サブスクリプションビジネスの請求管理をラクにするポイント

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

近年急速に拡大するサブスクリプションモデルのビジネス。飲食やアパレル、音楽などの個人向けだけではなく、法人向けのサブスクリプションビジネスも多数展開されています。しかし、急速に発展する一方で、法人向けサブスクリプションビジネスの請求管理は非常に複雑で、経理担当者や営業事務は毎月大変な思いをしています。今回は、そんなサブスクリプションビジネスの請求管理をラクにするポイントをご紹介します。

サブスクリプションビジネスの請求管理が大変な理由

サブスクリプションとは、従来のように「モノを購入する」のではなく、「サービスの利用に対して料金を支払う」というビジネスモデルです。英語のsubscriptionを和訳すると、「年額制」「定額制」「定期購読」といった意味になります。
このようなサブスクリプションビジネスの請求管理が大変な理由を3点ご説明します。

課金体系が複雑で、金額計算が大変

サブスクリプションビジネスの課金体系の多くは、基本利用料（月額）＋オプション（月額orスポット）です。オプションとは、利用料に応じた従量課金であったり、サービスをさらに便利に利用するための追加機能であったりします。これらは月額で発生するものもあれば、特定の月だけ料金が発生するスポットのオプションもあります。オプションの種類・数が多くなると計算が大変になるほか、月額金額にスポット金額を合算する作業が必要になるなど、サブスクリプションビジネスの請求管理では金額計算が複雑になることが多いです。また、月中に契約を開始した場合、日割り計算で値引きをするサービスも多く、請求金額の計算は営業事務にとって非常に大変な作業となります。

毎月請求書を発行する作業が大変

月額の基本利用料＋オプションでの課金となるサブスクリプションビジネスでは、従来の受注1回・請求1回という請求方法ではなく、受注1件に対し契約が続く限り毎月請求書を発行します。そのため、契約台帳から顧客を検索し、現状の契約内容をコピーして請求書を作成するという手間が発生します。つまり、前述した大変な金額計算の作業が、毎月発生するのです。
また、顧客によっては毎月請求ではなく半年分を一括、一年分を一括など、支払サイクルが異なる場合があります。この管理がおろそかになると、請求をしてはいけないタイミングで請求してしまったり、逆に請求が漏れてしまうということにもつながります。さらに15日締めの顧客・末日締めの顧客など、顧客ごとの締め日の管理も大変です。請求タイミングを誤らないようにするには、営業事務の中で二重三重のチェックを行う必要があり、このチェックが非常に手間になってしまいます。

契約変更が多く、変更履歴を追うのが大変

サブスクリプションビジネスでは、サービスの利用状況によって料金が変わるものが多く、毎月の請求金額が固定とは限りません。当月の請求金額を調べるためには、契約の変更履歴をチェックして、請求金額を計算する必要があります。膨大なExcelの中から顧客ごとの契約変更履歴をチェックすることは、とても大変な作業です。営業やサポートから契約変更の連絡が漏れてしまうと、正しい金額で請求ができずクレームに発展することもあるため、企業規模が大きくなり部門間での共有がスムーズに行えない場合は特に注意が必要です。

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サブスクリプションビジネスの請求管理をラクにするポイント

規模が小さい企業や、新規サービスとして立ち上げたばかりという場合は、毎月の請求件数が少ないため、Excelで管理できることも多いです。しかしサブスクリプションビジネスでは、契約件数が多くなると以下のような問題が発生するリスクがあります。

• 金額計算が複雑なので、件数が多くなると対応に時間がかかり、計算ミスも増える
• アラート機能がないので、件数が多くなると請求漏れが発生する
• 会社の規模が大きくなると、部門間での共有に漏れが出てくる

このほか、以下のようなExcelならではの悩みも出てくる可能性があります。

• データが多くなると、処理が遅くなる
• 顧客情報を上書きすると、過去の履歴が追えない
• 複数人で編集しづらい

このようなサブスクリプションビジネスの課題を解決するためには、請求管理システムの導入を検討することをおすすめします。
以下は、請求管理システムの機能とメリットです。

複雑な課金体系でも、請求金額を自動で計算

請求管理システムを導入すれば、サブスクリプションビジネス特有の複雑な計算も、自動で計算できます。契約登録時に、月額で課金するものと単月のみ課金するものという情報を登録するだけで、月額＋スポットの合算も自動になります。これまで時間をかけて正確に計算していた作業も、システムに任せることで早く、かつ正確に行えるようになります。

請求締め処理を自動で実行

請求管理システムに契約内容や契約開始日などの情報を登録しておけば、毎月自動で契約内容をコピーして請求データを作ることができるようになります。1件ずつ現状契約のExcelからコピー＆ペーストをして請求書を作る必要がなくなります。顧客ごとの支払サイクルや締日の設定もできれば、請求締め処理が格段にラクになり、請求漏れも削減することができます。また、システムによってはアラートメールを自動で送る機能もあるため、今月請求するべき顧客の一覧を担当者に通知することもできます。

情報をコピーして請求データを自動で作成

請求管理システムの中には、拡張性が高く請求管理以外にも用途を広げていけるものもあります。たとえば、営業の案件管理やサポートの契約管理、対応履歴管理などです。これらの情報も管理できる請求管理システムでは、営業が登録した受注情報や、サポートが登録したオプション申込情報をコピーして請求データを作ることができます。これにより、契約内容の変更履歴を検索しコピー＆ペーストをする手間が削減できるほか、部門間の情報共有の漏れを防ぐことができます。

サブスクリプションビジネスにとって請求業務はとても重要

サブスクリプションビジネスにとっては、顧客満足度の向上でサービスを継続してもらうことが一番大切なことです。請求業務は顧客満足度に直結する業務のため、慎重さが求められる一方、細かい作業が多く件数が多いと作業に時間がかかることが問題でした。しかしその作業の大部分は規則的なものなので、人よりもむしろコンピュータの方が向いている作業と言えます。
システムを導入して正確な請求管理を行い、顧客満足度を向上しつつ、請求業務を効率化していきましょう。
経理プラスを運営する株式会社ラクスでは請求管理サービス「楽楽販売」を提供しています。実際の活用事例をもう少し聞いてみたいという方はぜひ製品サイトをのぞいてみてください。
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