうか。

発注者から「注文書」が届き、受注者が「注文請書」を発注者に渡すことで契約が成立します。つまり、「注文請書」が「実質的に契約の成立を証明する書面」に該当することになります。「注文請書」が印紙税法上の課税文書、つまり印紙を貼るべき書面ということになります。

収入印紙はいくら？消費税はかかる？

「注文請書」は、印紙を貼らなければいけない書面だということがわかりました。ところで、いくらの収入印紙を貼らないといけないのでしょうか。

印紙税法では、文書の種類、取引金額に応じて、収入印紙の金額を決めています。
たとえば、「請負に関する契約」では次のとおりです。

（注）平成9年4月1日から平成30年3月31日までの間に作成される建設工事の請負に関する契約書のうち、契約書に記載された契約金額が一定額を超えるものについては、税率の軽減があります。
参考：印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで 

この「記載された契約金額」とは、消費税の税込金額でしょうか、それとも税抜金額でしょうか。

消費税額が区分記載されている場合又は税込価格と税抜価格の両方が記載されていること等により、消費税額の金額が明らかな場合には、消費税額の金額は記載金額に含めないこととされています。つまり、上記2（注文請書の書き方）で、「注文請書」の取引金額には、消費税額を区分して記載するか、又は税込価格及び税抜価格を明記したほうがよいとしたのは、このためです。

収入印紙の節税方法

消費税額を明確に区分して、収入印紙を節約する方法はわかりましたが、受注件数が多く、かつ、契約金額も大きい会社は収入印紙の額だけでも多額になります。

そもそも収入印紙自体を貼らなくてもいい方法はないのでしょうか。

国税庁の文書回答事例では、次のような回答があります。

つまり、電子メールを利用して注文を請けるという承諾を行った場合、現物の紙の文書を交付したことにはならないので、収入印紙が必要ないということになります。最近では、PDF等の電子文書に電子署名とタイムスタンプを付与して取り交わす契約が増えています。

電子署名は、改ざん等の不正を防ぐ意味もあります。

まとめ

収入印紙が必要かどうかを判断するのは、実務上、とても難しいケースが多々あります。もし、判断に迷った時は、顧問税理士か最寄りの税務署へ問い合わせすることをおすすめします。

＞＞電子帳簿保存法でお悩みの方、電子帳簿保存法対応No.1の「楽楽精算」でペーパーレス化を実現しませんか？

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。