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出張旅費規程の無料サンプル｜記載項目と作成時のポイントは？

出張の機会が増えると、経費の管理や精算がますます煩雑になります。企業にとっては、従業員の出張に伴うコストを効果的に管理し、不必要な支出を防ぐために、出張旅費規程を整備することが重要です。

この記事では、出張旅費規程の無料サンプルをご紹介し、記載すべき項目と作成時のポイントについて詳しく解説します。出張旅費規程の作成は、経費の効率的な管理と節税効果を実現するための第一歩です。これから出張旅費規程の作成を検討される方は、ぜひ参考にしてください。

出張旅費規程の無料サンプル

出張旅費規程の整備は、出張に伴う経費の管理を効率化し、企業と従業員双方にメリットをもたらします。企業が出張に関わる費用を明確に定めておくことで、経理業務の標準化と透明性が向上し、不必要な支出を抑制することが可能です。しかし、多くの企業では「どこから手をつけたら良いのか」「具体的な項目は何を含めるべきか」などの悩みがあるかと思います。そこで、この記事では無料で利用できる「出張旅費規程のサンプル」を提供しています。

出張旅費サンプルは、ワード形式であるため、ダウンロードして編集することも可能です。無料で提供しているので、出張旅費規程の作成を検討している企業や、既存の規程を見直したいと考えている企業にとって非常に有用となるでしょう。必要な項目をカスタマイズして、自社の実態に合った規程を作成することができるので、経理や総務の担当者にとっては、大きな手間を省くこともできます。

サンプルには、出張旅費規程の基本的な構造が組み込まれていて、以下の内容をカバーしています。

• 規程の目的
• 適用範囲
• 出張の定義と種類
• 出張に関わる経費の内訳（交通費、宿泊費、日当など）
• 出張手続きの方法
• 精算手続きの方法

出張旅費規程にこれらの項目が含まれているため、企業の実情に合わせて編集するだけで、迅速に規程を整備できます。また、労働基準監督署への提出などの手続きもスムーズに行えるように、就業規則の一部としてフォーマットを整えることも可能です。

無料サンプルをダウンロードして、効果的な出張旅費規程を整備し、経費管理の効率化を図りましょう。さらに詳しい内容や、出張旅費規程のメリット、節税効果については、以下の記事からご確認ください。

これらの記事では、出張旅費規程を活用するための具体的なメリットや、制度上の注意点なども詳しく説明されています。ぜひご活用ください。

経理プラス：出張旅費規程を作れば節税できる？メリットと注意点【サンプル付き】
経理プラス：インボイス制度における旅費精算｜適格請求書が不要のケースは？

出張旅費規程の基礎知識

出張旅費規程は、企業が従業員の出張にかかる経費をどのように取り扱うかを定めた重要なルールです。規程を整備することで、経費の精算が一貫性を持ち、経理業務の効率化や経費削減が可能になります。ここでは、出張旅費規程の基本的な知識とその目的について詳しく解説します。

出張旅費規程とは？

出張旅費規程とは、出張にかかる費用を正確かつ公正に管理するために、その取り扱いや精算方法を明文化した規程です。この規程には、交通費、宿泊費、食費、日当（出張手当）など、出張時に発生するさまざまな経費が含まれます。これらの費用は、規程に従って適切に処理されることで、従業員が安心して出張に行ける環境を整え、企業としても経費管理を明確化できます。

出張旅費規程を作る目的

出張旅費規程を整備する目的は多岐にわたります。以下にその主な理由を挙げて、詳しく解説します。

1. 出張にかかる経費の基準額を設定するため
出張旅費規程は、出張にかかる費用の上限や支給額を明確に定めます。これにより、従業員ごとに異なる経費の請求を防ぎ、不必要に高額な支出を抑えることができます。基準額を設定することで、企業としての経費管理が容易になり、経理処理の手間も軽減されます。


2. 日当を損金として扱えるようにするため
日当とは、出張した従業員への手当で、交通費や宿泊費の実費とは別に支払われる金銭です。この日当は、企業にとっては以下で説明するように損金として計上できるため、法人税の計算において経費として認められます。これにより、会社の課税所得を減少させ、結果として法人税の負担を軽減することが可能です。


• 消費税の課税取引で仕入税額控除の対象
日当は、消費税の課税取引として取り扱われ、仕入税額控除の対象となります。これにより、消費税の負担を減らすことができます。


• 従業員にとって非課税所得の対象
日当は給与所得とは異なり、非課税所得として扱われます。そのため、従業員にとっては所得税や住民税がかかりません。これにより、手取り額が増え、出張に対するインセンティブにもつながります。


• 社会保険料の対象外
日当は社会保険料の対象外であるため、従業員や企業の負担が増えることはありません。これにより、企業の人件費抑制にも貢献します。


3. 経費精算に関する業務の効率化
出張旅費規程を導入することで、経費精算に関する業務が効率化されます。統一されたルールに基づいて経費が精算されるため、経理担当者が個別に判断する必要がなくなり、業務の標準化が進みます。また、規程があることで、出張者自身もどのような費用が認められるかを理解しやすくなり、申請ミスや無駄なやりとりを減らすことができます。


4. 法人税の節約につながる
出張旅費規程を整備することにより、経費として認められる範囲が明確になるため、「日当」や「宿泊費」「交通費」などの企業は出張に関わる支出を最大限に損金算入できます。結果として、課税所得を減らすことができるため、法人税の負担を軽減することが可能です。特に、出張手当が非課税である点は、企業と従業員の双方にとって大きなメリットです。

出張旅費規程を適切に整備し運用することで、企業は経費管理の精度を高め、経理業務の負担を軽減しつつ、節税効果を享受できます。従業員にとっても、明確なルールに基づいて安心して出張業務を行える環境が整うため、全社的なメリットが大きいと言えるでしょう。

出張旅費規程に記載すべき項目

出張旅費規程は、従業員が出張する際の経費精算に関するルールを明確にするための重要な文書です。規程を適切に整備することで、企業は経費管理の効率化とコストの抑制を図りつつ、従業員にとっても安心して出張できる環境を整えます。本章では、出張旅費規程に記載すべき項目について解説します。

出張の定義

出張旅費規程を策定する際には、まず「出張」とは何かを明確に定義する必要があります。出張の定義が曖昧だと、対象となるケースが不明確になり、経費の精算で混乱が生じる可能性があります。一般的には、移動距離を基準に定めることが多く、例えば「片道100kmを上回る移動を伴う場合」を出張と定義します。また、日帰り出張と宿泊を伴う出張についても、それぞれの基準を明確にしておくことが望ましいです。

<出張の定義の例>

出張旅費規程の目的

出張旅費規程の目的は、出張にかかる経費の基準を設定し、企業と従業員の双方が経費処理をスムーズに行うための指針を提供することです。具体的には以下の目的があります。

• 経費の上限を定める：不必要な高額な出張経費の発生を防ぐ。
• 日当の損金計上：出張手当（日当）を経費として扱い、法人税の課税所得を減少させる。
• 業務の効率化：経費精算に関する手続きを標準化し、経理業務の効率化を図る。
• 従業員の負担軽減：明確なルールを提供することで、出張の計画や経費精算を簡素化する。

出張時の勤務時間の取り扱い

出張時の勤務時間の取り扱いも明確に定めておく必要があります。出張中は通常の勤務時間と異なり、移動時間や宿泊を伴う場合もあります。そのため、出張中の時間をどのように勤務時間としてカウントするかを規程することが重要です。

<勤務時間の取り扱いの例>

出張旅費の種類

出張旅費規程には、支給される経費の種類を明確に記載することが求められます。具体的には、以下のような項目が含まれます。

• 交通費：公共交通機関の利用や、社用車の使用にかかる費用。
• 宿泊費：宿泊にかかる費用。
• 日当：出張中の雑費や食事代などに充てるための手当。
• その他：必要に応じて、出張中の移動にかかるタクシー代や駐車料金など。

出張旅費の金額

出張旅費規程には、各費用の支給金額を明確に定める必要があります。金額を設定することで、従業員が安心して出張できると同時に、企業としても支出をコントロールしやすくなります。支給金額は、従業員の役職や出張の内容に応じて異なる場合があり、それらを明文化しておくと良いでしょう。

<出張金額の設定金額の例>

出張旅費の精算方法

出張旅費の精算方法も、出張旅費規程に明記しておくべき重要な項目です。精算手続きの詳細を明確にすることで、従業員はスムーズに精算が行え、経理担当者も迅速に処理を行うことができます。

<精算方法として定めておくことの例>

緊急時の対応

出張中に不測の事態が発生した場合の対応についても、出張旅費規程に記載しておくことが重要です。これには、出張先での事故、病気、災害時の対応などが含まれます。こうした緊急時の対応を事前に定めておくことで、従業員の安全確保が図られ、適切な対処が可能となります。

<緊急時の対応の例>

これらの項目を出張旅費規程に盛り込むことで、出張に関する経費の取り扱いが明確化され、企業としての経費管理が一貫したものとなります。出張旅費規程の整備は、経費の適切な運用と節税効果、業務の効率化に寄与するため、企業の成長と従業員の働きやすさを支える重要な要素です。

出張旅費規程作成時のポイントと注意点

出張旅費規程は、企業の経費管理を効率化し、従業員の出張に関わる手続きを明確にするうえで拠り所となるものです。適切に作成された出張旅費規程は、企業の財務健全性を保ちながら、従業員の働きやすさを向上させる効果があります。しかし、作成にはいくつかのポイントと注意点があり、これらを押さえることが重要です。以下では、出張旅費規程を作成する際の具体的なポイントと注意点を解説します。

出張旅費規程を作成する際のポイント

出張旅費規程を作成するうえでは、以下のポイントをしっかりと押さえておきましょう。

正しい手順で作成する

出張旅費規程の作成には、いくつかのステップが必要です。適切な手順を踏むことで、規程の運用がスムーズになり、社内の混乱を防ぐことができます。

1. 必要事項を記載した出張旅費規程の草案を作成する
最初に出張旅費規程の草案を作成し、必要事項をすべて盛り込むことが重要です。これには、出張の定義、出張費の種類と金額、精算方法、緊急時の対応などが含まれます。


2. 株主総会で承認を得る
出張旅費規程は、会社の正式な規程として運用されるため、株主総会や取締役会での承認が必要です。これにより、規程の正当性と企業全体でのコンセンサスを確保します。


3. 就業規則と同様のフォーマットで作成する
出張旅費規程は就業規則の一部として扱われることが多いため、フォーマットもそれに揃えて作成します。これにより、規程の一貫性が保たれ、従業員にも理解しやすくなります。


4. 就業規則と併せて労働基準監督署に提出する
完成した出張旅費規程は、就業規則とともに労働基準監督署へ提出します。この手続きを経ることで、規程が正式に認められ、「周知すること」によって法的な効力を持つようになります。


5. 出張旅費規程について従業員に周知する
最後に、出張旅費規程を従業員全体に周知することが必要です。説明会の開催やマニュアルの配布などを通じて、規程の内容を全員が理解し、従うことができるようにします。

金額は定期的に見直す

出張旅費規程に定める費用の金額は、社会通念上適正であることが求められます。出張費用の相場は時間の経過とともに変動するため、定期的に見直しや更新を行うことが必要です。

• 相場に合わせる：交通費や宿泊費、日当の金額が現状の相場と大きく乖離していないかを確認し、必要に応じて修正します。
• 金額の明確化：規程では、各経費の支給金額を具体的に定めることが重要です。曖昧な表現を避け、明確に金額を記載することで、従業員が安心して規程を利用できます。

想定外の事態を想定し、例外事項の規程を作っておく

出張中には、想定外の事態が発生することもあります。悪天候による交通機関の遅延、災害、事故など、さまざまなリスクに対応できるよう、例外事項の規程を設けておくことが重要です。

例えば、天候不良で予定していた交通機関が利用できない場合の代替手段の利用条件、緊急時の追加経費の精算方法などを規程します。これにより、従業員は緊急時にも安心して対応でき、会社も迅速に対応できます。

就業規則と整合性を取れるようにする

出張旅費規程は就業規則の一部として運用されるため、両者の整合性を保つことが不可欠です。規程の内容が就業規則と矛盾しないよう、内容を整合させる必要があります。

勤務時間の取り扱いや休暇の扱い、労働条件などが就業規則と矛盾しないように規程を調整しなければなりません。例えば、出張中の勤務時間を所定労働時間としてカウントするかどうかなど、細部まで整合性を保つことが求められます。

ポイントやマイルの取り扱いについて定めておく

出張中に貯まるポイントやマイルの扱いについても、規程で明確に定めることが推奨されます。これにより、企業と従業員の双方にとってトラブルを避けることができます。例えば、会社が負担した経費で貯まったポイントやマイルは、原則として会社に帰属する、などの規程を設けておきます。これにより、ポイントの私的利用を防ぎ、会社のコスト管理を徹底することが可能です。

出張旅費規程を作成する際の注意点

出張旅費規程を作成する際には、以下で紹介するポイントに注意しましょう。

会社の支出が増えるおそれがある

出張旅費規程を整備することで、これまで支給されていなかった従業員にも日当が支給されるようになる可能性があります。これにより、企業全体の支出が増加することを念頭に置く必要があります。

例えばこれまで役員や一部の従業員のみが対象だった出張手当が、全従業員に適用されるようになると、支出が大幅に増加する可能性があります。また、実費精算から固定額への変更を行う場合、実費を超える支出となるリスクも考慮する必要があるでしょう。

税務調査で必要になる書類を残さなければならない

出張旅費規程に基づく経費精算では、税務調査の際に必要な書類の管理が求められます。出張報告書や領収書、精算書など、証拠書類を適切に保存することが重要です。例えば、出張報告書には、出張の目的や日程、訪問先などの詳細を記載し、出張日当の支給根拠とします。また、領収書などの証拠書類も税務調査時に求められるため、紛失せず適切に管理することが求められます。これにより、経費の妥当性を証明し、税務リスクを軽減することが可能です。

出張旅費規程を適切に作成し、従業員と企業の双方にとって有益なものとするためには、これらのポイントと注意点を十分に理解しておくことが不可欠です。これにより、出張にかかる経費の管理が一層スムーズになり、企業全体の業務効率化につながります。

まとめ

出張旅費規程は、出張にかかる経費の管理を統一化し、従業員の出張に関する手続きを効率化するために欠かせないものです。適切な規程を作成することで、企業は出張者の手配や経費精算の手間を省き、経理担当者の負担を軽減できます。また、日当の設定により、節税効果を享受することが可能です。作成時には、相場を考慮した金額設定や、想定外の事態への対応を規程に盛り込むことがポイントです。企業のニーズに合わせて、柔軟かつ効果的な規程を整備し、経費管理の最適化を図りましょう。

出張旅費規程に関するQ&A

出張旅費規程は、企業の出張に関連する経費を管理し、従業員の出張を円滑に進めるためのルールを明確にするために重要なものです。出張費の精算や日当の設定、対象となる出張の判断基準など、具体的な疑問に対する回答を通じて、規程の運用方法を理解していきましょう。