請求書電子化のメリットと注意点 成功のコツは取引先への案内!?

請求書電子化のメリットと注意点 発行システムや電子帳簿保存法についても解説します

請求書の電子化を検討しているものの、取引先からの抵抗が懸念されたり、自社の運用フローにうまく乗るか不安で、請求書発行システムの導入を決めあぐねているという方も多いのではないでしょうか。

請求書の電子化に成功している企業は、「請求書電子発行への切り替えのコツ」をおさえた上でシステム導入を行っています。何の準備もなしに電子発行に切り替えてもうまくいきませんし、最悪の場合、システム導入に失敗して紙の請求書発行に逆戻りする可能性もあります。

そこで今回は、請求書の電子化を検討している経理担当者向けに、知っておくべき請求書電子化のメリットや注意点を、具体的に詳しく紹介します。

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請求書の電子化とは?

請求書の電子化とは、「請求書をWEB上で発行し、PDFなどの電子データで顧客に届けること」です。

請求書発行システムを活用すれば、請求データを取り込み、発行日時を指定するだけで請求書を発行できるようになります。システムによりますが、送付方法は「メール添付」「専用ページからダウンロード」の2パターンです。

請求書を電子化することで、「請求内容を請求書に転記し、印刷をして、押印し、挨拶状をつけ、三つ折りし、封入し、宛名を書き、切手を貼って、郵便局に持っていく」という一連の作業を効率化できます。

また、請求書の電子化は、請求書を受け取る側にとってもメリットがあります。請求書データをメール添付やダウンロード形式で受け取ることができるので、「緊急で請求書をもらいたい」という際に便利です。さらに、請求書データをCSVファイルで受け取ることができれば、請求書を会計ソフトや経費管理のファイルに転記する作業も効率化できます。

請求書電子化による5つのメリット

請求書電子化のメリットを、「発行側」「受取側」の観点から詳しく見ていきましょう。

請求書発行側のメリット

請求書電子化に伴う請求書発行側のメリットは、以下の3点です。

  • 請求書発行業務の単純作業を効率化できる。
  • 請求書の再発行や修正依頼にすぐ対応できる。
  • 郵送費や資材費などの経費を削減できる

以下から、個別に詳しく解説します。

メリット1:請求書発行業務の単純作業を効率化できる

ご存じの通り、紙の請求書発行には、以下のような手間と時間がかかります。

<紙の請求書発行フロー>
  • 封筒と紙を用意。
  • 次に、用意した紙に請求書を印刷。
  • その請求書を1枚1枚三つ折りにし、封筒へ封入。誤って他社の情報を封入してしまうと個人情報の流出になってしまうので注意が必要。
  • 最後に、切手を貼って郵便局に持ちこみ、ようやく発行作業完了。

上記の通り、2018年7月1日より、郵便物の集荷廃止に伴い、持ち込みの負担が増しています。

請求書を電子発行に切り替えれば、これらの発行業務を大幅に効率化できます。請求データを作成して請求書発行システムにアップロードするだけで、取引先に請求書を発行できるようになります。

メリット2:請求書の再発行や修正依頼にすぐ対応できる

これまでに、

  • 請求書を発行した後で誤請求に気が付いた
  • 先方に日付の修正依頼等を頼まれた

といった経験はありませんか?
紙の請求書の修正や再発行はとても手間がかかりますが、請求書を電子化していれば簡単かつ即座に対応できます。
また、次の項目でも詳しく紹介しますが、請求書発行に伴う業務効率化は人件費などのコスト削減にも繋がります。

参考:請求書を再発行する際の注意点

メリット3:郵送費や資材費など、請求書発行にかかる経費が0円になる

請求書の発行業務には、上述した通りの膨大な単純作業が発生します。経理担当の時間がこれらの作業に圧迫されると、コア業務以外の部分で人件費が発生するということになります。
さらに、紙を買ってきたり、印刷をしたりといったコストもかさみ、郵送代もかかることになります。
こうしたコストを、請求書の電子化は大幅に削減してくれます。
以下ページにて請求書電子化によるコスト削減効果をざっくり試算できる資料を無料配布していますので、興味のある方は参考にご活用ください。

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請求書電子化によるデメリット・懸念点

ここまで、請求書電子化のメリットについてご紹介してきましたが、
「メリットは理解したが、本格的に導入検討するにはデメリットも気になる。」
というのが、企業の経理担当者の本音ではないでしょうか。
ここからは、請求書電子化に伴うデメリットや懸念点など、導入前に知っておくべき事を紹介します。

デメリットと言われている事1:電子化の受け入れが難しい取引先もいる

「電子請求書ではなく郵送で送ってほしい」という企業は一定数存在するので、100%電子化することは難しいです。
実際に請求書を電子化した企業は、「取引先の約7~8割を電子請求書に移行し、残りの2~3割は引き続き郵送」という対応に落ち着くケースが多いです。
ただ、すべての取引先へ送る請求書を電子化できなかったとしても、7割を電子発行に切り替えられれば、業務負担は大幅に削減できます。請求書発行システムによっては、電子発行だけでなく、特定の顧客にのみ郵送発行する機能もあるので、システム導入を検討中の方は事前に確認してみてください。

デメリットと言われている事2:請求先企業に負担をかけるのではないか?

次に懸念されるのは、請求先企業の負担です。「請求書の電子化に対応するために、請求先に負担をかけるのではないか?」と不安になり、請求書発行システムの導入をためらう方は多いです。
たしかに、切り替え時は取引先企業に多少の違和感をもたれるかもしれませんが、切り替え後も継続的に負担をかけるような事はありません。
また、最近では請求書を電子化する企業が増えてきているので、「御社も電子化したんですね」というように自然に受け入れてもらえるケースがほとんどです。
請求書の保管についても、請求書は7年間の原本保管が義務付けられていますが、電子請求書を自社で印刷したものも原本と認めらます。
請求書がデータで届くというだけで、紙で印刷して保管してもらえば問題ありません。

請求書電子化への切り替えのコツ

取引先に周知する際の案内文が重要

請求書電子化にあたり、事前に請求先の取引企業に周知する必要がありますが、この際の案内文は非常に重要です。
案内文ひとつで請求書電子化の成否が決まる、といっても過言ではありません。
では、どのような案内文を作成したらよいでしょうか?
結論から申しますと、

「〇月から電子化しますのでよろしくお願い致します。不明点はお問い合わせください。」

というように、言い切ることがコツです。
「電子化しましたが、従来どおり郵送も選べます。どちらにしますか?」といった内容で案内をすると、今まで通り郵送を希望するお客様が増えてしまいます。これは心理的な問題なのですが、「請求書を電子化します」と言い切る方が電子請求書を受け入れてもらえる割合を高めることができます。
また、「紙で郵送してもらわないと困る」というお客様のために、お問合せ先を記載しておくことも忘れてはいけません。

>>請求書電子化の切り替え案内文テンプレート

まとめ

請求書電子化システムはたくさんありますが、企業規模や用途によってすみ分けがなされているので、比較検討すべきシステムは多くても2~3社ほどです。まずは資料を取り寄せて、自社の請求書発行規模にあっているか、システムの使い勝手はどうか等を事前に確認してみてください。クラウドサービスであれば、導入費用を安く抑えられます。バージョンアップが多く、いつでも最新の機能を利用できるのもメリットです。
クラウド型の請求書電子化ソフト「楽楽明細」では、詳細資料のほかに、無料で使用できるトライアルやコスト削減シミュレーションも用意しておりますので、是非お気軽にお問い合わせください。

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経理プラス編集部

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