請求書の無料Wordテンプレート｜作り方のポイントや注意点

請求書はWordでも作成できます。Wordは多くの人が使い慣れている文書ソフトであり、文字の入力やフォント変更、表や図形の挿入が自由にできるため、自社の仕様に合わせた請求書の作成が可能です。また、テンプレートを活用すれば必要な項目が揃った状態で作業でき、作成の手間を減らせるでしょう。

本記事では、Wordで請求書を作成するメリットや、Wordを使った請求書の作り方、作成の際の注意点などを解説します。

請求書の無料Wordテンプレート

請求書には、請求日や請求先、品目、金額などの記載が必要です。また、インボイス制度のもとで相手先が仕入れ税額控除の適用を受けるためには、必要な記載項目が明記された適格請求書を作成しなければなりません。

ここでは、請求書を簡単に作成できるWord形式の無料テンプレート（インボイス制度対応）をご用意しました。必要な項目があらかじめ揃っているため、請求書作成の手間を大幅に削減できます。ぜひご活用ください。

請求書はWordでも作れる？

請求書はWordでも問題なく作成できます。Wordは多くの人が使い慣れている文書作成ソフトであり、請求書作成の場面でも幅広く活用されています。ここでは、Wordでも請求書が作れる理由について解説します。

計算機能が不要ならWordもおすすめ

Excelには自動計算機能があり、金額の合計や税額の計算を自動で行えるため、多くの人が請求書作成に利用しています。しかし、取引項目が少なく、計算機能をあまり使わない場合は、Wordでも十分に請求書の作成が可能です。

Wordはレイアウトの自由度が高く、文字やデザインの調整がしやすいため、見栄えの良い請求書を簡単に作成できるのがメリットです。

テンプレートを利用すれば簡単

請求書をWordで作る際には、最初から自分で作る方法とテンプレートを利用する方法があります。

最初から自分で作る場合、白紙の文書から自分でレイアウトを考え、項目を配置して作成します。自由度が高く、自社のデザインや必要な項目を細かく調整できますが、ゼロから作るため手間がかかることがデメリットです。

あらかじめ用意されたWordの請求書テンプレートを利用する場合、必要な項目やフォーマットが整っているため、文字や数字を入力するだけで簡単に請求書を作成できます。

また、テンプレートは自社のロゴや書式に合わせてカスタマイズも可能なため、短時間で見栄えの良い請求書を作成したい場合に便利です。

 

Wordで請求書を作成するメリット

Wordは多くの人に馴染みのある文書作成ソフトであり、レイアウトの自由度が高く、操作がしやすいといったメリットがあります。ここでは、Wordを使って請求書を作成する際のメリットを紹介します。

自由にレイアウトできる

Wordは文書作成ソフトとして高い自由度を持ち、文字の配置やフォントの選択、表や図形の挿入などを自在に行えます。そのため、請求書のレイアウトを自社の用途に合わせて細かく調整することが可能です。たとえば、会社のロゴやブランドカラーを反映させたり、項目の順序やデザインを工夫したりすることで、オリジナル性の高い請求書を作成できます。

また、テンプレートを利用すれば基本的な形式は整った状態で作業でき、必要に応じてカスタマイズするだけで完成するため、効率良く自社仕様の請求書を用意できます。

操作しやすい

Wordは多くの人が日常的に使用している文書作成ソフトであり、文字入力やフォント変更、表や図形の挿入など基本的な操作に慣れている人も少なくありません。そのため請求書作成も特別なスキルや新しいソフトの学習が不要で、すぐに取りかかることができます。

また、操作画面が直感的で分かりやすく、マウスやキーボードで簡単に文字や表を配置できるため、作業効率も高まります。コピーや貼り付け、テンプレートの利用などWord独自の便利な機能を活用すれば、同じ形式の請求書を短時間で複数作成することも可能です。

ネット環境に左右されない

Wordはパソコンにインストールして使用するアプリケーションであるため、インターネット環境に左右されずに作業できるのがメリットです。オンライン環境が不安定な場合や、ネット接続ができない場所でも、請求書や各種文書を作成・編集・保存することが可能です。

また、作成した文書はローカルに保存できるため、セキュリティ面でも安心です。さらに、オフラインでも自由に文字入力やフォント変更、表や図形の編集が行えるため、作業の中断や遅延を防ぐことができます。

ネット環境に依存せずに安定して作業できる点は、Wordを請求書作成に利用する際の大きな利点のひとつです。

 

Wordを使った請求書の作り方

Wordを使った請求書作成で、必要な記載項目や作り方の手順についてみていきましょう。

請求書の記載項目

請求書の書式に明確な決まりはありませんが、必ず記載するべき項目があります。具体的には、以下の項目の記載が必要です。

1. 請求書番号
2. 発行日
3. 宛名
4. 発行者情報
5. 取引年月日
6. 取引内容
7. 小計・消費税・合計金額

1.請求書番号

請求書を管理するための番号です。複数の請求書を整理する際や、あとから確認する際に役立ちます。連番や独自のルールで付番しましょう。

2.発行日

請求書を作成・発行した日付を記載します。支払期限や会計処理の基準となるため、正確に記載することが重要です。

3.宛名

請求書を送る相手の会社名や担当者名を記載します。正式な名称や役職を正確に書くことで、相手側がスムーズに処理でき、信頼性も高まります。

4.発行者情報

請求書を発行する会社や個人の名称、住所を記載します。相手側が問い合わせしやすいよう、電話番号やメールアドレス、担当者名などの記載も必要です。

5.取引年月日

請求対象となる取引が行われた日付を記載します。実際に商品を納品した日、あるいはサービスを提供した日を記載してください。相手側がいつ取引した費用であるか確認するために役立ちます。

6.取引内容

提供した商品やサービスの内容を具体的に記載します。品名、数量、単価、仕様などが含まれ、相手側が請求内容を確認できるようにします。

7.小計・消費税・合計金額

複数の明細がある場合、それぞれの金額の小計を算出し、適用される消費税額と請求総額を記載します。支払い金額が明確になり、計算ミスを防止できます。

作成の流れ

Wordで請求書を作成する手順は、以下のとおりです。

1. 新規文書を作成する
2. 必要な項目を入力する
3. 表を挿入する
4. 明細を入力する
5. 全体のバランスを調整する

それぞれの手順について、詳しく解説します。

1.新規文書を作成する

Wordを開き「ファイル」から「新規作成」を選択します。作成方法は白紙の文書を選ぶ方法と、請求書用のテンプレートを利用して新しい文書を作成する方法の2通りがあります。

白紙から作る場合は、自社のデザインや必要な情報を自由に配置でき、オリジナルの請求書の作成が可能です。テンプレートは基本的なレイアウトや必要項目があらかじめ整っているため、作業の手間を省けます。

白紙の文書から作成する場合は、用紙サイズや余白を設定し、作業しやすいレイアウトに整えましょう。用紙サイズはA4が一般的ですが、内容に応じて調整可能です。余白の設定を工夫することで、文字や表をきれいに配置でき、あとからの編集や印刷もスムーズになります。

2.必要な項目を入力する

請求書に記載すべき基本情報を入力します。請求日、請求先の会社名や担当者名、請求者情報、請求番号などを明確に記載することが大切です。

また、振込先口座や支払期限を記載する場合、正確に記入して、受け取る側がスムーズに支払えるように配慮しましょう。必要な項目を漏れなく入力することで、トラブルを防ぐことができます。

3.表を挿入する

商品の明細やサービス内容を整理するために表を作成します。表を使うことで、品目、数量、単価、金額などを見やすく整理でき、計算もしやすくなるでしょう。

Wordでは行や列の追加・削除、罫線やセルの色の変更なども簡単に行えるため、請求内容に応じて柔軟に調整できます。

4.明細を入力する

表の中に品目ごとの詳細情報を入力します。行を必要なだけ追加し、各商品・サービスの名称、数量、単価、金額などを正確に記入、必要に応じて消費税や割引額も反映させます。

正確な明細を入力することで、請求内容が明確になります。また、金額の合計を確認し、計算ミスがないか必ずチェックしましょう。

5.全体のバランスを調整する

文字の大きさやフォント、行間、表の幅、余白などを整えて、印刷した際に見やすいレイアウトに調整します。情報が整理されていて読みやすい請求書は、受け取る側にとっても理解しやすく、信頼感を与えるでしょう。

また、必要に応じて自社ロゴや色を追加し、デザイン面でも整えることで、より完成度の高い請求書を作成できます。

 

請求書をWordで作るときの注意点

請求書をWordで作成する際には、自由にレイアウトできる便利さがある一方で、注意すべきポイントもあります。ここでは、Wordで請求書を作る際に押さえておきたい注意点を解説します。

計算項目が多い場合はExcelを使う

請求の明細が細かく、計算項目が多いといった場合は、Excelの方が適しています。請求書は、合計金額だけでなく、商品やサービスごとの請求内容を記載する項目があります。単価や数量から算出した小計額、消費税額なども記載しなければなりません。

Wordで請求書を作成する場合、計算式を自動で扱う機能が限られているため、これらの金額は一つひとつ手作業で計算し入力する必要があります。

そのため、請求項目が多く計算が複雑になる場合は、合計や小計を自動で計算できるExcelを利用したほうが効率的で、ミスも防ぎやすくなります。

インボイス制度の対応が必要になる

2023年10月からインボイス制度が始まり、請求書を受け取った買い手側が仕入税額控除を適用するためには、適格請求書の発行を受け、保存する必要があります。

適格請求書発行事業者になることで適格請求書の発行が可能ですが、従来の請求書に加え、法令で定められた情報を漏れなく記入しなければなりません。

必要項目は、以下のとおりです。

発行者の氏名または名称	適格請求書発行事業者として登録された事業者の名前を記載
登録番号	発行者の適格請求書発行事業者としての登録番号
取引年月日	商品やサービスの提供日、取引が行われた日付を記入
取引内容	商品やサービスの品名、数量、単価など、取引の具体的な内容を記載
税率ごとの対価の額	消費税率ごとに分けた金額を記載
消費税額等	税率ごとの消費税額または適用税率を明示
請求書の発行者情報	必要に応じて、住所や連絡先など問い合わせに必要な情報を記載

記載漏れや誤りがあると、買い手側が仕入税額控除を適用できない可能性があるため、正確な作成が求められます。適格請求書を適切に発行することは、取引の信頼性を維持するうえでも重要です。

参考：国税庁「適格請求書等の記載事項」

送付するときはPDFに変換する

完成した請求書は、Word形式でも保存できますが、取引先に電子データで送付する場合はPDF形式に変換することが推奨されます。Wordファイルのまま送ると、受け取る側のパソコン環境やソフトのバージョンによって、文字や表の配置が崩れたり、意図せず編集されたりする可能性があります。

PDF形式で送付すれば、レイアウトが固定され、誰が開いても同じ見た目で確認できるため、誤解やトラブルを防止できます。

また、PDFは改ざんされにくく、請求書としての正式性も保たれるため、信頼性の高い送付方法として広く利用されています。送付前には、PDFに変換したあとに内容やレイアウトを再確認してください。記載漏れや表示の崩れがないかチェックし、万全な状態で取引先に送付しましょう。

 

まとめ

Wordを使えば、文字の配置やフォント、表や図形の挿入などを自由にカスタマイズでき、自社のイメージに合った請求書を簡単に作成できます。また、操作に慣れている人が多いため、初めて請求書を作成する場合でも迷わずスムーズに作業を進められるのがメリットです。

テンプレートを利用すれば、必要な項目が揃った状態で作業でき、作成の手間を大幅に減らせます。請求書作成業務の効率化を図れるでしょう。