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請求明細書に使えるテンプレート（法人宛）｜主な記載項目と作成時の 注意点

明細書は欠かすことができない書類です。取引内容が詳細に記載されているため、企業間や個人間における支払い関係のトラブルを防ぐことができます。ただ、請求書や見積書などの他の書類と比べると、馴染みがないと感じる方も多いのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、請求明細書の基礎知識と主な記載項目、作成時の注意点について解説していきます。経理担当者の方はもちろん、個人事業主の方にも有用な情報なので、ぜひ最後までご確認ください。

請求明細書の基礎知識

まずは、請求明細書の基本的な知識を解説します。請求書とは何が違うのでしょうか。

請求明細書とは？

請求明細書とは、請求書に記載された金額の内訳を示す書類のことです。発行義務のある文書ではありませんが、取引内容の詳細を確認するのに便利です。企業によっては、請求書に詳細な明細欄を設け、請求書と請求明細書を一つにまとめている場合もあります。

請求書と請求明細書の違い

請求書と請求明細書とでは、発行目的が異なります。

まず請求書とは、商品やサービスの対価として、取引相手に支払いを求める目的で送付する書類です。企業間や個人間で取引が行われた事実を証明することで、支払いについての紛争やトラブルを回避します。

一方で、請求明細書の目的は、請求額の内訳や取引の詳細を互いに確認できるようにすることです。請求書と併せて取引先に送付することで、取引先は請求内容の正確性についてスムーズに確認できるようになります。

請求明細書を発行するタイミング

請求明細書は、請求書と同時に発行することが一般的です。請求明細書の役割は請求書の内容を補足することであり、取引先はこれらの書類を併せて確認することになるからです。特に掛売方式の場合、請求明細書を発行するメリットは大きいと言えます。掛売方式とは、毎月複数回の取引を行い、毎月の締め日にまとめて請求書を発行する方式のことです。この方式では、実際の取引日時や費用などを確認する必要があるため、請求明細書を用意することで、請求業務の効率化が期待できます。

ただし、請求書に詳細な内訳を記載することで、別途請求明細書を用意しないケースも多いです。

請求明細書の主な記載項目

請求明細書の書き方に明確な規定はありませんが、一般的な記載項目は決まっています。ここでは、各項目の細かな注意点を確認していきましょう。

①取引の内容の明細

取引対象となった商品・サービスの名称、日付、数量、単価、金額などを記載します。金額に関しては、不要な支払いのトラブルを避けるため、本体価格と税額を分けて記載したほうが良いでしょう。なお、請求書と請求明細書を別々に発行する場合、請求書のほうには詳細な内訳を記載しないケースがあります。

②合計金額

合計金額を記載する場合には、一般的な見積書などと同様に、提供した商品・サービスの税抜き金額の小計、消費税と併せて、最終的な合計金額を記載することがあります。ただし、合計金額が請求書に記載されている場合は、必ずしも請求明細書に合計金額を記載する必要はありません。

➂見積書番号

見積書に割り振られた管理用の通し番号（見積書番号）を請求書・請求明細書にも記載することで、関連する書類を連携して管理できるようになります。

④発行日

請求明細書の発行日を入力する欄です。請求明細書の役割は請求書を補助することなので、請求書の発行日と揃えてください。情報に齟齬があった場合は、再発行が必要となります。なお、請求書の発行日の決め方としては、取引先の締め日や商品・サービスの納品日に合わせる方法が一般的です。

⑤請求先（宛先）

請求書と情報を一致させましょう。請求先の担当者が決まっている場合は、まず「会社名」を明記し、その次に「事業部」の情報、最後に担当者の名前を記入し、末尾に「様」を付け加えます。特定の担当者がいない場合は、「会社名」の末尾に「御中」と記載します。

⑥提出者

発行者の情報を記載します。会社名、郵便番号、住所、電話番号、FAX、担当者名を記入しましょう。担当者名は屋号にするケースもあります。

請求明細書を作成するときの注意点

ここでは、請求明細書の作成に際して、注意すべき4つのポイントを解説します。

メールで送付する際は、事前に相手方の了承を得る

請求明細書をメールで送付する場合は、あらかじめ取引先の担当者に提案して、同意を得ておきましょう。電子化によって、相手方の書類の管理方法や仕事の進め方などが変わる可能性があるため、事前説明は欠かせません。また、メール送付の提案を行う際は、変更内容を記載した文書を作成しましょう。口頭伝達のみでは、認識の齟齬が生じやすくトラブルのもとになるためです。さらに、請求明細書の原本を郵送するか、電子印鑑を利用するかといった点も、取引先と協議しておくことをおすすめします。

請求明細書の送付を電子化することで、請求業務の効率化につながります。郵送・印刷にかかる手間やコストが抑えられ、作業効率は向上するでしょう。

なお、電子データをやり取りする場合は、電子帳簿保存法という法律の要件を満たすよう注意してください。同法では、書類をスキャナ保存する場合の保存要件などが定められているため、データの保存方法や保存義務などを把握しておく必要があります。

取引内容の記載は詳細かつ正確に行う

請求明細書の役割は、取引内容および請求金額の内訳を明らかにすることです。そのため、商品やサービスの数量、消費税額、合計金額などは詳細かつ正確に記載しましょう。また、イレギュラーな対応や金銭のやり取りが発生した場合には、その旨を備考欄に残しておくことが大切です。数年後に、別部門の方や後任の担当者が請求明細書を確認することも考えられるので、誰がみても分かるような記載にする必要があります。

また、請求明細書の正確性を担保するために、以下の項目を重点的にチェックしてください。

• 単価や件数などに誤りがないか
• 請求書の情報（請求書番号など）と一致しているか　

記載ミスを防ぐためには、社内でダブルチェックを実施することも有効です。

書式を統一しておく

請求明細書を作成する際は、元となる請求書と書式（フォーマット）や記載事項の書き方を統一しておきましょう。そうすることで、相手方の企業は取引内容を把握しやすくなり、自社においては文書管理の円滑化や工数削減につながります。

取引の頻度で管理方法が異なる場合がある

相手方との取引の頻度により、「一括請求」にするか「都度請求」にするかを変えたほうが良いケースがあります。例えば、毎月何度も取引がある取引先に対しては、複数の請求内容をひとまとめにしたほうが、請求書および請求明細書の発行・送付にかかる手間などを削減できます。取引先の意向を考慮する必要はありますが、一括請求によって、自社だけでなく取引先の工数を減らすことが可能となるでしょう。一方で、取引が月に1回、あるいは不定期である場合には、都度請求のほうが効率的です。

まとめ

今回は、請求明細書について説明しました。発行義務のある書類ではないものの、取引内容や支払い金額の内訳を明らかにすることは、企業と取引先の双方にとってメリットがあります。本記事でご紹介した記載項目やポイントに留意することで、請求漏れや過剰請求といったトラブルの防止にもつながるでしょう。

なお、請求明細書の作成にあたっては無料でダウンロードできるテンプレートなどをご利用ください。記載項目の抜け漏れが出づらく、書類作成業務が効率化します。