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支払通知書のインボイス対応・無料エクセルテンプレート｜作成メリットと記載項目は？

支払通知書の無料エクセルテンプレート

支払通知書をパソコンで作成する場合は、エクセルでテンプレートに入力する方法が便利です。入力後はPDFファイルとして送付したり、紙に印刷して送付したりします。

支払通知書のテンプレートは以下のフォームから無料ダウンロードが可能です。
なお、本テンプレートはインボイス制度に対応しており、エクセル形式で使いやすい点がおすすめです。
個人・法人を問わず利用できるため、支払通知書のテンプレートを使用していないお客様はぜひご活用ください。

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支払通知書についての基礎知識

まずは支払通知書について、どのような場面で発行するのか、誰に対して送付する書類か、請求書や領収書との違いなどを解説します。

支払通知書とは？

支払通知書とは、買い手側（支払側）が売り手側（支払先）に対して、支払いが確定している取引内容を通知するための書類です。

納品後（売り手が請求書を発行する前）に支払通知書を発行するのが一般的で、主に日付や金額、取引内容の詳細などを記載します。なお、発行は義務付けられていないため、支払通知書を作成しない事業者もあります。

支払通知書を作成するメリット

作成は義務ではありませんが、買い手側には支払通知書を発行するメリットがあります。

まず、買い手と売り手とで企業間の認識を統一できる点です。請求書の発行前に請求書に記載すべき内容の記載ミスや記載漏れを防ぐことができ、認識のズレによる差し戻しの手間などを減らせます。経理業務の円滑化も期待できるでしょう。

さらに、支払通知書は請求書の代わりになることがあります。買い手と売り手の話し合いが必要ですが、支払業務の円滑化が可能です。

支払通知書と似た書類との違い

支払明細書との違い

支払通知書や支払明細書には、明確な名称や内容の決まりがありません。そのため、支払通知書を支払明細書として用いても問題はないでしょう。

請求書との違い

請求書と支払通知書とでは、送付先や発行の目的が異なります。
支払通知書は取引内容や料金の内訳を確認するために、買い手から売り手に対して発行されます。一方、請求書は納品した商品やサービスの対価として支払いを請求するために、売り手から買い手に対して発行されます。

領収書との違い

領収書と支払通知書とでは、支払いが完了しているかどうかが異なります。
領収書は代金の支払いが完了したことを証明するために、売り手が発行する書類です。
支払通知書は代金を支払う前に発行されるのに対し、領収書は代金を支払った後に発行される点で異なるということです。

支払管理表（支払予定表）との違い

支払管理表と支払通知書とでは、書類の目的が異なります。
支払管理表は請求書の内容を基に、どの取引先に、いつまでに、いくらの金額を支払うのかまとめた書類です。主に買い手が社内で取り扱う書類であるため、支払通知書とは異なり外部に送付は行いません。

支払証明書との違い

支払証明書と支払通知書とでは、発行された段階で代金の支払いが完了しているかどうかが異なります。
支払証明書は少額のバス代や電車代のように、領収書が発行されない取引があった場合に従業員等が社内で経費精算を行う場合などに発行する書類です。このように、買い手が自社内で発行することが一般的です。

経理プラス：ビジネス書式テンプレート ダウンロード【請求書】
経理プラス：ビジネス書式テンプレート ダウンロード【領収書】
経理プラス：ビジネス書式テンプレート ダウンロード【支払予定表】
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支払通知書に記載すべき項目

支払通知書を発行する際、記載すべき項目で迷う担当者も多いでしょう。ここからは支払通知書の記載項目について、インボイス制度対応のものも含めてご紹介します。

支払通知書の主な記載項目

支払通知書を作成する際、法律上満たさなければならない項目はありません。
ただし、証憑書類に該当するため、記載漏れや記載ミスがないように記入することが重要です。

＜支払通知書の主な記載項目＞

インボイス対応の支払明細書に追記する項目

インボイス制度に対応するには、従来の支払通知書に追記するべき情報があります。これらが記載されていない場合、仕入税額控除を受けられないため、忘れずに記載しましょう。

＜インボイス制度に対応する場合に追記する項目＞

支払通知書の記入例

上の画像は、先に挙げた必要項目を記載した支払通知書のサンプルです。消費税は品名ごとに記載するのではなく、まとめて記載することになります。また、税率ごとに対象の税抜金額と税額をまとめて記載する点も注意が必要です。

エクセルテンプレートであれば、品名ごとに必要事項を記入するだけで、これらの合計金額が自動で計算されます。エクセルテンプレートを活用することで、抜け漏れの防止や経理業務の効率化が期待できるでしょう。

支払通知書を作成する際の注意点

保管期間に注意する

企業や個人が支払通知書を作成・発行した場合には、控えを保管しなければなりません。支払通知書は国税関係書類に該当するため、決算や確定申告の後も一定期間保存が必要な書類となります。

保存期間は法人と個人とで異なります。法人の場合は7年間の保管が必要です。法人では書類発行日から7年後の法人税確定申告期限日までとなっています。

また、フリーランスや個人事業主の場合は5年間の保管が必要です。青色申告・白色申告に関わらず、書類発行日から5年後の所得税確定申告期限日までが保管期間となっています。保管期間を間違えないように注意しましょう。

電子帳簿保存法、インボイス制度への対応が必要になることがある

電子帳簿保存法は、電子データで作成・保存された帳簿や書類に対する規制を定めており、電子取引データによるものは電子データでの保存が義務付けられました。そのため、電子メールやインターネット上のサービスなどを利用して支払通知書を送付、または受け取った際は、電子データで保存する必要があります。

また、2023年に施行されたインボイス制度により、適格請求書発行事業者に求められる支払通知書の記載事項が増えており対応が必要です。

まとめ

今回は支払通知書に記載すべき情報やインボイス対応に必要な情報、送付のタイミング、注意点などをご紹介しました。
電子帳簿保存法に対応するには、エクセルなどで作成することで書類の電子化も容易に可能です。
さらにテンプレートを使用することで、自動計算と自動入力ができるためバックオフィスや支払業務の効率化が期待できるでしょう。経理プラスおすすめのテンプレートも掲載しておりますので、ぜひご活用ください。

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支払通知書に関するQ&A

最後に支払通知書に関してよくある質問とその回答をご紹介します。