経理部門の残業削減！働き方改革実現のために実践すべき業務改善

有給休暇消化の義務化や残業時間の上限規制をはじめとした働き方改革が推進されている昨今ですが、皆さんの会社の経理部門では、どのように「働き方改革」に取り組んでいるでしょうか。

経理部門の業務において見直すべきポイント

業務改善の方法をご紹介する前に、経理部門の業務状況を確認してみます。
「経理プラス」が決算期などの繁忙月を除いた1か月の経理部門の残業状況を調査したところ、月中では「残業の日が続く」と回答した人が8.8%である一方で、月末・月初では割合が大幅に増加、「残業が時々ある」「残業がたまにある」と回答した人も含めると6割近くの経理担当者が、残業していると回答しています。このように経理部門では時期により業務量に偏りがあります。

経理プラス：経理にも働き方改革を！経理400人に聞いた残業削減の取り組み

さらに、経理業務には知識や経験が必要な業務も多く、気付けば属人化してしまい、特定の人にしかわからない業務によって業務量の偏りが発生していることもあります。そのため、時期や個人での偏りを無くせるよう、業務フローの見直しや業務の標準化を行うことが望ましいです。
また、業務改善には上長の適切な業務配分や各々のタイムマネジメント技術も求められるため、経理担当者それぞれの仕事を可視化、数値化して業務効率性を客観的に評価できる仕組み作りを目指すことが重要です。これらにより効率的な業務遂行の実現、残業削減に繋がります。

実践！経理部門の働き方を見直す3つのステップ

ここからが本題です。経理部門の残業を減らす業務改善の手順をご紹介します。

1.業務の洗い出し

まずは現状把握のために、現在の業務を洗い出します。
現在行っている業務内容の所要時間、業務の発生頻度、作業量をリストに洗い出し、業務一覧表を作ります。その際はできるだけ細かく、個人ごとに洗い出すことが望ましいです。
次に、洗い出した業務を「誰でもできる単純業務」、「マニュアルがあればできる業務」「特定の人しかできない知識経験が必要な業務」の3つにカテゴライズします。
最後に洗い出した業務を業務フローに落とし込み、どの業務をどのタイミングで行っているかを把握します。

2.効率化できるポイントを見つける

業務の洗い出しが完了したら、効率化ができそうなポイントはどこにあるのか検証します。ポイントは以下の3つです。

業務の所要時間が適切か

複数人で同じ業務を行った際の所要時間を比較し、業務に対する所要時間が妥当か検証します。
個人によって時間にバラつきがある場合は、手順が違っていることや業務に不慣れで時間がかかっていることなどの要因が考えられるので、それぞれの業務の進め方を確認します。

重要度が低い業務に時間をかけていないか

経理業務には会社の経営判断に欠かせない財務分析や決算報告などの業務があります。
それらは前段で分類した「特定の人にしかできない知識経験が必要な業務」であり、それ以外の業務は会社として正しく処理をすべきではあるものの、できる限り効率化をしても問題がない業務だと考えられます。
業務フロー・所要時間を俯瞰で見ることで、重要度が低い業務に多くの時間がかかっていることや、実は不要な業務を行っていることがわかり、ここが工数削減できるポイントになります。

属人化している業務を標準化できないか

前段で3つに分類した業務の「マニュアルがあればできる業務」の中には、マニュアル化されず属人化してしまっている業務も多く含まれています。
「○○さんは△△業務のプロだから」とつい任せきりにしてしまっている業務も、その手順を明確化して誰でもできるようにしておくことで、突然の人員異動にも慌てることなく対応できますし、経理部門全体の業務量の最適化をすることができます。

3.業務改善策を検討

効率化できそうなポイントを見つけたら、具体的にどう改善するか検討します。効果的なものをあげてみます。

転記や確認などの単純作業をシステム化

仕訳内容の転記や請求書の封入といった業務は効率化できる大きなポイントです。たとえば経費精算システムなどのシステムを活用し、単純作業を自動で行うことで、転記にかかっていた時間を削減できたり、担当者による手作業が不要となる場合があります。

やり方が分かれば誰でもできる業務をマニュアル化

特別な専門スキルが無いとできない業務を除き、属人化している業務を減らしましょう。マニュアルの作成や手順を共有する時間を確保し、業務の偏りを解消します。

スキルに応じた業務配分を検討

業務改善内容を踏まえ、上長は洗い出してもらった個人の業務一覧を見て、業務に対し「効率よく作業できている」、「標準レベルで作業できている」、「マニュアルを見ながらできている」といった指標を設け、それぞれのスキルを把握し、適切な業務配分ができているか見直します。

経理業務を効率化するITサービス3選

経理部門における業務改善の手順を説明しました。働き方改革の実現には「単純作業の効率化」と「標準化」がカギとなります。これらの実現には、前段でも少し触れている通り、単純な業務を自動化・システム化することが効果的です。手間になっている単純作業をシステムが自動化し、実務負担を減らしてくれると同時に、全社員が統一した方法で業務を行えるようになり、属人化していた業務が減ることも考えられます。
ここからは、経理部門の働き方改革推進を手助けする、おすすめのITサービスを簡単にご紹介します。

経費精算全体の効率化：経費精算システム「楽楽精算」

■経費精算システム「楽楽精算」の詳細はこちら

「楽楽精算」は、申請~承認、仕訳作業、支払業務に至るまでの経費精算業務をシステム上で行うことができます。申請内容に応じて自動で仕訳が完了する機能や仕訳されたデータを会計ソフトのインポート用データとして出力できる機能、さらに支払いデータを自動作成できる機能などが備わっており、経費精算業務で発生する転記といった単純作業を大幅に削減します。

導入事例：申請ミス、チェックなど経理部門の手作業を大幅削減！　ヘレウス株式会社様

帳票発行作業の手間を削減：電子請求書発行システム「楽楽明細」

■電子請求書発行システム「楽楽明細」の詳細はこちら

「楽楽明細」は、請求書や納品書などの帳票をWEBから発行できるシステムです。従来発生している請求書の印刷や封入作業をWEB発行に切り替えることで、印刷代などのコスト削減、封入作業の手間の削減ができます。また、先方の都合で一部の取引先には郵送が必要という場合も「楽楽明細」では郵送代行サービスもあるので安心です。

導入事例：月10時間かかった印刷・封入作業がゼロに！　GMOソリューションパートナー株式会社様

社内問合せ対応の削減：社内向けAIチャットボット「チャットディーラーAI」

■社内向けAIチャットボット「チャットディーラーAI」の詳細はこちら

最近様々なサービスで導入されているチャットボットは経理部門の業務効率化ツールとしても活躍します。チャットボットとは、人間の代わりにロボットが簡単な質問や問合せに対応してくれるツールです。経費精算でよく聞かれる問合せをチャットボットに自動応対してもらうことで、経理担当者の作業の手が止まるといった負担が減り、本来注力すべき業務に集中できるようになります。

経理プラス：【経理向け】チャットボットで経費精算のイライラを解消！