【インタビュー】経費精算業務が大幅効率化！グループ全体で業務改善に取り組んだ株式会社クレハの取り組みとは

＞＞国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。

今回はラクスが提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」を導入した、株式会社クレハ様の導入事例をご紹介します。

※本記事は「楽楽精算」の以下の事例記事の内容を一部編集して掲載しています。
年間2万時間削減！グループ導入で経費精算を効率化

株式会社クレハとは

どこにも無ければ、創ればいい。「ナケレバ、ツクレバ。」それが株式会社クレハ様のこだわり、開発精神です。同社は1944年の創業以来、独創的な発想と技術でモノづくりを続けています。

日本初の家庭用ラップ「クレラップ」。人々の健やかな生活を支える医薬品や農薬、自動車、電気・電子などの先端産業を支える機能製品など、その分野は多岐にわたります。社会の発展と環境との調和に貢献する価値あるモノづくりを行い、グローバルに展開されています。

申請者と経理部門の双方で業務の負荷がかかっていた

弊社グループの経費精算業務は、大半の会社で、紙やエクセルの経費精算書に記入して領収書や請求書の原本を添付して経理部門に申請するという方法でした。そのため、紙面でのやり取り、内容のチェック、管理システムや会計システムへの再入力など、非効率な部分があり、申請者・経理部門の双方で業務負荷となっておりました。弊社を含めた国内グループ会社において、経理・財務業務の効率化が求められている中で、経費精算に特化したシステムをグループ各社で統一して導入することを検討し始めました。

比較・検討にあたっては、まずはインターネット検索で調べる所からスタートしました。その中で、経費精算システムとして有名な数社に同時に問い合わせを行いました。 弊社グループでは、会計システムを含め基幹システムが統一されています。その入力項目や管理項目が多岐にわたるため、必須項目をマスタデータや仕訳データとして連携できることを第一条件としていました。同時に問い合わせた数社の経費精算システムの中から、その条件を満たすシステムにまず絞り込みを行いました。その結果「楽楽精算」ともう1社の比較になり、コスト面で優位だった「楽楽精算」の導入を決定しました。

また、「楽楽精算」は累計導入社数が国内No.1 (※１)ということ、その運営会社もプライム市場上場という安心感があったことも決め手の1つでした。

※1: デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号）より

経費精算業務の時間削減とペーパーレス化で生産性が向上

経費精算にかかる時間が半減！年間2万時間以上削減された

経費精算システムをグループで統一したものを使うことで、各社の処理方法(規定や勘定科目など)の違いが具体的に見えるようになりました。これにより、グループ各社における経費精算業務の標準化や効率化を推進することができるようになりました。 具体的な変化としては、導入以前は、経費精算や請求書処理に、申請者・承認者・経理部門のすべての作業を終えるまでに1件あたり約20分かかっていました。グループ全体で、申請は月に1万件以上ありますので、単純計算で、月に3,600時間かかっておりました。導入後は1件あたり10分程度で終えることができるようになったので、月に1,800時間、年間で2万時間以上も削減できるようになりました。

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効率化だけではなく、電子帳簿保存法への対応もできるように

「楽楽精算」に領収書や請求書などの証憑類を添付できるので、紙面でのやり取りを廃止することができるようになりました。システム上だけで申請・承認・チェックができるようになったことは特に業務効率化につながりました。また、領収書や請求書の郵送代もかからなくなりましたので、コスト削減効果としても非常に大きな効果がありました。
また、グループ会社の中には、リモートワークを実施している会社や拠点があり、経費精算業務のために出社する必要がなくなりました。コロナ禍ということもあり、経費精算担当者が急に自宅待機となってしまった場合でも、出社している従業員に請求書スキャンを行ってもらうことで、担当者が自宅から経費精算をすることができたという声も聞いております。

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経費精算システムはグループ導入に大きなメリットを感じる

これまでの紙やエクセルでの申請のやり方から、システムへの直接入力や領収書・請求書のスキャンといったやり方に変わるため、手順変更への理解を促す必要がありました。各社で説明会や事前トレーニング期間を設けることで、理解が得られるようにしました。

それでも導入直後は、申請者から問い合わせや相談が相次ぎ、対応に手いっぱいになる状況になりました。しかし、次第に慣れてきたのか、習熟が進むにつれて、システム上で経費精算業務が完結するということを好意的に受け止めてもらえたと感じております。

弊社のように、グループ会社全体で統一したシステムを導入することで、例えば、グループ会社間での出向があった場合でも、システム利用に対する教育コストを大幅に減らすことができ、得られるメリットは非常に大きいと思っております。

機能追加で状況に合わせて柔軟に利用して効率化を目指す

弊社グループにおいては、従業員個人の経費精算だけでなく、外部からの請求書処理(支払依頼)も行うことを含めて、「楽楽精算」を導入しました。メニューごとの設定や利用が可能なため、段階的な導入や、追加オプションによる機能拡大をしていくことも可能だと考えています。会社の規模や状況に合わせて柔軟な使い方ができることが強みだと思っており、今後の機能追加などにも大きな期待を寄せております。

まとめ

今回は株式会社クレハ様の事例をご紹介しました。グループ会社で経費精算システムを統一することによって、各社の処理方法が可視化され、結果、経費精算業務の時間を半減されるなど、大きな業務改善を実現されており、素晴らしいと思いました。皆様も是非参考にされてはいかがでしょうか。

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