不正撲滅シリーズ−経費精算システムで営業経費の水増しを防ぐ！

営業経費は従業員が営業活動をすれば発生するものです。
多くの会社では、営業経費の管理・申請は営業担当者に任されています。

「全ての営業担当者が正しく経費精算をおこなっている。」と信じたいところではありますが、営業経費を水増しする社員がいるのが現実です。
今回はそんな営業経費の不正申請や水増し精算起こってしまう原因と、不正を未然に防ぐ方法をご紹介します

なぜだろう！？あとをたたない営業経費の水増し

営業経費の水増しは、いわば従業員不正です。
なぜ、不正が起こってしまうのか。
原因は以下の点だと考えられます。

経営者の意識の甘さ

日本人経営者は、一般的に、「性悪説ではなく性善説で物事を考える。」と言われます。
従業員を信じたい気持ちが強く、営業経費の水増しなどの不正を未然に防止する体制を確立していないことが従業員不正を助長しているとも言えるでしょう。

管理部門の担当者が不足

管理部門の人材が不足している場合には、チェックに割けるリソースも不足し、経費精算での不正ができる環境が出来上がってしまいます。
「なぜ、本業ではなく管理にも力を入れなければならないのか。」と考える経営者もいらっしゃいます。ですが、チェックの体制が整っていれば発覚を恐れて申請しなかったであろう不正な経費申請が、体制が整っていないことが原因で起こってしまうということになります。それこそ不正を助長する考え方です。

具体的な経費精算の不正に関してはこちらでご紹介しています。
経理プラス：合コン費用を会議費で申請！？不正が起こりやすい経費精算3パターン

これらの事象が重なって、大切な従業員が営業経費の水増しなどの不正を働くことになってしまうのです。

営業経費の水増しによる悪影響

営業経費の水増しなどの不正な経費精算によってどんな影響や問題が発生するのかみていきましょう。

1. 経済的な流出

営業経費の水増しをするということは、「企業のお金が流出している」ということです。1人の水増しが少額だとしても、全体には大きな影響が生じます。たとえば、月800円の不正は年間で約1万円ですが、それを100人で水増しすると年間合計100万円になってしまいます。利益貢献が一切ない支出はあってはならないことです。

2. マインドの低下

従業員は働いた分だけ、対価として賃金を得ます。
このモチベーションの循環があるから、皆働けるのです。
しかし、営業経費の水増しによる金銭が懐に入ったらどうなるでしょう。
「どうやって貢献しよう」から「どうやって不正しよう」にマインドが変化してしまいます。

3. 誤った業績による、誤った意思決定

不正な経費精算の金額が多額に及ばなかったとしても、財務諸表の表示にはなんらかの影響を及ぼします。
たとえば、社内においては財務諸表から予算編成や事業の継続性の判断、社外においては金融機関が融資の判断を行う際に利益の金額から返済期間を割り出し、その上で融資実行の審査をします。営業経費の水増しなどの不正によって誤った業績で審査をされることとなり、社内のみならず社外においても悪影響を及ぼします。

4. 税務、法務的なリスクについて

いくら自社を騙せたとしても、取引履歴を見れば経費精算の不正はすぐ分かります。
不正が発覚すれば、罰金として余計に税金を支払うことになりますし、企業のイメージダウンにも繋がります。実際にあった例では、大手ゼネコンにおいて現場所長が複数の下請業者に架空の工事を発注し、キックバックさせていたことにより6,000万円もの所得隠しを行い、重加算税を含めて3,000万円を超える課徴金を課せられたというケースがありました。

営業経費の水増しを未然に防ぐ管理方法

営業経費の水増しによる影響の大きさはご認識いただけたかと思いますが、ではそれを防ぐための管理はどのように行うのがよいでしょうか。管理のために社員を増やすと追加の人件費が発生してしまいますが、従業員による不正は人為的な処理により生じる場合が多いため、その一部をシステム化することで統制機能を持たせることができます。
たとえば、経費精算システムを活用すれば、社員の作業時間を大幅に削減させられるだけでなく、不正申請を防止することもできるため、社員のマインド低下や誤った業績による誤った意思決定を防ぐことにつながります。さらに経費精算の見える化で、データを活用することにより正しい経営判断にもつながります。

営業経費の水増しを防ぐ経費精算システムのおすすめ機能

では、経費精算システムを活用することでどのように営業経費の水増しを防げるのでしょうか。ここでは、国内累計導入社数No.1※のクラウド型の経費精算システム「楽楽精算」を例にあげ、営業経費の水増しといった不正な経費申請を防止するためのおすすめの機能をご紹介します。

※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

乗換案内や交通系ICカードの利用データで交通費精算が可能

営業担当者が最も多く精算するのは、交通費精算です。営業担当者の手計算で作成された交通費精算書の場合、単純な運賃の計算ミスや、適切な交通費で申請されていない、定期区間を控除せずに申請していることによる水増し精算が多く見られます。実際に株式会社ラクスの調査では、営業訪問件数が週あたり20件以上の社員の約70％が定期区間などを気にせず交通費精算をしており、交通費を不正受給しているというデータがあります。
経理プラス：交通費の不正申請割合は70％以上！？不正受給が増える理由とは？

「楽楽精算」では、申請画面内に乗換案内を内蔵しているので、乗換案内から利用した駅を選択するだけで、正しい運賃を計算してくれます。また、社員の定期区間を登録しておけば、申請の際に定期区間分の運賃は自動で控除されます。さらに、交通系ICカード専用のカードリーダーを活用することで、実際に利用したデータを交通費精算に連携し、実際に利用した金額で申請を行うことができます。これらの機能により手入力での申請が減ることで、交通費精算の水増しを防ぐことができるでしょう。

クレジットカード連携機能で精算金額の改ざんを防止

営業担当者は交通費精算以外にも交際費や一般的な経費精算も多く行います。ここでも、誤った金額や水増しが起こる可能性があります。経費の水増しを防ぐためには経費精算においても手入力での申請を減らすことが重要でしょう。
「楽楽精算」では、法人で契約しているクレジットカードの利用明細を取り込むことができ、実際に決済が行われたデータを基に経費精算を行うことができます。ここで取り込まれた金額は経費精算の画面上で修正・変更が出来ないようになっているので、金額を上乗せして申請する不正を防ぐことができます。社内で交際費や経費精算が発生した際には、会社で契約したクレジットカードの利用を推奨し、そのデータを用いて経費精算を行うようにすれば、経費精算の水増しを防ぐことが可能です。

規程違反チェック機能で社内統制

ICカードの連携やクレジットカード連携などで手入力での経費精算を減らすことで水増しを防ぐことができますが、同時に「不正を行ってもバレないのではないか」といった社員のマインドの低下を防ぐことも必要です。
その対策の一つとして「楽楽精算」の規定違反チェックは有効だと考えられます。規定違反チェックは社内の経費精算の規程に反するような経費精算に対し、警告のメッセージを表示させたり、申請ができないように設定することができます。たとえば、事前の申請金額よりも精算金額が大きい場合理由の記載を必須にし、記載が漏れている場合は警告メッセージを表示させることで、申請内容がチェックされているという意識を持たせることができ、「正しい金額での経費申請・経費精算を行わなければならない」というマインドを醸成することに繋がります。

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