請求書の電子化とは？注目される理由とシステム選びのポイント

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

請求書の電子化は、ビジネスのデジタルトランスフォーメーションの重要な一環として、今や多くの企業にとって必須の業務改革となっています。この記事では、請求書を紙から電子データに移行する「請求書の電子化」について詳しく解説し、なぜこの動きがビジネス界で注目されているのか、その理由を深掘りします。

2022年1月の改正電子帳簿保存法の施行により、電子請求書への移行はもはや選択ではなく必須の対応となりました。この法改正は、企業が電子取引のデータを電子形式で保存することを義務付け、電子請求書の普及に一層の追い風を吹かせています。また、新型コロナウイルス感染症の影響により加速したテレワークの普及や、バックオフィス業務のデジタル化推進も、請求書の電子化を促進する要因となっています。

さらに、この記事では、請求書の電子化に適したシステムの選び方についても触れます。専用のシステムを導入することで、請求書に関するデータを一元管理し、作業の効率化やコスト削減を実現することが可能です。操作のしやすさ、他システムとの連携、トライアル期間の有無、セキュリティ体制、サポート体制など、システム選定時のポイントを明確にします。

まずは、請求書の電子化について知っておきたい基礎知識から解説していきましょう。

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請求書の電子化についての基礎知識

請求書の電子化は、ビジネス運営の効率化において重要な要素です。電子化をすることで、伝統的な紙ベースの請求書が電子データ化され、管理や送付がデジタル方式で行われるようになります。この変革は、単に形式を変更するだけでなく、業務プロセスの合理化やコスト削減にも大きく貢献します。

「請求書の電子化」の意味

請求書の電子化とは、紙の請求書から電子データ化された請求書に移行することを意味します。このデジタル化された請求書は「電子請求書」、「Web請求書」、「電子インボイス」、「クラウド請求書」などとも呼ばれ、情報技術の進展に伴い、ますます一般的になっています。電子請求書は紙の請求書と同様の法的効力を持ち、データの保存や管理、送付が容易であるため、多くの企業に採用されています。

電子化した請求書の送付方法

電子化された請求書を送付する方法は複数ありますが、主に以下の3つが代表的です。

1.メールに添付する

最もシンプルな方法の一つが、請求書をPDFファイルに変換し、それをメールに添付して送付する方法です。このプロセスでは、まずWordやExcelなどのアプリケーションで作成された請求書をPDFファイルに変換します。また、すでに紙で印刷された請求書がある場合は、スキャナを使用してこれをデジタル化し、同様にメールに添付して送信します。この方法は手軽で迅速ですが、誤送信や情報漏洩のリスクがあることに注意が必要です。

2.オンライン上で共有して、取引先にダウンロードしてもらう

別の方法として、オンラインストレージやファイル共有サービスを利用し、取引先が請求書をダウンロードできるようにする手法があります。この方法では、発行側が請求書データをオンラインプラットフォームにアップロードし、取引先にダウンロード用のリンクを提供します。このアプローチはセキュリティ面で優れており、誤送信のリスクを低減できますが、取引先がダウンロードするまでの追跡や確認が必要になる場合があります。

3.システム上で請求書を発行し、取引先へ通知する

さらに進んだ方法として、専用の請求書発行システムを用いる方法があります。このシステムを使用すると、請求書を直接システム上で作成し、発行後に取引先に通知を行います。取引先は指定されたプラットフォームまたはシステム上で請求書を直接閲覧し、必要に応じてダウンロードすることができます。この方法は、データの一元管理や迅速な情報共有が可能で、大量の請求書処理に特に適しています。

請求書の電子化が注目される理由

近年、請求書の電子化が多くの企業で注目されています。この変化は、法的な規制の変更、働き方の多様化、そしてデジタルトランスフォーメーション（DX）の進展によるものです。ここでは、それぞれの要因を詳しく掘り下げてみましょう。

電子帳簿保存法の改正

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法は、請求書の電子化に大きな影響を与えました。この法改正により、電子取引でやりとりされた国税関係の書類は、電子データで保存することが義務付けられました。この結果、多くの企業が電子化への対応を迫られることとなりました。

また、2023年12月31日までに設けられていた電子取引の電子データ保存に関する宥恕措置の期間が終了し、企業はより一層の電子化対応を求められる状況になりました。一方で、電子帳簿保存やスキャナ保存を行う際の事前手続きやタイムスタンプの要件の緩和もあり、電子化のハードルは下がり、取り組みやすい環境が整いました。

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テレワークの増加

働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策として、テレワークが急速に普及しました。テレワークの広がりは、インターネット環境さえあればどこでも業務が可能であるという新しい働き方を実現し、この新しい働き方の中で、電子請求書の重要性が高まりました。オフィス以外の場所でも請求書の受け取りや確認が可能になることで、遠隔地でもスムーズにビジネスを運営できるようになったのです。

バックオフィスのDXを推進する動き

バックオフィス、特に経理部門におけるDX推進の動きが進んでいます。DXとは、デジタル技術を活用し、業務プロセスや価値提供の方法を根本から変革することを指します。この動きは、定型業務の自動化による業務効率化、請求書の電子化によるコスト削減、ペーパーレス化による印刷・郵送・保管コストの削減、そしてセキュリティ対策の強化に貢献しています。

企業はこれらの変化に適応し、効率的かつコスト効果の高い運営を目指して、請求書の電子化を進めています。これは単なるトレンドではなく、ビジネスの持続可能性を高めるための重要なステップであると言えるでしょう。

請求書を電子化するメリット・デメリット

請求書の電子化は、近年のビジネスプロセスの変化において重要な役割を果たしています。しかし、その導入にはメリットとデメリットの両面が存在します。ここでは、請求書を電子化する際のそれぞれの側面を探っていきましょう。

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化するメリットとしては、以下のような4点が挙げられます。

1.作業効率の向上

請求書の電子化により、印刷や封入、郵送といった手間が大幅に削減されます。これは、作業の効率化に直結し、特に大量の請求書を取り扱う企業にとっては大きな利点です。また、請求書の再発行や修正依頼にも迅速に対応できるようになります。これにより人的ミスの減少や担当者の負担軽減にもつながるため、業務全体の質の向上に寄与します。

2.コストの削減

紙の請求書に比べて、電子請求書は印刷費、郵送費、保管用品などのコストが削減されます。これは中長期的な視点で見ると、企業の運営コスト削減に大きく貢献する可能性があります。

3.一括で管理・保管・共有しやすい

電子請求書はデジタルデータとして管理されるため、一括での保管や共有が容易になります。これにより、請求書関連のデータを迅速に取り出し、必要な場合に即座に共有することが可能です。

4.場所を問わずに業務を行える

電子化された請求書はインターネット環境があればアクセス可能なため、押印や承認のために出社する必要がなくなります。これは特にテレワークが広まる現代において、業務の柔軟性を高める一因となります。

請求書を電子化するデメリット

請求書を電子化するデメリットとしては、以下の3点が挙げられます。

1.初期費用やランニングコストがかかる

電子化を進めるためには、専用機器やシステムの導入が必要な場合があります。これらには初期費用がかかり、さらに運用やメンテナンスのためのランニングコストが発生することもあります。特に小規模な事業体にとっては、コスト面での負担が懸念される場合があります。

2.業務フローの見直しが必要になる

電子請求書への移行には、従来の業務フローの見直しが必要になります。これには時間と労力がかかり、社内のトレーニングやシステムのカスタマイズが必要になる場合があります。

3.取引先が請求書の電子化を希望しないおそれがある

すべての取引先が電子請求書を受け入れるとは限りません。中には紙の請求書を希望する取引先も存在するため、その場合は従来通りの紙ベースでの対応が必要となることがあります。これにより、一部の取引先に対しては二重の業務が発生することも考慮する必要があります。

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請求書を電子化するシステムを選ぶポイント

請求書の電子化は、効率的なビジネス運営において非常に重要です。このプロセスをスムーズに行うためには、適切な電子化システムの選択が必要不可欠です。請求書の電子化には専用システムの導入がおすすめです。その理由は、請求書に関するデータを一元管理できるようになったり、検索や共有を行いやすくなったり、システムで自動化できる業務が多く、作業負荷の軽減を期待できるからです。以下では、請求書電子化システムを選ぶ際に重要なポイントを解説します。

担当者が操作しやすいか

システムの操作性は重要な選択基準です。複雑な操作方法や自社の業務に適していないシステムでは、担当者がスムーズにシステムを活用することが困難になります。また、担当者が操作に負担を感じる可能性も考慮する必要があります。そのため、導入を検討する際には、現場の意見を積極的に取り入れ、利用者の視点から選択することが望ましいです。

他システムとの連携は可能か

ビジネスでは様々なシステムが連動して運用されることが多いため、電子請求書システムが他のシステムとスムーズに連携できるかどうかも重要です。例えば、会計ソフトやCRMシステムとの連携が可能なシステムを選ぶことで、データの一貫性を保ち、作業効率をさらに高めることができます。

導入前のトライアル期間があるか

システム導入前にトライアル期間が設けられているかどうかは非常に重要です。トライアル期間中にシステムを試用することで、実際の業務に適合するかどうかを確認できます。また、トライアル期間を利用して、担当者がシステムに慣れる時間を確保することもできます。

セキュリティ体制は十分か

請求書には取引情報が含まれているため、選択するシステムのセキュリティ体制が十分であることは不可欠です。データの漏洩や不正アクセスに対する防御策がしっかりと取られているシステムを選ぶことが重要です。

自社に合ったサポート体制か

導入後のサポート体制も選定の重要な要素です。トラブル発生時や操作に関する質問があった際に、迅速かつ的確なサポートを受けられるシステムを選ぶことが望ましいです。

また、サービスを導入しても経理担当者だけで自社の運用に合わせてシステムを構築するのは大変です。そのため、導入して運用が開始されるまでのサポートが手厚いところが特におすすめでしょう。

取引先の希望に合わせて、発行方法の変更が可能か

取引先が電子請求書に対応していない場合も考えられるため、必要に応じて紙の請求書を発行できる柔軟性を持ったシステムの選択が重要です。取引先のニーズに応じて発行方法を変更できるシステムであれば、ビジネス上の対応範囲が広がります。

請求書の電子化で業務を効率化しよう！

現代のビジネス環境では、請求書業務の効率化が企業の生産性向上に直結しています。そのために最適なソリューションが、クラウド型の電子請求書発行システム「楽楽明細」です。このシステムは、請求書発行業務の手間を大幅に削減し、ビジネスの効率化を実現します。

「楽楽明細」は、電子帳簿保存法や新たに導入されたインボイス制度にも対応しており、法的要件を満たしながらスムーズに請求業務を進めることができます。特に帳票発行に特化した機能は、あらゆるビジネスシーンでの請求業務をサポートします。

このシステムは、わかりやすく充実した機能を備えているため、システム操作が苦手な方でも簡単に利用できます。また、丁寧なサポート体制が整っているため、導入後も安心して使用することが可能です。

請求書の電子化により、印刷や郵送にかかる時間とコストを削減し、紙の請求書に関わる物理的な制約から解放されます。オンライン上での請求書の作成、発行、送付、管理が可能になるため、どこからでもアクセスし、迅速な対応が可能になります。

総じて、「楽楽明細」は、請求書の電子化を通じてビジネスの生産性を高め、より効率的な業務運営を実現するための理想的なツールです。請求書業務をスムーズにし、より重要なビジネス活動に集中したい企業にとって、最適な選択肢と言えるでしょう。

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請求書の電子化についてのQ&A

最後に、請求書の電子化についてQ&A形式で回答していきます。

■猶予措置とは

１．保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合
２．税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

上記の１・２のいずれも満たしている場合、改ざん防止や検索機能などの保存時に満たすべき要件は不要となる。電子取引データを単に保存しておくことができる。

出典：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました」

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。