請求書電子化に関する法律は？保存要件と知っておきたいルール

電子帳簿保存法の改正やインボイス制度など、経理を取り巻く環境は大きく変化しています。しかし、「いまいち流れについていけない・・・」という方もいるのではないでしょうか。

今回の記事では、急速に進んでいる請求書の電子化について解説します。請求書の電子化によって業務効率の向上や郵送費の削減など多くのメリットがありますが、併せて業務フローの見直しなどを行う必要性も出てきます。スムーズに電子化を進めるためには、法律を理解しておくことが大切です。ぜひ最後まで読んで、今後の経理業務に役立ててください。

また、請求書の電子化の詳細については以下の記事をご参照ください。

経理プラス：【経理ニュース速報】請求書の完全デジタル化へ、政府・民間で近く協議開始
無料ダウンロード：電子帳簿保存法とは？対象書類や遵守すべき保存要件を解説

請求書電子化に関する法律の基礎知識

ペーパーレス化が進む中で、書類の電子化を推進するための法整備も行われています。まずは請求書を含む書類の電子化について定める、法律の基礎知識を押さえましょう。

電子化された請求書は法律的に有効？

適切に電子保存を行っている請求書は、紙の請求書と変わらず有効です。法律においても請求書の電子保存は認められており、税務調査の資料としても重要です。ただし、一定の要件を満たす必要があります。

請求書の電子化に関する主な法律

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、会社法や税法などで保管が義務付けられている国税関係帳簿書類について、電子保存を認める法律です。対象書類は国税関係帳簿や国税関係書類、電子取引で送受したものの3種類に大別できます。

請求書は3つのうち、国税関係書類に含まれます。そのため、請求書を電子データで扱う場合は電子帳簿保存法に則り、要件を満たして保存しなければなりません。

e-文書法

e-文書法は、従来は紙での保存が義務づけられていた書類について、電子保存を認める法律です。書類をデジタル化することで書類の管理にかかる負担の大幅な軽減をねらったことが背景にあります。電子帳簿保存法の適用範囲を含む、あらゆる書類が対象となります。

ただし、免許証や緊急時にすぐ読める状態であるべきものなど、例外となる書類もあります。

請求書を電子化する場合の法律上の区分と保存要件

請求書には電子帳簿保存法が適用されるため、保存要件を満たさなければなりません。電子帳簿保存法の対象書類には上述した3つの分類があり、それぞれを電子保存する場合の方法が定められています。

ここでは、電子帳簿保存法で定められている3つの保存方法について詳しく解説します。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、パソコンなどで元々電子データとして作成した書類を、印刷することなくデータ形式で保存できる方法です。電子帳簿等保存は義務ではないため、該当する書類を印刷して保存することも可能です。

会計システムや請求書発行システムなどで請求書を作成している企業も多いでしょう。電子帳簿等保存の保存要件を満たすことで、印刷することなくそのままシステム上でデータ形式での保存ができます。

電子帳簿保存の対象は、満たしている保存要件によって「優良電子帳簿」と「その他の電子帳簿」の2つに分けられます。優良電子帳簿として認められるには、所轄の税務署長にあらかじめ届出書を提出した上で、システムや検索性に関するより厳しい保存要件を満たさなければなりません。しかし、過少申告加算税の軽減措置や所得税における65万円の青色申告特別控除が適用されるなど、大きなメリットがあります。以下、要件については簡潔に表でまとめておりますが、詳細は国税庁のサイトでご確認ください。

※1 保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には不要。

※2　優良電子帳簿の要件を全て満たしているときは不要。

出典：国税庁　電子帳簿保存法が改正されました

スキャナ保存

スキャナ保存とは、自社が紙で作成した書類や、取引先から紙の形式で受領した書類をスキャンして取り込むことで画像データで保存する方法です。スキャナ保存も義務ではありませんが、スキャンした書類の原本は不要となるため、業務の効率化やコスト削減につながります。

スキャナ保存の対象書類は重要書類と一般書類の2つに大別できます。重要書類は資金や物の流れに直結するもので、契約書や納品書・請求書・領収書などが主なものです。一般書類はこれに当てはまらないものであり、見積書や注文書、検収書などが含まれます。書類の発行とともに資金や物が動くかどうか、または動きの根拠となるかどうかが見極めるポイントです。

どちらに該当するかによって保存の要件が異なり、一般書類の要件の方がやや緩和されています。請求書は重要書類に含まれるため、比較的厳しい要件を満たす必要があります。保存要件の違いは以下をご覧ください。以下、要件については表でまとめておりますが、詳細は国税庁のサイトでご確認ください。

（注）一般書類のスキャナ保存を行う場合の要件については、そのスキャナ保存を行う国税関係書類に係る電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類（これらの事務の責任者が定められているもの）の備え付けを行う必要があります。

出典：国税庁　はじめませんか、書類のスキャナ保存！

電子取引のデータ保存

電子取引のデータ保存とは、電子取引の中で送受した書類をデータ形式のまま保存することです。電子取引とは、電子データの交換によって情報や書類をやり取りするEDI取引、インターネット取引、電子メールなどを使ったやりとりが含まれます。

請求書は電子取引でやり取りすることの多い書類です。請求書をメール添付で送受したり、専用のシステムを使って発行やダウンロードを行っている企業もあるでしょう。これらのケースでは、データ形式のまま保存しなければなりません。

2022年10月1日から、電子取引のデータ保存がすべての事業者において義務付けられました。電子取引で送受した書類は、プリントアウトして保存することは認められていません。2023年12月31日までは経過措置として、印刷したものの保存が認められていますが、2024年1月1日からはデータ保存が完全に義務化されます。

電子取引の保存要件には、「真実性の要件」と「可視性の要件」の2つがあります。両方を満たした上で保存しなければなりません。以下、要件については表でまとめておりますが、詳細は国税庁のサイトでご確認ください。

※　取引年月日・取引金額・取引先で検索できることが必要。また、税務職員の求めに応じたデータのダウンロードができない場合は以下も満たす必要がある。

• 上記3つのうち任意の2つの項目を組み合わせて検索できる
• 日付と金額についてそれぞれ範囲を指定して検索できる

ただし、保存義務者が小規模な事業者で税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は検索機能の要件は不要になる。

出典：国税庁　電子帳簿保存法が改正されました

請求書の電子化に関する法律に従わなかった場合はどうなる？

罰則を適用されるおそれがある

上で紹介した保存方法のうち、電子取引のデータ保存は義務化されています。保存要件を満たさない場合は、電子帳簿保存法の違反とみなされる恐れがあります。

また、義務化されていない電子帳簿等保存やスキャナ保存においても、要件を満たさず適切に保存できていない場合は違反とみなされます。

電子帳簿保存法に違反した場合は、以下の措置が取られる可能性があります。

青色申告の承認の取り消し

納税額を少なく申告したなど悪質な場合は追徴課税の対象となる

さらに、会社法にも帳票や電磁的記録に関する規定があるため、電子帳簿保存法に違反すると会社法の違反となる可能性もあります。会社法を違反した場合は、100万円以下の過料を課せられることがあります。

まとめ

請求書の電子化には、請求に関する作業の効率化や発送業務の手間の省略など、多くのメリットがあります。ただし、法的に適切な保存を行う必要があるため、電子帳簿保存法の理解は必須です。保存要件に関する注意点も少なくありません。

請求書発行に関するサービスやシステムは多く、利用することでより簡単に請求業務を行えるようになるでしょう。今後は法改正によって、さまざまな書類の電子化が義務となることも考えられます。ぜひ請求書から電子化を始めてみましょう。

請求書電子化に関する法律についてのQ&A

最後に、請求書の電子化に関するQ&Aを5つ紹介します。義務化された事項もあるため、ぜひ読んで疑問を解消しましょう。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。