【英語版】請求書の無料テンプレート｜書き方や作成のポイントも解説

外国の企業と取引をするのであれば、英語による請求書の作成が必要になることもあるでしょう。

この記事では、英語版請求書の無料エクセルテンプレートと8つの記載事項を詳しく解説します。請求書を電子メールで送付する際に必要な英語の例文も紹介しますので、ご参考ください。

【英語版】請求書の無料エクセルテンプレート

「外国の企業との取引が決まった」「今後は海外展開も視野に入れていきたい」と考えているのであれば、英語による請求書作成を見据えた準備が必要になります。しかし、初めて外国企業と取引を実施する方の中には、英語での書類作成に不安や負担を感じる人もいるでしょう。

ここでは、英語版請求書の無料エクセルテンプレートを紹介します。英語による請求書作成の負担を減らしたい方や、英語による請求書作成を正確に進めたい方は、ぜひ活用してください。

 

英語の請求書の書き方は？8つの記載事項

英語の請求書では、以下の8項目の記載が必要です。

1. タイトル
2. 請求書発行日
3. 請求書番号
4. 請求書発行者の情報
5. 取引先の情報
6. 請求内容
7. 振込先
8. 支払期限

それぞれの英語表記や作成時の注意点を詳しくみていきましょう。 

1.タイトル

タイトルには、請求書という意味を持つ「INVOICE」と記載します。

 書類の内容が一目で分かるよう、書類の上部中央に目立つように記載しましょう。文字の大きさや色、フォント等を工夫することで、請求書であることをより分かりやすく伝えられます。

なお、「請求書」の意味がある英単語には、「BILL」と「CHECK」もあります。BILLは、飲食店やオンラインショッピングでの会計に使用されることが多い単語です。CHECKはアメリカでのみ請求書の意味で使用されることもありますが、一般的にはBILLと同様の使い方をされることが多く、請求書のタイトルに用いられることはほとんどありません。

ビジネスで使用する請求書を作成する際は、「INVOICE」を使用すると安心です。

2.請求書発行日

請求書発行日は、「Date」と記載し西暦で記入します。日付の記入方法は、国によって以下の特徴があります。

国	日付の記載方法
日本	YYYY年MM月DD日
アメリカ	MM／DD／YYYY
イギリス	DD／MM／YYYY

記載の順番を間違えると、正しい日付が伝わらず、トラブルにつながる可能性があります。請求書を発行する際は、アメリカ式とイギリス式のどちらを採用している会社かを事前に確認しましょう。

3.請求書番号

請求書番号は、「Invoice Number」または「Invoice No」もしくは「Invoice#」で記載します。

請求書番号の記載は必須ではありませんが、記載することで請求書の管理がしやすくなります。取引先の数が多い場合や、1つの会社と頻繁に請求書のやり取りをしている場合は、請求書番号を記載しておくとよいでしょう。

4.請求書発行者の情報

請求書に記載するべき請求者の情報は、以下のとおりです。

• 会社名（Your Company Name）
• 住所（Address）
• 電話番号（Phone）
• メールアドレス（E-mail）

担当者が決まっている場合は、企業名と併せて、担当者の名前も記載します。担当者を記載しておくことで、責任の所在が明確になり、取引先から問い合わせを受けたときやトラブルが発生したときに速やかに対応できるでしょう。

英語での住所は、「ビル名・階数／丁目・番地／町／市／都道府県／郵便番号／国名」の順番で記載します。日本語での書き方とは大きく異なるため、送付前に十分確認し、不備がないように注意を払うことが重要です。

5.取引先の情報

請求書には、取引先の情報も記載する必要があります。取引先の会社名や住所、電話番号、担当者名を記載しましょう。

取引先が外国企業の場合、社名や住所の表記に馴染みがないこともあります。スペルミスがあると、心証が悪くなり今後の取引に影響するかもしれません。請求書を発行する際は、事前に取引先の情報を十分確認し、不備がない状態で送るようにしましょう。

6.請求内容

取引先と自社の情報を記載したら、書類の中央に請求内容を明記します。表を作成し、以下の項目を書いてください。

1. 件名：Description
2. 単位：Unit
3. 個数：QuantityまたはQTY
4. 単価：Unit PriceまたはUnit Cost
5. 小計：Total
6. 合計請求額：Total Amount

単価や合計額など金額を記載する際は、通貨記号を付ける必要があります。たとえば100米ドルは「USD 100」、100シンガポールドルであれば「SGD 100」、100ユーロの場合は「EUR 100」のように記載してください。

7.振込先

請求内容を記載したら、振込先情報として以下を忘れずに記載しましょう。

• 銀行名：Name of Bank
• 支店名：Branch Name
• 銀行住所：Address
• 銀行を特定するコード：SWIFT Code / BIC Code
• 国際銀行勘定番号：IBAN
• 口座名義人：Account Name
• 口座番号：Account Number

外国の企業の場合、日本の銀行制度に詳しくないケースも考えられます。入金ミスや入金漏れを防ぐため、分かりやすく記載することが重要です。銀行を特定するための「SWIFT Code / BIC Code」や「IBAN」も、忘れずに記載しましょう。

8.支払期限

最後に支払期限を記載します。支払期限は、「Due Date：日付」で記入しましょう。日付は、アメリカ式は「MM／DD／YYYY」、イギリス式であれば「DD／MM／YYYY」で記してください。

英語の請求書を作成する際のポイント

英語の請求書は、日本語の請求書とは異なる点があります。ここでは、英語の請求書を作成する際に覚えておきたい、以下の2つのポイントを解説します。

• 押印やサインは不要なケースが多い
• 外国の企業との取引は原則としてインボイス制度の対象外になる

それぞれを詳しくみていきましょう。

押印やサインは不要なケースが多い

外国にはそもそも、日本のように契約書へ印鑑を押すという慣習がありません。そのため、外国の企業に請求書を送る際は押印は不要です。

また、外国企業では、請求書にサインを求めることもほとんどないため、サインをせずに作成しても問題ないでしょう。ただし、企業によっては、押印やサインを希望するケースもあります。トラブルのない請求書の送付を目指すのであれば、押印やサインの要否を事前に確認すると安心です。

外国の企業との取引は原則としてインボイス制度の対象外になる

外国企業との取引は、原則として消費税がかかりません。そのため、インボイス制度の対象外となることは覚えておきましょう。外国の企業に送る請求書では、登録番号などインボイスの要件を満たすための項目は必要ありません。

ただし、取引先が外国の企業であっても、取引が日本国内で行われている場合には、消費税の課税対象になるケースもあります。トラブルのないスムーズな取引をするには、取引先が消費税の対象になっているかを事前に確認すると安心です。

英語で請求書を送る際のメール例文

外国の企業に請求書を送る際は、メール本文も英語で作成する必要があります。一例を以下で紹介します。

【例文1】

Dear Robert, I have attached the invoice for 〇〇〇〇. Please let me know if you have any questions. Looking forward to working with you again. Sincerely, Hanako

ロバート様 〇〇〇〇の請求書を添付しました。 質問があればいつでもご連絡ください。 これからも引き続きよろしくお願いします。 敬具 花子

 

【例文2】

Dear Mary, I hope you are doing well. I have attached the invoice to this e-mail. I would appreciate it if you could make the payment by due date on the invoice. If you have any further questions please don’t hesitate to contact us. Sincerely, Taro

メアリー様 お元気にお過ごしのことと思います。 こちらのメールに請求書を添付いたしました。 請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。 何かご不明点がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。 敬具 太郎

 

英語でメール文を作成するには、時間がかかることもあります。担当者によっては、作成業務が大きな負担になる場合もあるでしょう。あらかじめいくつかのテンプレートを用意しておくことで、担当者の語学力に関わらず、スムーズに作業を進められます。

英語の請求書をスムーズに作成する方法

英語の請求書をスムーズに作成するには、テンプレートの利用が便利です。テンプレートを活用することで、作業時間の短縮や入力ミスの防止が図れるでしょう。

請求書の作成業務がスムーズに進めば、担当者の業務負担を軽減でき、結果として、モチベーションの向上や主業務に注力できるといった効果も期待できます。英語で請求書を作成する必要がある方は、ぜひ本記事で紹介した無料エクセルテンプレートをご活用ください。

まとめ

外国の企業と取引を行う場合は、英語の請求書をやり取りするケースもあります

請求書を作成する際は、請求書を発行する側と取引先の情報や請求内容、振込先の口座番号など、基本的な情報を漏れなく記載しましょう。なお、外国企業向けの英語請求書では、印鑑やサインは基本的に不要です。また、インボイス制度の対象外となるため、インボイスの要件を満たす必要もありません。

英語での請求書作成が難しいと感じる場合は、テンプレートの活用が便利です。テンプレートを活用することで、業務の効率化や担当者の業務負担軽減が期待できます。英語の請求書をスムーズに作成したい方は、本記事で紹介した無料エクセルテンプレートをぜひご活用ください。