収支報告書とは?作成する目的や記載項目など基本的な理解を解説

収支報告書とは?作成する目的や記載項目など基本的な理解を解説

収支報告書とは自治会やサークル、会社の懇親会などで集めたお金の収支を記録した書類のことです。会費等で運営する、小さな組織では定期的に作成します。ここでは収支報告書を作る目的や決算書類との違い、記載する項目などを分かりやすく解説しました。また、エクセルのテンプレートを作成していますので、必要な機会に活用してください。

収支報告書とは

収支報告書とは自治会や町内会、部活動、マンションの管理組合、政治団体など、主に非営利団体が一定期間の収支についてまとめた書類のことです。身近な例として、忘年会や懇親会といった飲み会の会計報告も、広い意味では収支報告の一つとなります。

ほとんどの収支報告書は、現金の動きのみを記録する「現金主義」「単式簿記」といった簡易な形式で作成されています。ただし、営利が目的の団体であれば「発生主義」「複式簿記」で記録した決算書類の作成が必要ですので注意しましょう。

収支報告書を作成する目的

任意団体の場合、収入の多くは所属する関係者や会員からの「会費」です。収支報告書は会員等の限られた関係者へ向けて、「会費の支出は適切か」「会の運営状況は健全か」の情報提供を目的に作成されます。

収支が赤字であれば会費の増額が必要かもしれませんし、逆に多額の次年度繰越金が発生していれば減額しても良いかもしれません。収支報告書を作成し、関係者と共有することで適切な会費の運用が行えます。

決算書類(BS、PL)との違いについて

収支報告書は会員など限られたメンバーへ、主に現金の出入りのみを報告するものです。これに対し企業の決算報告書は、株主や銀行、法人税等の申告といった複数の関係者や目的のために作成されます。主な違いを下記にまとめました。

 収支報告書決算報告書
目的会員等限られた関係者への収支報告複数のステークホルダーへ経営状況を報告
取引の認識現金主義発生主義
簿記の形式単式簿記複式簿記
関連法規特になし会社法、法人税法、金融商品取引法
書類の種類収支報告書(収入の部、支出の部)貸借対照表(BS)
損益計算書(PL)
キャッシュフロー計算書など

収支報告書は、現金ベースの取引を考えるため「単式簿記」が用いられます。単式簿記とは「お金が入れば収益」「お金が出ていけば費用」ととらえ、家計簿に近い考え方です。

一方、決算報告書は「複式簿記」で行います。複式簿記は取引を二面的にとらえ記録していく方法で、掛け売りや後払いといったあらゆる取引を記録できます。収益だけではなく、資産や負債の情報を提供するためには複式簿記が必要です。

経理プラス:複式簿記と単式簿記はどこが違う?決算書との関係も解説します

収支報告書の記載内容

収支報告書は関連する法律もないため様式は自由です。収入の部と支出の部に分けて各項目と金額のみが記載される簡単な様式や、予算と比較した少し複雑な様式もあります。

収支報告書は現金の出入りを記録した現金出納帳、会名義の預金通帳、現金残高表を参考に作成します。

収支報告書の記載項目

収支報告書の様式はフリーですが、記載する項目はおおむね共通しています。大きくは「収入の部」と「支出の部」に分け、項目、金額、備考などを記載します。具体的な例は以下の通りです。

記載する項目内容
該当期間〇年〇月〇日~〇年〇月〇日(通常1年間)
項目(収入の部)前年度繰越金、会費、雑収入など
項目(支出の部)消耗品費、備品費、交通費、活動費など
金額円単位
備考項目の内容、補足事項など
次年度繰越金総収入から総支出を差し引いた翌期への繰越金
予算金額予算を設定していれば予算額を記入
対予算増減実績から予算額を差し引いた金額を記入

収入の部と支出の部の項目は細かすぎると見にくいですし、大括りすぎると内容が分かりません。項目は、会の活動に合わせて適切に設定しましょう。

収支報告書の具体例

収支報告書は簡単に分かりやすく作ることがポイントです。収支、支出それぞれで合計を計算するためエクセルで作成すると良いでしょう。

収支報告書の具体例(部活動の場合)

令和〇年度 〇〇部 収支報告書
自 令和〇年4月1日 至 令和〇年3月31日

<収入の部>

 項目金額備考
前年度繰越金10,000
部費60,000部員20名分
合計70,000

<支出の部>

 項目金額備考
備品購入費30,000ボール他(別紙1参照)
交通費10,000
大会参加費5,000県予選
合計45,000

次年度繰越金 25,000円

会費以外の雑収入、金額規模の大きな支出など詳細が必要な項目は、「別紙参照」とし領収書などを添付すると良いでしょう。収支報告書のエクセルテンプレートを下記からダウンロードできますので、ぜひ活用してください。

経理プラス:収支報告書テンプレート

収支報告書作成のポイントや注意点

作成のポイントには、以下のようなものが挙げられます。

  • 次年度繰越金と手持ちの残高は一致しているか
  • 第三者確認として会計監査の承認を実施しているか   など

次年度へ繰り越す残高は通帳や現金で保管しています。収支報告書の作成時点で、繰越金と現預金残高が一致しているかを確認しましょう。現金は、金種別に整理した現金残高表を作成すると分かりやすいです。

万一、残高と現金等の合計でズレが生じた場合は、入力ミスや伝票の記入漏れがないか良く確認してください。どうしても合わない場合は、速やかに会の代表などに報告することが重要です。

任意の団体では、会長、会計、会計監査などさまざまな役員が決められています。収支報告書は、その正当性を担保するために会計監査を行うようにしましょう。監査人は通帳の原本や現金と翌期繰越金が一致しているか、領収書などの書類と記載金額に不整合がないかなどを確認します。項目を全てチェックするのが理想ですが、サンプルチェックでもかまいません。監査後は、問題がなかった旨の監査報告書を作成し総会等で報告します。

まとめ

収支報告書を作成する目的や決算書類との違い、具体的な記載方法についてご説明しました。収支報告書はPTA、部活動、職場の懇親会費積立など、さまざまなケースで作成されます。あらかじめ、基礎知識や注意点をしっかりと押さえておきましょう。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

著 者 柴藤 唯人

大手製造業(鉄鋼メーカー)の経理財務担当として勤務。財務系は固定資産管理、棚卸資産管理、一般会計を担当。また、原価系は原価計算、月次、半期予算、中期計画、コスト分析、損益分析を経験する。管理職昇進後は会計実務からは離れて、公認会計士対応や内部統制、原価は全体のコスト総括や損益総括を担当。工場だけではなく営業へも情報を提供するなど、販売戦略にもかかわる。日商簿記1・2級保有。