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リース管理台帳の無料エクセルテンプレート｜必要性と注意点を解説

オフィスで所有するコピー機や複合機、パソコンなどをリース契約している企業は多く存在します。リースの数が増えると、契約期限の把握が複雑になり、不必要な契約更新が発生するリスクが高まります。

こちらの記事では、リース管理台帳の基礎知識や使用方法、さらにはリース管理台帳の必要性について詳しく解説します。また、エクセル形式のリース管理台帳のテンプレートを無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

リース管理台帳の無料エクセルテンプレート

リース管理台帳の無料エクセルテンプレートを提供しています。こちらのテンプレートは、初めての方でも利用できるように作成しており、リース開始日、終了日を記載することで更新漏れの防止が可能です。

テンプレートは無料でダウンロードでき、個人・法人を問わずご利用いただけます。

以下のフォームからぜひご活用ください。

リース管理台帳の概要

リース管理台帳は企業によってさまざまな形式があり、開始日や終了日、名称のみを記録するシンプルなものから、償却方法や写真の添付など契約の詳細を細かく管理するものまで多岐にわたります。

まずはリース資産とは何か、そしてなぜ管理する必要があるのかをしっかり理解し、効率的に管理を行いましょう。

リース管理台帳とは？

リース管理台帳は、保有するリース資産のリース期間や契約内容を管理するための書類です。

企業は、機械、車両、オフィス機器などの設備投資を行う際に、自社購入、レンタル、リースなどの選択肢から最も適切な方法を選択します。

その中でも、リース契約は自社購入と比べて初期費用を抑えることができ、金融機関からの借入が不要なため、全体的なコストを抑えることが可能です。

特に中小企業では、パソコンなどのIT機器やプリンターなどのオフィス機器をリース契約することが多いという印象があります。

リース資産を管理する目的

リース取引では、まず対象物件を選択し、リース会社と契約を結んだ後、メーカーや販売会社から直接商品が納品されます。毎月一定の金額を支払うことで、長期的に物件を利用できるのが特徴です。しかし、所有するリース資産は会計上、通常の物件取得とは異なり、特有の会計処理が求められます。そのため、自社で取得した固定資産とは別に管理する必要があります。

また、リース資産は、リース会計基準に基づき、以下の2つの取引に分類されます。

• ファイナンスリース
• オペレーティングリース

ファイナンスリースは、実際の物品購入と同様に契約の中途解約ができず、法定耐用年数を基準にした最短リース期間を設定する必要があります。

ファイナンスリースには「所有権移転ファイナンスリース」と「所有権移転外ファイナンスリース」の2種類があり、契約終了後に所有権が移転するものと、別途買取費用を支払う必要があるものに区分されます。

一方、オペレーティングリースは途中解約が可能であり、契約期間も比較的短く、自由に設定できます。

リース資産にはファイナンスリースとオペレーティングリースで契約期間や会計処理が異なるため、リース管理台帳に正確に記載することが必要です。

リース管理台帳を作成する必要性

リース管理台帳は、契約に関するトラブルを未然に防ぐために必要不可欠です。管理を怠ると、予期しないリスクやコストが発生する可能性があります。

こちらでは、リース資産を管理する上で必要な内容について具体的に解説します。

契約内容と期限の管理

リース取引には、契約終了後に自動更新されるケースや、低価格での買取が可能なケースなどがあります。

契約内容および期限をしっかりと把握していないと、契約違反や無駄な費用が発生する可能性があるため、注意が必要です。

リース資産の設置場所と利用状況の把握

リース資産の設置場所を適切に管理することで、資産の紛失や返却不能を防ぎ、また利用環境に起因する資産の破損や修理費用の発生といったトラブルを未然に防ぐことができます。

また、設置場所や利用状況の情報を記録しておくことで、資産の現状を容易に把握でき、契約終了時の処理がスムーズに進むでしょう。

経理プラス：【リース取引の経理】オペレーティングリースとは？仕訳から概要・会計処理などを解説
経理プラス：新リース会計基準が強制適用開始！IFRS未適用企業にも影響があるIFRS16号

リース管理台帳に記載する項目

ここまでリース資産の管理においてリース資産管理台帳の必要性について説明しましたが、実際にどのような情報を記載すればよいのかを詳しく説明します。

＜リース管理台帳の主な記載項目＞

リース資産を管理する際の注意点

上記でもお話ししましたが、リース管理が適切に行われていないと、さまざまなトラブルが発生し、無駄な費用がかかることがあります。

そこで、実際に管理を行う際に注意すべき具体的な点を見ていきましょう。

定期的にリース資産の現物を確認する

例えば、リース契約で物件の配置場所が決められていたにもかかわらず、従業員の判断で勝手に別の場所へ移動してしまった場合です。

リース会社への連絡を怠った場合、その状況下で物件が破損したり紛失したりした場合、全額の費用を負担しなければならない可能性があります。

そのためには、最低でも年に1度、定期的に棚卸を行い、物件の状態や利用状況を把握することが重要です。

また、年に1回固定資産の棚卸を行っている場合、その際にリース資産の棚卸も実施すると良いでしょう。

リース資産のラベルを工夫する

元々、リース会社が発行した管理ラベルが貼られているのが通常ですが、ほとんどのラベルには「リース会社名」と「契約番号」しか記載されておらず、物件を管理するには情報が不十分です。

物件を適切に管理するためには、リース会社とは別に独自の「資産名称」や「使用する部門」を記載したラベルを発行し、物件に貼り付ける必要があります。

そのラベルを確認することで、一目で情報を把握でき、リース資産の管理が容易になります。

ただし、購入した固定資産にもラベルを貼付している場合、リース資産と区別がしづらくなるため、色分けをするなどして瞬時に判別できる状態にした方が良いでしょう。

まとめ

これまで、リース資産の管理について詳細に説明を行い、リース管理台帳の必要性と注意点についても解説してきました。

特に管理台帳における項目の中で、「資産名」「管理番号」「リース期限」「設置場所」「利用状況」は、破損などのトラブルが発生した際に必ず確認すべき内容です。そのため、これらの情報をエクセルなどでしっかりと管理することをお勧めします。

また、リース管理台帳だけでなく、適切なラベルを作成し、物件に貼り付けることで、瞬時に物件情報を理解できるようになり、同種の物件と混同してしまう心配もなくなるでしょう。

リース管理に関するQ&A

「リース」という言葉は多くの方がよく耳にするかもしれませんが、レンタルとの違いや全額経費処理の可否など、いざ質問されると迷ってしまうことも少なくありません。

こちらではリースに関するさまざまな疑問や不明点をわかりやすくまとめています。

ぜひ、リースについての理解を深めるためにご参照ください。