軽減税率開始で経費精算も一波乱？面倒な対応を効率化する方法とは

令和元年（2019年）10月1日から消費税増税に伴い軽減税率制度が導入されました。
これにより経理部門の様々な業務に影響が出ていますが、その中でも毎月発生する「経費精算業務」がさらに面倒くさくなった、とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

今回は、軽減税率制度を改めて確認し、経費精算業務における軽減税率対応後の面倒な手間を効率化する方法をご紹介します。

軽減税率制度とは

軽減税率制度と対象となる商品

軽減税率制度とは、低所得者への配慮などを理由に、一部の商品などに対して課される税率を標準税率より低い税率とする制度です。
現在、対象となる商品は「酒類・外食を除く飲食料品（外食を除く）」と「定期購読契約が締結された週2回以上発行される新聞」とされており、対象商品に該当する場合には税率は8％となります。

軽減税率制度に影響を受ける企業

軽減税率の対象商品を見ると「酒類・外食を除く飲食料品（外食を除く）」や「定期購読契約が締結された週2回以上発行される新聞」などを取り扱う企業以外には、影響がない制度なのではないかと見受けられますが、そうではありません。

たとえば、軽減税率の対象商品を取り扱わない企業であっても、来客者へのお茶やお菓子、取引先への贈答品などの仕入れは軽減税率の対象となります。また、免税事業者が軽減税率の対象商品を取引先に納品した場合、取引先から適用税率ごとに区分して記載等した請求書の交付を求められることも考えられます。
このように、どのような企業も軽減税率制度の導入に影響を受ける可能性があり、準備や対策が必要となります。

軽減税率の開始で企業の経理部門が受ける影響とは

ここまで、企業でも軽減税率制度導入の影響を受ける可能性があることを解説してきました。では、実際の業務でどのような対応が必要か具体的に見ていきましょう。

請求書を発行する場合

軽減税率制度では導入時より、請求書に「軽減税率の対象品目である旨」及び「税率ごとに合計した対価の額」を明記する必要があります。
令和元年（2019年）10月から令和5年（2023年）9月30日までの期間は「区分記載請求書等保存方式」が導入され、税率毎に金額を集計し税額計算することで表記を行うことができますが、2種類の税率があることで作業は煩雑になり、手間が増えることは明らかです。

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請求書や領収書などを受領する場合

受領した申請者、申請を受ける経理担当者、承認者も、取引をした商品が軽減税率の対象であるか否かを正しく判断し、正しく計算されているかを確認しなくてはいけません。
しかし、食料品については非常に細かい範囲指定がされており、持ち帰りかその場で食べるのかによっても適用税率が異なるなど、取引をした商品によっては複雑な制度をよく理解して処理を行うことが求められます。
請求書や領収書などを受領して行う経費精算の場合、作業者は税務に詳しい経理担当者だけではありません。申請者側の理解が足りず、経理担当者のチェックの手間が増える可能性が非常に高いです。働き方改革による残業時間削減、生産性向上が求められるなかで、その流れに逆行する面倒くさい手間が増えてしまうため、対策を考える必要があります。経費精算に関わる全ての人の理解を深めることも重要ですが、今すぐに確実にできることではありません。
そこで、解決のヒントになるのが「経費精算システムの活用」です。

経費精算システムの導入で経費精算全体を効率化！

国内累計導入社数No.1※の交通費・経費精算システム「楽楽精算」

経費精算システムとは、クラウド型の場合、オンライン上で経費精算ができ、インターネット環境があれば、どこにいても経費精算の申請・承認が行えるシステムです。
多くの企業が経費精算システムを提供していますが、その中でも国内累計導入社数No.1※の「楽楽精算」を例に、経費精算システム導入のメリットを解説します。

※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

導入の主なメリット

申請者の場合

交通系ICカードの乗車履歴を取り込んでの交通費精算や、専用アプリを搭載したスマートフォンのカメラで領収書を撮影しそのデータで経費精算することができ、手入力の手間の削減、ミスの防止ができる

承認者の場合

PCやスマートフォンでいつでもどこでも承認でき、社内ルールに則していない申請はあらかじめ「規定違反チェック機能」で差し戻されるためチェックの時間と手間を削減できる

経理担当者の場合

申請項目と勘定科目が紐づいており、精算処理をするだけで自動で仕訳ができ、会計ソフトに取り込むCSVファイルの生成ができるため、手入力の時間と手間を削減できる

上記のように経費精算システムは、経費精算に関わる全ての人の手間と時間を削減できるものです。では、そんな経費精算システムで今回問題となっている軽減税率対応が、どう楽になるのでしょうか。

経費精算システムで軽減税率にどう対応できる？

経費精算システム「楽楽精算」には、スマートフォンやタブレットで領収書を写真撮影すると、領収書内の金額、取引先や受領日を自動でデータ化することができる、領収書読み取り機能（OCR機能）というものがあります。
この機能で軽減税率が適用された領収書の写真を撮ると、軽減税率の対象か否かを判断し「8%」の合計金額と「10%」の合計金額を分けて登録することができます。
これにより、申請者が入力の手間なく経費精算できるため、軽減税率の複雑な制度内容を意識せずに領収書の処理を行いやすくすることができます。

また上記のOCR機能を使わずに経費精算をする場合、申請フォーマットに消費税「8%」と「10%」の入力欄を設ける必要がありますが、「楽楽精算」は管理画面から簡単に項目の追加や修正ができます。Excelの経費申請書の場合、関数の参照項目などを調整する必要があり、うっかり合計値が正しく算出できていなかった、なんてことがありますが、「楽楽精算」はシステムのため、入力された金額を正しく計算してくれます。

クラウドシステムなので時代の変化にも自動アップデート

さらに、「楽楽精算」はクラウド型の経費精算システムの場合、機能改善が随時アップデートされていきます。今回のような増税や軽減税率対応のような社会的な変化にも自動で対応してくれるため、自社でシステムの改修などをする必要がありません。

まとめ

今回は、軽減税率制度の概要と軽減税率制度導入によって負荷が増える経費精算業務にどう対応すべきかをご紹介しました。
軽減税率はどのような企業にも影響がある可能性があります。しかし、制度が複雑なため、制度を正しく理解し、適切に処理をするには十分な準備と対策を考える必要があります。
軽減税率が導入されて想像以上に面倒な対応に悩まされている経理担当者のあなた、今からでも遅くはありません。この機会に経費精算業務全体の効率化を考えてみるのはいかがでしょうか。

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