【インタビュー】月間200時間以上の短縮を実現！出光グループが取り組んだ経理業務効率化とは

経理業務効率化の成功企業へのインタビュー第2弾は、出光リテール販売様です。経理業務の効率化を成功に導いた方法を、総務部統括リーダーの富田様に伺いました。

出光リテール販売株式会社とは

2009年7月に出光興産様の販売会社16社を統合し設立された会社です。
全国約350ヵ所のサービスステーションのネットワークで地域に密着したカーライフサービスを提供しているだけでなく、全国の企業や工場などに産業用燃料油や潤滑油などの販売を通じてお客様のニーズにきめ細かく対応されています。

精算業務に月間250時間、経理業務の効率化が課題に

経理業務において抱えていた課題を教えてください
Excelを使用した経費精算業務を行っており、本社と12カンパニーの計13拠点分で支払業務、仕訳業務に月間250時間もの時間がかかっていました。

250時間！すごい時間ですね…！
13拠点分の経費精算を月3回、Excelを集計して振込金額を計算、電卓で検算してインターネットバンキングにデータを入れるという支払業務だけで100時間。そしてさらに、仕訳業務はグループ企業で行っているのですが、弊社から支払データを出力した紙を送付して、グループ企業の担当者が再度計算し、勘定科目を決めて伝票を起票、それを班長に回して検算するということを行っていたため、そちらでも150時間程度、両方合わせると月間250時間にもなっていたのです。

そこから、改善のためにどのようなことを検討されたのでしょうか
サービスステーション店舗では少額の立替費用を小口現金で精算していたのですが、それを廃止しました。しかし、その分立替費用の経費精算が増え、手間が増えてしまったのです。そこで、抜本的な解決をと思い、経費精算システムの導入を検討しました。

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

経費精算システムによって、月間250時間かかっていた業務が数時間に短縮

実際に経費精算システムを導入し、どのような変化がありましたか
250時間かかっていた支払い業務、仕訳業務が数時間でできるようになりました。経費精算システムから振込データが自動で作成できるため、インターネットバンキングに取り込むだけで支払い業務が完了します。また、自動で仕訳もできるため、検算や勘定科目を決める必要がなく、グループ企業では会計ソフトに取り込むだけと、業務を数時間に削減でき、グループ全体で改善が図れました。
また、定性的なメリットとして申請者がどこまでフローが進んでいるのか確認できるため、いつ支払われるのかが分かり、システムを導入した安心感につながっています。

経費精算システムの選定で注意したのはどのような点でしょうか
柔軟な設定ができるか、という点です。複数のカンパニーでの使用では、統一しなければならない点と、各社独自の設定が必要な点が出てくるのです。たとえば、会計システムは1つなので、勘定科目は統一をしなければならないけれど、申請に必要な情報などが各社で異なったり…といろいろな条件があります。
その点、私たちが採用した経費精算システム『楽楽精算』は、柔軟な設定が可能で非常に助かりました。各カンパニーで環境を分けながらも、全社統一の点は変更が利かないようにし、それ以外は各カンパニーで必要に応じて設定ができるのです。

機能の充実したシステムを選べば、メリットはより大きく

経費精算システムの導入で、他にメリットはありましたか
経費精算システムについているワークフロー機能を利用して、サービスステーション等で事故があった際に申請する事故報告を行うようにしたのですが、申請漏れがなくなり共有スピードが速くなりました。事故報告書は、紛失してしまうのが一番怖いことです。報告書が申請フローのどの段階にあるのか、見える化できるようになったのも大きなメリットです。その他、休暇届、夜間・休日の社有車の利用申請、休日前などに店舗の釣り銭を増やすための釣銭の利用申請などを使用しているカンパニーもあります。経費精算システム内の機能を使うことで、同じ承認フローをそのまま使えるのもメリットです。

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