【経理必見】電子請求書発行システム導入の「社内決裁・稟議」を通すコツ

こんにちは。経理プラス編集部です。

テレワーク導入推進の影響により、「請求書などの帳票をWEB上で発行できるようにしたい」というニーズが急増しています。請求書などの帳票を紙ではなく、WEB上で発行できるようになると、テレワークでも業務が進行しやすくなるだけでなく、従来発生していた紙の印刷・封入・発送作業の工数削減、印刷代・郵送代などのコスト削減も実現できるため、企業にとって大きなメリットがあります。

企業でシステム導入を行う場合、当然のことながら社内決裁をとる必要がありますが、そのためにはシステム導入の必要性、メリットを説明する必要が出てきます。この明文化に手間を感じ、導入を先送りにしている…という方もいらっしゃるのではないでしょうか？

今回は、電子請求書発行システム「楽楽明細」の担当者に、「請求書発行システム導入メリットを社内にどのように説明したらいいか？」を聞いてきました。

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1.導入メリットはBefore→After形式でわかりやすく

大きく言うと、

• 現状の課題
• システム導入をすると現状の課題がどう改善されるのか

を説明していらっしゃいます。

電子請求書発行システムを導入検討される企業様は、「封入作業に多くの時間を割いている」「郵送コストがかかっている」「お問い合わせ、再発行の対応に困っている」など、共通の課題があります。その中から、自社で課題と認識しているものをピックアップし、それに対してどのような解決ができるのかを説明します。

電子請求書発行システムを検討中の方が課題に感じていることの例

• 封入作業に多くの時間を割いている
• 毎月の発行件数が200件以上あり手間もコストも膨大
• お客様から請求書を早く送ってほしいという要望があり、個別対応が大変
• 誤配送などのミスが起きている
• 紛失などによる再発行依頼が多い
• 振り分け作業が大変
• 作業が属人化している
• 同封物も送っている
• 自然災害が起きた場合など支払期日に間に合わない

解決策の例

2.コストメリットを示すと導入はより進めやすい

「楽をしようとしている」というのは悪いことではないと思いますが、確かに手間削減だけでは説明として不十分かもしれません。しかし手間をかけているということは、その分人件費がかかっているということになります。現在かけている作業時間を削減した分、作業コストの削減につながる、というところまで示すことができれば、より説得力を増すことができます。
システム導入により、人件費がどのくらい削減でき、郵送費、封筒代などのコストがどのくらい削減できるかを一度試算してみることをお勧めします。

ちなみに、以下ページにて帳票電子化によるコスト削減効果を試算できる資料を無料配布していますので、帳票発行システム導入の検討にご活用ください。

帳票発行システムのコスト削減効果 試算シート（無料）

毎月500件の請求書を「楽楽明細」で電子発行した場合のコスト削減試算の例

3.請求書を電子発行に切り替えると受取側にもメリットが

はい、請求書を電子発行に切り替えた場合、実は受取側にもメリットがあります。
請求書を紙で受け取っている企業では、「郵送だと到着が遅く、月初の経理処理に間に合わない」「紛失時に再発行をお願いしなければならないが、手間をかけてしまうので心苦しい」などのお困りごとがよく発生しています。

受取企業でよく起きる困っていること

• 到着が遅く社内処理期限に間に合わない
• 過去の請求書を探すのが大変
• 自然災害の影響が心配
• 紛失してしまい再発行のお願いが心苦しい
• 受取担当者が変わると正しく届かない
• 郵便局が土曜配送の取りやめなどサービス縮小を検討
• 届かない
• 同封物を社内展開するのが面倒

企業にとって大事な取引先の困りごと解決にも役に立つというのは、システム導入のさらなる後押しになります。

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実は、電子請求書発行システムの導入メリットはわかりやすい

「システム導入を推進する」というと大変そうな気がしてしまいますが、現状の課題と、システム導入した結果どうなるかを整理すると、社内説明すべきことは意外とわかりやすくなったのではないでしょうか。電子請求書発行システムは、コストメリットを示すことができるのも導入のしやすさの1つとして挙げられますね。もちろん社内説明以外にも、システム導入準備やお客様へのご案内など、必要なことはいくつかあります。ひとりで進めようとすると負担も大きくなってしまいますので、導入推進をしっかりサポートしてもらえる環境の整ったシステムを選ぶということも必要だと思います。

経理プラス編集部より

業務の効率化を進めるためには、現状の課題と解決策を適切に整理することが大切です。これは当たり前のようで普段の業務の中では意外とできていないことかもしれません。この機会に、漠然とした課題感を整理してみると、具体的な行動につなげられるかもしれません。

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。