経理担当者必見！ 領収書の但し書きで気をつけるべきポイントと正しい記入方法

経理業務の中でも日常的に取り扱う機会が多いものとして、領収書が挙げられます。特に現金取引では、領収書がなければ帳簿の記帳に影響する重要なものです。そんな領収書には取引のさまざまな情報が記載されているわけですが、その一つに「但し書き」があります。但し書きは、取引内容を詳細に知ることができる部分であり、正しい書き方があります。

今回は、身近な存在である領収書の但し書きについて、記載方法や注意点、但し書きの事例などをご紹介していきます。この機会に正しい但し書きの書き方を押さえておきましょう。

領収書の但し書きとは

領収書の但し書きには、どのような内容が記載されているのでしょうか。但し書きを記載する理由と一緒に確認していきましょう。

但し書きの記載内容

一般的に、領収書の但し書きには「何に対して対価を支払ったのか」が記載されます。記載場所としては、領収した金額の下に位置していることが多く、「〇〇代として」という文言で記載されます。

最も簡素な記載の仕方では、「お品代として」という内容で記載されることも少なくありません。しかし、会社で取り扱う領収書の場合は、「お品代」という名目は適切ではないため注意が必要です。

飲食代なのか、切手代なのか、タクシー代なのか、何に対して支払ったのか明確に記載されていることが求められます。

但し書きは必須ではない

領収書の但し書きは、必須というわけではありません。しかし、但し書きが記載されていないとどんな種類の支出なのか明確にできないため、証明書とすることが困難になります。

個人として領収書を受け取る場合は別として、法人として領収書を受け取り経費として扱う場合には、但し書きがないと正式な領収書として認められないため、必ず具体的な記載が必要です。

但し書きが必要な理由

但し書きが必要な理由については上述でも触れましたが、経費として認められるためです。但し書きの記載がない、またはお品代というあいまいな記載の仕方は、経理上適切ではありません。

消費税法では、取引内容を明確に記載されていることで領収書として認められることになっていますので、品目や使用用途などの記載が必要になります。

なお、接待交際費が経費と認められる領収書の記載内容については、こちらの「接待交際費とは？経費として損金算入するためのポイントを解説」の記事でも詳しくご紹介していますので、併せてご覧ください。

領収書の但し書きの注意点

ここからは、領収書の但し書きで注意すべきポイントをご紹介します。

具体的な使用用途を記載する

経費として認められるには、支出内容が一目で理解できる但し書きであることが重要です。そのため、品目や使用用途はできるだけ具体的に記載します。

品目が複数ある場合は、一般的に代表的な品目を記載し、他は「その他」とすることが多いです。ドラックストアでトイレットペーパーとゴミ袋、台所洗剤を購入したなら、但し書きは「トイレットペーパー、その他」と記載します。

相殺のときは印紙不要

会社取引の場合、相殺という取引も出てきます。お互いに売掛金と買掛金がある場合などに、代金を相殺されることがあるためです。

相殺では、お互いが領収書を発行し、但し書きは「相殺金」と記載します。相殺金と記載することで、本来必要な印紙税が不要になります。取引の金額に関係なく印紙税が不要になる点がポイントです。

電子債権は但し書きに記載

会社取引にかかわる書類も、電子データが多くなっています。電子債権の領収書の場合、但し書きに「電子記録債権」であることを記載すれば印紙税が不要になります。

きちんと明記しなければ印紙税の対象とされることがあるため、十分に注意しましょう。

経理プラス：収入印紙が必要な契約書とは？印紙税額一覧と手続き完全ガイド

領収書の但し書き事例

ここからは、領収書の但し書きの記載例をご紹介していきます。基本的な領収書の記載項目と併せて参考にしてください。

領収書の基本的な記載項目

領収書に記載されるものは次の通りです。

• 取り引きの年月日
• 領収書の宛名
• 但し書き
• 取り引き金額
• 収入印紙
• 領収書の発行者

但し書きの記載例

主に、経費に関する但し書きの記載例は次の通りです。

• 飲食代、飲み物代（ランチなど）
• 事務用品代（ペン、消しゴムなど）
• 消耗品費（ロッカーなど）
• 広告宣伝費（チラシなど）
• お花代
• 旅費交通費（宿泊、タクシー代など）
• 書籍代
• 通信費（切手、電話など）

相殺の場合は「〇〇と相殺金」と記載します。また、電子債権の場合は「〇〇の分について電子債権で受領」と記載します。

まとめ

今回は、領収書の但し書きについて、記載が必要な理由や記載するときの注意点、記載事例などをご紹介しました。領収書は経理を進める上で大切な書類のひとつです。適切な但し書きを記載して、スムーズな会計処理につながるようにしていきましょう。

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