クラウド型の請求書電子化システムの必要度をチェックリストで確認!

クラウドサービスなどを利用して、紙で発行していた請求書を電子発行する「請求書の電子化」への取り組みが盛んです。業務時間の短縮や、コストの削減などメリットは様々ありますが、膨大な量の業務に追われる中で「自分の会社ではどれほど請求書の電子化が必要なのかわからない…」という方へ、請求書電子化の必要度チェックリストを作成しました。
チェックリストを元にどのくらい請求書の電子化が必要か、またどのようなメリットがあるか確認していきましょう。

 

請求書電子化チェックリストで必要度をチェック

早速こちらのチェックリストで必要度を確認してみてください。
チェックをつけたカッコ内の点数を足して合計を出すと、請求書電子化の必要度がわかります。

請求書電子化 必要度チェックリスト

 印刷費用、郵送費用のコストが膨大すぎるので削減したい(20)
 請求書の発行件数が月間100件以上ある(20)
 月末月初はいつも残業が発生する(10)
 印刷・封入といった単純作業の時間を短縮したい(10)
 請求書の再発行など個別対応が面倒(10)
 請求額の印刷、封入作業などで、ミスが出たことがある(10)
 取引先からの到着日の指定が厳しく間に合わないときがある(10)
 請求締日や発行日が複数あり、月に何回も作業をしなくてはならない(10)

請求書電子化 必要度

10点以下:電子化必要度20%
まだ現状の運用で問題はなさそうです ~50点:電子化必要度50%
業務効率化の選択肢の1つとして請求書電子化を検討してみてはいかがでしょう ~70点:電子化必要度70%
はやめに請求書電子化の検討をお勧めします

80点以上:電子化必要度100%
電子化で大幅にラクになります!今すぐ電子化に移行しましょう!

 

請求書電子化が必要な理由

チェックリストの項目が請求書の電子化によりどのように解決できるのか、改めて見て行きましょう。

郵送作業の手間の削減で業務時間短縮・ミスもゼロに!

請求書電子化システムの利用により、請求書の印刷・封入・封かん・郵送手配といった一連の作業がなくなりますのでムダな作業時間が短縮されます。人の手を介さないで請求書を発行するのでもちろん封入ミスなども起こりません。

きつめの到着日指定、再発行の手間もラクに

請求書電子化システムでは、請求書を作成したあとすぐに即時発行ができるので、郵送でかかっていたタイムラグがなくなり、取引先の希望日時に無理なく請求書を届けることができます。再発行が必要な時も該当のデータを差し替えるだけですぐに対応ができ、これまでのような面倒がなくなります。

コスト削減効果は年間75万円!

紙代などの資材費、郵送費が削減されるため月々の発行件数が多い企業ほどコスト削減効果は大きくなります。作業時間も短縮されるため、単純作業にかかっていた人件費も大幅カット。年間の削減効果は月間発行件数が500枚の場合、75万円にもなるというデータも(ラクスによる試算)。

経理プラス:WEB請求書発行システムのコスト削減効果とは?発行枚数別の削減コストを試算してみた

WEB帳票発行サービス「楽楽明細」 経理プラス メールマガジン登録

 

取引先に電子化は受け入れられなそうな方へ

請求書の電子化が取引先に受け入れられるのか心配がある方へは「郵送代行サービス」の活用をお勧めします。

  完全な電子発行には抵抗がある  ⇒ 郵送代行サービスを併用しましょう

郵送代行サービスとは、請求書の印刷、封入封かん、送付までの業務を請け負ってくれるサービスです。昨今数が増えてきているクラウド型の請求書電子化システムと併用すれば、クラウドサービス上で請求書を作成し、そのまま管理画面上で郵送の手配まで行うことができます。電子発行と違い郵送費はかかってしまいますが、自社内で印刷、封入などの作業をする必要がなくなりますので、社内の単純作業の時間短縮をしたいという方へは有効です。

ラクスが提供するクラウド型の請求書電子化システム「楽楽明細」でも、郵送代行のサービスまでを提供しています。請求書は管理画面上で一括作成ができ、そのまま同じ画面上で取引先の希望に沿って、「この企業は電子発行、この企業は郵送対応」と選択ができるため、発行方法によって作業が分かれることもなく効率的に請求書の発行が行えます。

同じく郵送代行までを提供しているクラウド型のシステムとしては「misoca」などがありますが、こちらは主にフリーランスを中心にした個人利用で活用されているのが特長です。「楽楽明細」は法人向けのサービスとなっており、多くの企業に導入されています。

 

最後に

ご紹介したメリットの他にも、請求書電子化のメリットは様々あります。詳しくは各サービス提供元で紹介しているかと思いますので、製品サイトなどを覗いて比較してみてください。

 

「経理プラス」メルマガでは、定期的に記事のランキングやおすすめ情報などをお届けしています。読み逃しがないよう是非ご登録ください!「経理プラス」メルマガ登録は・・・ こちらから

 

WEB帳票発行システム「楽楽明細」

● 著者

経理プラス編集部

経理プラス編集部

経理プラス編集部です。経理担当者様の日々の業務にプラスとなるお役立ち情報をお届けしていきます!