現金過不足とは？基本的解説と帳簿とズレたときの対応とは

経理担当者であれば、「手元の現金と帳簿の残高が一致しない」という経験が一度はあるのではないでしょうか。一つひとつの取引は正確に処理しているはずなのに、なぜか現金が多くなったり、足りなかったりすることがあります。

今回は、身近に起きる現金過不足の概要や、過不足が起きる要因、仕訳の仕方、過不足を発生させないための対策法などについてご紹介します。

現金過不足とは

現金過不足とは、会社で管理する現金が帳簿である現金出納帳の残高と一致しない場合の差額を指します。

小売りなど現金でのやりとりが多いほど、現金過不足は起きやすい傾向があります。最近は自動でお釣りが出てくるレジもありますが、一般的なレジシステムで人が管理をする上では、何らかのミスは避けられません。

たとえ、現金の扱いを正確に行ったとしても、帳簿転記などのミスが起こる可能性もあります。これらの要因などにより現金過不足が発生し、原因が判明しなかったときは現金過不足勘定を用います。

現金過不足になる原因

上述でも少し触れましたが、現金過不足が起きる原因としては主に次の二つが挙げられます。

現金の入出金ミス
帳簿の記載ミス

現金の入出金ミス

現金取引をする場合、お釣りを間違えて渡すケースが少なくありません。少なく渡す事例だけでなく、多く渡してしまう場合もあります。

5千円札を受け取ったにもかかわらず、1万円と勘違いしておつりを多く渡してしまうことは、小売業で発生する入出金ミスの一つです。

最終的に手元にある現金を数えるときは、5千円として扱うため、レジの計算と合わないということになります。

お釣りの渡し間違いは、いつ、どのタイミングで行っているか検討を付けることが難しいため、原因を特定することは難しいでしょう。

帳簿の記載ミス

現金の扱いをきちんと行っていても、現金出納帳への転記ミスがあれば、手元の現金と帳簿残高が合わないという事例が発生します。

入出金の伝票を作成している場合で、帳簿残高と合わないときは、伝票から帳簿への転記ミスであることが多いでしょう。この場合は、伝票と帳簿を一つひとつ確認することで原因を特定しやすくなります。

一方、伝票を作成せずに出納帳に直接記載している場合は、原因の特定が難しくなるでしょう。

なお、現金出納帳についての書き方などについては、こちらの「出納帳の目的や書き方とは　経理が知っておきたい効率化の方法を解説」の記事でも詳しくご紹介しています。併せてご覧ください。

自社の現金取引に間違いがないのに、帳簿と残高が合わないことがあります。たとえば消耗品の購入や飲食代、会議費など現金で支払う機会がある場合です。取引の相手側がお釣りの数え間違いをする可能性もあり、この場合は自社で発生した現金過不足より原因を特定することが難しいため、やはり残高が合わないときは現金過不足勘定で処理します。

現金過不足があったときの仕訳方法

現金過不足で処理する場合は、次のような仕訳になります。

帳簿よりも手元の現金が400円多かった

	借方	金額	貸方	金額
	現金	400円	現金過不足	400円

何らかの原因により手元の現金が多かった場合は、借方が現金となります。

帳簿よりも現金が600円少なかった

	借方	金額	貸方	金額
	現金過不足	600円	現金	600円

帳簿よりも現金が少なかった場合は、現金が減少しているため、貸方が現金となります。

後日、600円の現金の不足は切手代の記載ミスと判明した

	借方	金額	貸方	金額
	切手代	600円	現金過不足	600円

金額の大小にかかわらず、帳簿と一致しないことは経理担当者ならできるだけ避けるべきことです。自社で過不足が起きているとことは、取引した相手先も何らかの影響を受けている可能性が高くなります。

現金過不足の対策法

現金過不足を起こさないためには、どのような対策があるでしょうか。ここからは、過不足を未然に防ぐ方法をご紹介します。

現金と帳簿の照合回数を増やす

残高照合の機会を増やすことで、ミスを少なくすることができます。現金取引が多い場合、1日の最後に残高を照合すると件数が多いため、必然的に過不足が起きやすくなってしまいます。また、件数が多いことで過不足の原因を特定することも難しくなるでしょう。こまめに確認することが、正確な経理処理につながります。

現金の取引を減らす

現金の取り扱いを減らすことで、数え間違いなどのミスは減少します。振込やクレジット払いなど、現金取引を少なくすれば必然的に過不足の要因を減らせます。

経理プラス：小口現金とは？面倒な管理を楽にする方法3選

経理システムの導入で記載ミスを減らす

経理システムを導入することで、手書きでの帳簿作成がなくなり記載ミスを減らすことができます。手書きの帳簿は合計額を計算するにも人の手を使わなければなりません。経理システムなら入出金の取引を入力するだけでリアルタイムに残高が計算されますので、手元の現金との照合も容易です。人為的なミスを避けたり、迅速に残高確認したりするためにも、経理システムは効率的といえます。

なお、現金の扱いを減らす方法の事例紹介として、こちらの「【インタビュー】トップが進める小口現金廃止と電子帳簿保存法対応！社内の説得に成功した社会福祉法人合掌苑の軌跡とは」の記事もぜひ参考にしてください。

経理プラス：小口現金を廃止しよう！6つのルールと効率的な立替精算の方法

まとめ

今回は、現金過不足の概要やミスが起こる原因、過不足が発生したときの仕訳方法や過不足を未然に防ぐ対策法などについてご紹介しました。現金過不足は、経理を進めているといつかは触れる機会がある身近なものです。自社が要因ではないことでも起こり得ます。過不足が発生したときでも慌てずに処理できるように、あらかじめ対策法を理解しておきましょう。

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。