電子請求書発行システム導入のコスト削減効果を発行枚数別に試算してみた

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは！経理プラス編集部です。
先日、経費精算システムのコスト削減効果を試算した記事をご紹介しました。

経理プラス：交通費精算システムのコスト削減効果とは？従業員数別の削減コストを試算してみた

今回は請求書の発行業務を効率化する、電子請求書発行システムのコスト削減効果を元にその導入メリットをご紹介いたします。

電子請求書発行システムは、経理プラスが行った調査において、業務改善のために企業が採用しているシステムのランキングで第2位、業務時間削減効果では第3位と高い成果を収めています。

経理プラス：経理担当者のホンネを大調査！ 現職経理担当者500名に聞いた 業務改善方法、仕事への取り組み方レポート

電子請求書発行システムのコスト削減効果：月間発行件数500枚の場合

まずは、月間の発行件数が500枚の場合のコスト削減効果を見て行きましょう。こちらの試算は、経理プラスを運営するラクスが算出した電子請求書発行システムによる年間のコスト削減試算です。

年間708,000円、月換算で59,000円のコスト削減効果が見込まれるという数値が出ています。
※人件費3,000円/時、郵送費84円、封筒代15円、紙代3円、印刷代10円、1通あたり2枚封入として試算。

グラフから、電子請求書発行システム導入後は郵送費、封筒代、紙代、印刷代などの費用がゼロになっているのがわかります。従来の請求書発行業務の半分以上はこのような資材費で構成されているため、システム導入における費用削減効果は高いと言えるでしょう。

また、濃い青色の部分の「人件費」も導入前と導入後を比較してみると、導入後では数値が半数以下になっているのが見て取れます。これは、請求書発行業務にかかる時間が大きく減っているためで、一般的に電子請求書発行システム導入により業務時間は従来の3分の1程度に削減されるといわれています。

なぜ、そこまで電子請求書発行システムは業務時間削減効果が高いのでしょうか。システム導入前と導入後の請求書発行までの作業の変化を見て行きましょう。

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電子請求書発行システムでこう変わる！請求書発行のtodoリストをおさらい

●導入前
1.請求金額の確定
2.請求データの作成
3.請求書の作成
4.印刷
5.押印
6.封入
7.送付

●電子請求書発行システム導入後
1.請求金額の確定
2.請求データの作成
3.データの取り込み
4.発行

導入後と導入前の手順を見てみると、導入後では手順が導入前の半数にまで減少します。導入前の印刷～送付は手作業となり、手間が多く時間もかかる作業です。紙折り機、封入機を使用されている企業も多いと思いますが、いずれにせよ人のチェックが必要で、毎月の作業は負担がかかってしまいます。
一方、電子請求書発行システム導入後は、請求データの作成後は、その後請求データをシステムで取り込み、発行をするだけです。データのチェック、送信日の指定などは発生しますが、基本数クリックで操作が完結し時間も大きく短縮されます。

電子請求書発行システムのコスト削減効果：月間発行件数1,000枚の場合

最後に、月間の請求書発行件数が1,000枚の場合のコスト削減試算をご紹介します。
※人件費3,000円/時、郵送費84円、封筒代15円、紙代3円、印刷代10円、1通あたり2枚封入として試算。

こちらでは、年間1,908,000円、月間159,000円の削減効果が出ています。500枚のグラフと比べると、赤色の郵送費、緑色の人件費が大きな圧迫要因となっていることが見て取れます。

請求書発行業務においては、郵送費は削減することが出来ないため発行枚数が多くなるに従って郵送費のウエイトが大きくなってしまいます。電子請求書発行システムの導入により、紙代を含めた資材費が100%カットされ、システム利用料を含めても高いコスト削減効果を得ることが出来ます。

電子請求書発行システム「楽楽明細」のご紹介

電子請求書発行システム「楽楽明細」は本記事でご紹介したコスト削減と請求書発行業務の効率化を同時に実現できるシステムです。請求書だけでなく、納品書、支払明細といった帳票全般にも対応しており、多くの企業に採用されています。

請求データや支払データを取込み、発行日時を指定すれば発行までの設定は完了。そのあとは自動で指定した日時に、顧客ごとのマイページに請求書が発行されるようになっています。

また、請求書発行コストの大きな割合を占める郵送費ですが、中には取引先が郵送の請求書を希望している場合など、完全になくすことが難しい場合もあります。このような企業に向けて、「楽楽明細」では基本の郵送代行サービスも提供しています。郵送代行を利用する場合、1通あたりの郵送費はかかってしまいますが、「楽楽明細」の管理画面から数クリックで簡単に郵送先の設定ができるので印刷・封入などの手間がなく、コスト削減の効果は十分に期待できると言えるでしょう。

ご興味のある方は、ぜひ資料請求や無料トライアルをお申込ください。
電子請求書発行システム「楽楽明細」

最後に

いかがでしたでしょうか。
前回の記事でお伝えした、交通費精算システムより大きな削減効果は見られませんが、どの企業にも毎月必ず発生する請求書発行業務の効率化メリットは大きいはずです。検討をしている方はぜひ参考にしてみてください。

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。