納品書兼請求書の無料エクセルテンプレート｜発行する場面や書き方のポイント

「納品書と請求書、どちらも同じ内容なのに2回作るのが面倒……」「書類の枚数が多くて管理が追いつかない」

そんな事務作業のストレスを解消するのが、1枚で2つの役割を果たす『納品書兼請求書』です。本記事では、作成時間を短縮できる「無料エクセルテンプレート」を提供するとともに、インボイス制度に準拠した正しい書き方や、管理上のメリットを分かりやすく解説します。

この記事を読めば、転記ミスを減らしながら、毎月の発送・保管業務を劇的にシンプルにする方法が分かります。

納品書兼請求書の無料エクセルテンプレート

納品書兼請求書は、取引の内容確認と支払い請求を同時に行える書類です。納品した商品や提供したサービスの内容、数量、金額などをまとめて記載できるため、取引先は1枚の書類で納品状況と請求額を把握できます。書類を一本化することで、作成・送付・管理にかかる手間を減らせる点が特徴です。

ここでは、納品書兼請求書を簡単に作成できる無料テンプレートをご用意しました。納品書兼請求書の作成に必要な項目を一通り揃えているため、作成にかかる手間を軽減できます。ぜひご活用ください。

納品書兼請求書とは？

納品書兼請求書とは、商品やサービスを納品した事実を示す「納品書」と、代金の支払いを求める「請求書」の役割を1つにまとめた書類です。

通常はそれぞれ別の書類として発行されますが、取引内容がシンプルで、納品内容と請求内容が一致している場合には、1枚の書類として発行することも可能です。

ここでは、納品書兼請求書と納品書・請求書との違い、発行する場面、保存義務について解説します。

納品書と請求書の違い

納品書は、「いつ」「何を」「どれだけ」納品したのかを明確に記録・証明するための書類です。

主に取引先が納品内容を確認するために使用され、数量や品目に相違がないかをチェックする役割を担います。また、実際に商品やサービスを引き渡した事実を示す書類として、受領の証拠や社内管理資料としても活用されます。

一方、請求書は、納品した商品や提供したサービスに対する代金の支払いを正式に求めるための書類です。請求金額や支払期限、振込先などを明記し、取引先の経理処理や支払業務の基礎資料となります。

このように、納品書は「納品内容の確認」、請求書は「代金請求」という目的が異なる書類であるため、通常は別々に発行されます。

ただし、納品内容と請求金額が完全に一致しており、分けて発行する必要がない取引では、納品書兼請求書として1つの書類にまとめて発行することが可能です。書類を一本化することで、発行や管理の手間を減らせる点がメリットといえます。

納品書兼請求書を発行する場面

納品書兼請求書は、単発の取引や、納品のたびにその都度代金を請求する取引に適しています。たとえば、商品を一度だけ納品して取引が完結するケースや、スポットで業務を請け負う場合などでは、納品と請求を同時に行えるため効率的です。

特に、データやデジタルコンテンツの販売、オンラインサービスや業務委託など、物理的な納品物を伴わない取引では、納品の事実と請求内容を同時に示せる点で利便性が高いといえます。

また、書類の発行枚数を減らしたい場合や、取引先とのやり取りをできるだけ簡素化したい場合にも有効です。

ただし、月末締め・翌月請求などの継続取引では、納品書と請求書を分けて管理した方が、取引先の経理処理がしやすい場合もあるため、取引形態に応じて使い分けることが重要です。

納品書兼請求書の保存義務

納品書兼請求書は、納品書と請求書の両方の性質を持つ重要な取引書類であり、法律で定められた期間の保存が義務付けられています。

法人の場合、原則として7年間の保存が必要で、青色申告を行っており欠損金が生じた事業年度に関する書類については、10年間保存しなければなりません。個人事業主の場合は、原則として5年間の保存が必要です。

また、メールやクラウドサービスなどを通じて電子データでやり取りした電子取引の場合は、電子帳簿保存法に対応した方法での保存が求められます。単にデータを保存するだけでなく、検索性の確保や改ざん防止措置を講じる必要がある点にも注意が必要です。

保存期間や保存方法を正しく理解し、紙・電子いずれの場合も適切に管理することで、税務調査やトラブル発生時にもスムーズに対応できるようになります。

納品書兼請求書の記載項目と書き方

納品書兼請求書は納品内容と請求金額を同時に伝える重要な書類であり、必要項目を漏れなく記載することが大切です。

主な記載項目は、以下のとおりです。

• 取引年月日
• 宛名
• 金額
• 取引内容
• 発行者

記載項目に漏れや誤りがあると支払いの遅延や確認作業の手間につながるため、注意が必要です。

ここでは、一般的なテンプレートを見本にしながら、各項目の正しい書き方と注意点を解説します。

①取引年月日

取引年月日には、商品の引き渡し日やサービスの提供日、もしくは納品書兼請求書の発行日を記載します。取引先の要望により、商品の到着日や検収日を記載する場合もあります。

取引年月日は取引が行われた時期を特定するための重要な情報であり、支払期限や支払サイトの起点として扱われることも少なくありません。日付に誤りがあると、支払時期に関する認識の違いが生じる可能性があるため、実際の取引内容に基づいて正確に記入することが大切です。

初めて取引を行う相手先の場合は、取引年月日をどの日付にするのか事前に確認しておくようにしましょう。

②宛名

宛名には、請求先となる相手の会社名や部署名を正式名称で記載し、必要に応じて担当者名まで記載します。

会社名の略称や部署名の書き間違い、旧名称のまま記載してしまうと、取引先の社内処理が滞ったり、書類が差し戻されたりする原因になることがあります。特に法人取引では、宛名の正確さが円滑な支払い手続きに直結するため、注意が必要です。

また、会社や部署宛ての場合は「御中」、担当者個人宛ての場合は「様」といった敬称を適切に使い分けることも重要なポイントです。

敬称の誤りは形式面での印象を損ねるだけでなく、ビジネスマナーの観点からも好ましくありません。相手に配慮した丁寧で分かりやすい宛名表記を心がけることで、信頼関係の維持にもつながります。

③金額

金額欄には、取引内容の明細をすべて合算した最終的な請求金額を記載します。消費税が発生する取引では、消費税額や税率ごとの内訳も分かるように記載しておくと、取引先が内容を確認しやすくなります。特にインボイス対応が必要な場合は、税率別の金額表示が求められるため注意が必要です。

また、金額の誤りは支払遅延や再発行につながるなど、トラブルの原因になりやすいポイントです。入力ミスや計算漏れを防ぐためにも、エクセルの関数を活用した自動計算や、電卓による再確認を行い、必ず複数回チェックすることが重要です。

④取引内容

取引内容には、納品した商品の名称や型番、サービス内容、数量、単価、金額などを一覧で分かりやすく記載します。内容が具体的であるほど、取引先での確認作業や社内での処理がスムーズになり、誤解や差し戻しのリスクを減らせます。

さらに、後日取引内容を確認したり、経理処理や監査対応の際に参照したりする資料としても役立つため、「一式」や「その他」などの曖昧な表現はできるだけ避け、商品やサービスの詳細まで丁寧に記載することが望ましいでしょう。

⑤発行者

発行者欄には、自社の正式名称、所在地、電話番号、担当者名など、必要な連絡先を正確に記載します。これらは、相手が記載内容を確認したり、不明点について問い合わせを行ったりする際に、迅速に連絡を取るために重要な情報です。特に法人取引では、担当者名が明記されていることで、やり取りがスムーズになるケースも多いでしょう。

発行者情報が不足していると、確認に時間がかかったり、支払い処理が遅れたりする原因にもなります。正確な発行者情報を記載することで、円滑な取引につながるでしょう。

インボイス対応の記載項目と書き方

納品書兼請求書は、インボイスとして用いることもあります。インボイスは、正式には「適格請求書」と呼ばれる書類で、インボイス制度のもとで消費税の仕入税額控除を受けるために必要となる請求書です。

売り手が買い手に対して、取引内容や消費税額を正確に伝える役割があり、一定の記載要件を満たす必要があります。

具体的には、通常の請求書の記載項目のほか、以下の記載が必要です。

• 適格請求書発行事業者としての登録番号
• 税率ごとに区分した取引金額
• 税率ごとの消費税額

買い手はインボイス対応の納品書兼請求書を受け取り、保存することで、支払った消費税について適切に仕入税額控除を受けられます。要件を満たさない請求書では、原則として仕入税額控除が認められないため、企業間取引では特に重要な書類です。

ここでは、インボイス対応の納品書兼請求書に必要な記載項目について、詳しく解説します。

登録番号

インボイスを発行できるのは、税務署に登録した「適格請求書発行事業者」に限られ、インボイスには適格請求書発行事業者として税務署に登録された事業者番号を記載しなければなりません。

適格請求書発行事業者になれるのは、課税事業者のみです。免税事業者は登録を行うことができず、インボイスを発行できません。

そのため、取引先が仕入税額控除を重視する場合、免税事業者との取引条件の見直しを検討するケースもあります。免税事業者がインボイスを発行したい場合は、課税事業者へ変更したうえで登録申請が必要です。

登録番号は、インボイスとして認められるための必須項目であり、記載がない場合は適格請求書として扱われません。取引先が仕入税額控除を行う際の重要な確認情報となるため、誤りがないよう、正確に記載することが大切です。

税率区分

インボイス制度では、標準税率10％と軽減税率8％が混在する取引において、税率ごとに取引金額を区分して合計額（税抜または税込）を記載することが求められます。税率区分の記載により、買い手は支払った消費税額を正確に把握でき、適切な仕入税額控除が可能になります。記載方法のポイントは、以下のとおりです。

• 税率別に金額を集計する項目を設ける
• 軽減税率の対象であることを分かりやすく表示する

まず、標準税率10％と軽減税率8％が混在する場合は、税率ごとに取引金額をまとめた集計欄を作成します。税率別の小計を明確にすることで、取引内容や金額の内訳が分かりやすくなり、相手方の確認や経理処理がスムーズになります。

さらに、軽減税率が適用される商品やサービスについては、注記や記号を用いて明示しましょう。どの項目が軽減税率の対象なのかを一目で判断できるようにすることで、誤認や計算ミスを防ぎ、インボイス要件を満たす書類としての正確性が高まります。

消費税額

消費税額は、税率ごとに区分して算出した金額をそれぞれ明確に記載します。総額のみを表示する形式では、どの税率がいくら適用されているのかが判別できず、インボイスの要件を満たしません。

取引金額と消費税額の対応関係が一目で分かるよう、税率別の取引金額と消費税額を明細とあわせて丁寧に記載します。

また、消費税額の端数処理にもルールがある点に注意が必要です。端数処理は、1つの適格請求書につき、税率ごとに合計した金額に対して、それぞれ1回のみ行うことが定められています。

明細ごとに端数処理を行うことは認められていません。税率別に正しく集計したうえで端数処理を行うことで、インボイス制度に沿った正確な請求書を作成できます。

納品書兼請求書を作成するメリット

納品書兼請求書は、納品内容の確認と代金請求を1つの書類で行えるため、業務全体の効率化に大きく貢献します。書類を一本化することで、作成・発行・管理にかかる手間を減らせるだけでなく、書類の不一致や確認漏れといったトラブルの防止にもつながります。

特に取引件数が多い事業者にとっては、日々の事務作業を簡素化できる点が大きなメリットといえるでしょう。

ここでは、納品書兼請求書の作成で得られるメリットを詳しく紹介します。

コストや手間を削減できる

納品書兼請求書の作成により、納品書と請求書を別々に作成する必要がなくなるため、コスト削減や業務効率化につながります。

まず、これまで別々に行ってきた入力作業や内容確認、修正といった一連の事務作業が、納品書と請求書を一本化することで、大幅に削減できます。

通常は同じ取引内容を2種類の書類に転記する必要がありますが、納品書兼請求書であれば一度の入力で完結するため、作業効率が向上し、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。

また、印刷や封入、郵送といった作業も1回で済むため、用紙代や印刷代、郵送費などのコストを抑えられる点も大きなメリットです。書類発行の頻度が高い事業者ほど効果を実感しやすく、日常的な事務負担と経費を軽減したい場合に有効な方法といえるでしょう。

書類の管理・保管がしやすい

書類が1つにまとまることで、日々の管理や検索、保管がしやすくなる点もメリットです。納品書と請求書を別々に発行・保管している場合、後日取引内容を確認する際に両方の書類を探し出す必要があり、確認作業に多くの手間や時間がかかります。

納品書兼請求書であれば、1枚の書類を見るだけで、納品内容と請求金額を同時に把握できるため、確認作業に要していた時間や労力を大幅に削減できるでしょう。

その結果、社内での承認や経理処理がスムーズになるだけでなく、取引先から内容確認や問い合わせがあった場合にも、迅速に対応できるようになります。

また、書類が一本化されることで、保管場所の整理がしやすくなり、ファイリングやデータ管理のルールもシンプルになる点もメリットです。書類の重複管理が不要になることで、保管スペースの削減につながるほか、紛失や差し替え、管理漏れといったリスクの低減につながるでしょう。

日々の業務を効率化できるだけでなく、長期的な書類管理の手間を抑える方法としても有効です。

納品書兼請求書の管理・保管方法

納品書兼請求書は、取引の内容や金額を証明する重要な証憑書類であるため、適切な管理・保管が求められます。

紙で保管する場合も電子データで保存する場合も、法令で定められた保存期間を守り、いつでも確認できる状態にしておかなければなりません。整理して保管することで、税務調査や社内確認にもスムーズに対応できます。

ここでは、納品書兼請求書の管理・保管方法を紙で保管する場合と電子データの場合に分けて解説します。

紙で保管する場合

納品書兼請求書を紙で保管する場合は、分類フォルダーやバインダーを使用し、年月別や取引先別、書類の種類別など、一定のルールに基づいて整理・保管する方法が一般的です。

あらかじめ管理方法を統一しておくことで、あとから書類を確認する際もスムーズに探し出せます。また、税務調査や社内監査などで提出を求められた場合にも、迅速に対応できるでしょう。

一方、紙の書類は湿気や直射日光、害虫による被害などによって劣化しやすく、紛失や破損のリスクも伴います。そのため、風通しの良い場所に保管する、耐火キャビネットや鍵付きの保管庫を利用するなど、保管環境にも十分配慮しなければなりません。

特に保存期間が長期にわたる書類については、定期的に状態を確認し、劣化が見られる場合にはコピーを取るなどの対策を講じる必要があります。

電子データで保管する場合

納品書兼請求書は、電子データとして保存することが可能です。電子帳簿保存法では、電子データの保存方法について、大きく以下の3つに区分されています。

保存方法	保存の内容	電子保存の要否
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）	紙で作成した帳簿書類を電子データで管理する	任意
スキャナ保存	紙書類をスキャンして保存する	任意
電子取引のデータ保存	メールやクラウドサービスなどで授受したデータをそのまま保存する	義務

国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存とは、会計ソフトやパソコンで作成した帳簿・請求書などを、紙に出力せず、そのまま電子データとして保管する方法を指します。

保存先は自社サーバーに限らず、クラウドサービスを利用することも可能です。この保存方法は義務ではないため、電子的に作成した納品書兼請求書であっても、従来どおり印刷して紙で保管する運用を選択することもできます。

一方、スキャナ保存は、取引先から受け取った紙の書類を、そのまま保管する代わりに、スキャナやスマートフォンのカメラで読み取り、画像やPDFなどの電子データとして保存する方法です。

発行側が紙で納品書兼請求書を作成・送付した場合でも、受領側はそれを電子化して保存できます。この方法も任意であり、紙で受け取った書類を紙のまま保管すること自体は問題ありません。

電子取引のデータ保存は、メール添付のPDFやクラウドサービス上で受け渡された請求書など、電子データでやり取りした書類を、電子データのまま保存する方法です。たとえば、電子メールに添付された請求書ファイルや、請求書発行システムのダウンロードデータなどが該当します。

この電子取引データの保存については、電子帳簿等保存やスキャナ保存とは異なり、義務とされています。受領側は、受け取った電子データを紙に印刷して保存することは認められておらず、データのまま保管しなければなりません。

また、発行側も電子データで作成・送付した書類は、電子データとして保存する必要があります。保存形式に厳密な指定はなく、PDFに限らず、条件を満たせばスクリーンショットなどの形で保存することも可能です。

納品書兼請求書を電子データとして保存する場合は、電子帳簿保存法に沿った方法で管理する必要があります。具体的には、以下の要件を満たすことが求められます。

• 真実性の確保（改ざん防止）
• 可視性の確保（検索・表示が容易であること）

真実性の確保は、保存したデータがあとから書き換えられたり、削除されたりしないように管理することを指します。タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムを利用することで、書類が作成・受領時点の内容のまま保持されていることを証明できます。

可視性の確保は、保存した書類を取引年月日や取引先名、金額などで簡単に検索し、画面上ですぐに内容を確認できる状態を整えることです。税務調査や社内確認の際にも迅速に対応できるよう、誰でも分かりやすく管理することが求められます。

参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

納品書兼請求書を作成・発行する際の注意点

納品書兼請求書は納品内容の確認と代金請求を同時に行う重要な書類です。記載内容だけでなく、送付のタイミングや送付先、対応方法を誤ると、取引先との認識違いやトラブルにつながる可能性があります。

ここでは、納品書兼請求書を発行する際に特に注意したいポイントを解説します。

送付のタイミングに注意する

納品書兼請求書は、一般的に納品物に同封して送付するケースが多く、納品と同時に相手へ届けることが推奨されます。

取引先では、納品物が到着した際に、数量や品目、仕様などが注文内容どおりかを確認するため、納品書の情報をもとに検収作業を行います。そのため、納品物と書類が別々のタイミングで届くと、確認作業がスムーズに進まないことにもなるでしょう。

また、納品後に書類だけが遅れて届いた場合、「書類が未着で処理できない」「請求内容の確認ができない」といった問い合わせが発生しやすくなります。特に、月次処理や締め日が決まっている取引先では、社内の経理処理に影響を及ぼす可能性もあります。

こうしたトラブルを防ぐためにも、納品書兼請求書は原則として納品と同時に送付することを社内ルールにしておくとよいでしょう。

書類の送付先を確認する

納品書兼請求書は、送付先の確認が大切です。法人取引では、納品先と請求先が一致しないケースが少なくありません。

多くの場合、商品は支店や工場、現場などに納品される一方で、請求書類は経理担当部門のある本社宛てに送付するのが一般的です。そのため、納品先の住所だけを確認して書類を送ってしまうと、請求書が正しい部署に届かず、処理が遅れる原因になります。

また、取引先によっては、納品先での確認を優先するために納品先宛てに送付するよう指定されたり、特定の営業所や支店にまとめて送付するよう求められたりすることもあります。

送付先を誤ると、再送の手間が発生するだけでなく、支払遅延や取引先からの信頼低下につながる可能性もあるでしょう。初回取引時や契約内容に変更があった際には、必ず送付先を確認し、記録として残しておくことが重要です。

担当者不在時は独断で納品しない

納品先に担当者が不在の場合は、自己判断で納品を進めるのではなく、必ず相手方からの指示を待つことが基本です。

担当者が不在のまま納品してしまうと、納品内容をその場で確認できず、数量不足や仕様違いなどにあとから気付くケースがあります。その結果、再納品や返品対応が必要になり、双方にとって負担が大きくなることもあるでしょう。

特に、高額な商品や特注品、数量の多い納品の場合は、受領確認がとれない状態での納品はトラブルのもとになりやすく、注意が必要です。

担当者や責任者に事前に連絡をとり、納品方法や日時について明確な指示を受けたうえで対応することで、不要な誤解やトラブルを防止できます。こうした丁寧な対応は、取引先との信頼関係を長期的に維持するうえでも重要です。

まとめ

納品書兼請求書は、納品と請求を同時に行える便利な書類であり、書類作成や管理の手間を減らし、業務効率化やコスト削減に大きく貢献します。一方で、取引内容や取引先の社内ルールによっては、納品書と請求書を分けて発行した方が適しているケースもあるでしょう。

納品書兼請求書を作成する際は、必要項目を正しく記載し、適切に発行・管理することが円滑な取引につながります。インボイス対応にする場合は、記載要件を満たすことが必要です。無料のエクセルテンプレートを活用すれば、必要な項目を漏れなく押さえながら、正確で分かりやすい書類を作成できるでしょう。