ガソリン代の勘定科目は自由に選べる!?よく使う科目と注意点とは

会計処理では必ずといっていいほど出てくる「ガソリン代」。仕訳をするときには、「車両費」の勘定科目で処理している人もいれば、「燃料費」で処理している人もいます。いろいろな仕訳方法が混在していて「どれが正しいの?」と不安に感じている人も多いのではないでしょうか。
今回は、ガソリン代の勘定科目について、車両の使い方と適した仕訳方法、ガソリン代の勘定科目の注意点や軽油代との違いなどについて解説します。ぜひ参考にしてください。

ガソリン代の勘定科目に決まりはない?

ガソリン代を「車両費」の勘定科目で仕訳していることが多いかもしれませんが、車両費以外の「燃料費」や「旅費交通費」「消耗品費」「ガソリン代」などでも仕訳が可能です。

実務では、どれを使うという決まりはありませんが、継続して同じ仕訳方法を選択することが望ましいでしょう。また、経理担当者によって、仕訳する勘定科目が変わることがないように、社内で統一しておくことが大切です。

【パターン別】ガソリン代の勘定科目の設定

上述で触れた通り、ガソリン代の勘定科目には選択肢があります。しかし、費用の内訳や車の使用頻度などによって、次のように適している科目があります。それぞれを確認していきましょう。

車両費に仕訳したほうがいい場合

「車両費」の勘定科目はガソリン代以外にも、車検・点検など車両のメンテンス費用や、車両にかける保険料なども仕訳できます。

「車両費」勘定はとても便利で、車両に関わる様々な費用を、この勘定科目だけで仕訳できるため、管理がしやすい点がメリットです。車両を使うのがそれほど多くなく、保有数も少ない会社であれば、「車両費」は使いやすい勘定科目といえるでしょう。

旅費交通費に仕訳したほうがいい場合

「旅費交通費」といえば、一般的には業務上で発生した旅費の仕訳で使われる勘定科目で、新幹線の乗車券や飛行機の航空券、出張時の宿泊費などが該当します。

ガソリン代を「旅費交通費」で仕訳し、車両のメンテナンスを「車両費」で仕訳すると、ガソリン代としての費用がわかりやすくなります。車両を頻繁に利用する会社なら、メンテンスとガソリン代を分けられるため、管理がしやすくなります。

燃料費に仕訳したほうがいい場合

「燃料費」は、主に燃料代として費用が発生したときに使う勘定科目です。この燃料には、ガソリンの他、軽油、重油、オイル、灯油などが含まれます。ガソリンというと車両に限定されますが、重油や灯油などは車両以外で使われる燃料であり、暖房や給湯のボイラ―運転に使われています。
「燃料費」と「車両費」で分けて仕訳すると、ガソリン代に使用料もわかりやすくなります。車両の使用頻度が高い業務の場合は、おすすめの仕訳方法です。

消耗品費に仕訳したほうがいい場合

「消耗品費」は、幅広く使われる勘定科目です。写真の現像代やコピー印刷代の仕訳も可能で、この他、取得価格10万未満のものであれば該当します。

車両の使用頻度が少ないなら、ガソリン代は「消耗品費」で仕訳するのがよいでしょう。経費全体の中で、ガソリン代の割合が少ないため、様々な経費を処理する消耗品費は便利です。

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ガソリン代の勘定科目に関する注意点

ガソリン代を経費として仕訳して、確定申告をする場合、どのような点に注意すべきでしょうか。次の3つのポイントをご紹介します。

一度決めた勘定科目は途中で変更せず継続する

ガソリン代の勘定科目は様々あり、基本的にはどれを選択しても問題ありませんが、一度どれかを選択したら、途中で変更することなく、継続して同じ勘定科目を使うようにしましょう。
勘定科目を変えてしまうと、実際に費用となったガソリン代が分けられてしまい、経費を集計するときに正しい財務分析ができなくなってしまいます。
また、対外的にも、業績の操作をしていると誤解を招く恐れがありますので、継続性の原則を徹底することが大切です。

未使用分は貯蔵品として計上する

もし、決算時に未使用分のガソリン代があるときは、「貯蔵品」として計上します。未使用ということは、経費として発生していないと考えられます。燃料費、消耗品費などとは分けておく必要があります。

消費税の区分をしっかり確認する

ガソリン代は、一般的に税込み表示になっています。税別表示は消費者の混乱を招く恐れがあるためです。ガソリン代と軽油代では、税の取り扱いに違いがありますので、注意しましょう。

ガソリン代と軽油代の違いとは?

一般的な車両はガソリンが燃料になりますが、車種によっては軽油が燃料の場合もあるでしょう。どちらも燃料には変わりがないのですが、実は税金の扱いに違いがあります。

まず、ガソリン代の税金ですが、こちらは「ガソリン税」「石油税」「消費税」が含まれます。一方、軽油代の税金は、「石油税」「消費税」「軽油引取税」が含まれます。

ここで注意しなければならないことは、「軽油引取税」は「課税ではない」という点です。税額の計算式で表すと次の通りです。

  • ガソリン代=(本体価格+ガソリン税+石油税)×消費税
  • 軽油代=(本体価格+石油税)×消費税+軽油引取税

軽油引取税は「課税ではない」ということですが、区分は「非課税」ではなく、「不課税仕入」になります。あまり頻度のない区分になりますので気を付けましょう。「租税公課」勘定科目を使うことも可能です。

このように、ガソリン代と軽油代では税区分に違いあります。そのためそれぞれを区別して仕訳をしないと、消費税の集計にも誤差がでてしまいますので、常に意識して処理するようにしましょう。

まとめ

ガソリン代は、どの会社でも必ずといってよいほど、出てくる仕訳です。今回は、車両の使用頻度によって適した仕訳方法や税区分の注意点などをご紹介しましたので、ぜひ参考にしていただき、決算書類作成時で勘定科目をまとめる際に誤りのない実務処理に繋げてください。

経費の仕訳チェックを手作業で行うことで、ミスが出てしまうことがあります。経費精算システムを活用することで、経費の承認や仕訳チェック、税区分などをスムーズに短時間で行うことができ、経費処理の負担がぐっと少なくなります。クラウド型で出先からも対応できるシステムなら、さらに便利に活用できます。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

渡部 彩子

渡部 彩子

自動車関連の社団法人にて10年以上に渡り管理部門を経験。この経験を活かし、経理・総務・人事をテ ーマとしたコンテンツ制作を幅広く執筆。