請求書発行・管理・チェックが面倒?経理担当60%に有効な効率化方法

一口に経理の仕事といっても、それが及ぶ領域は広く、この記事をご覧いただいている皆さんも日々様々な業務を担当されていると思います。その中で皆さんが一番手間だと感じている業務はなんでしょうか。

下記は、「経理プラス」の調査した経理担当者が手間だと思う仕事で、特に回答の多かったものです。

  • 領収書原本の保管、管理
  • 経費精算書のチェック
  • 仕訳、記帳、帳簿管理
  • 小口現金の管理
  • 請求書などの帳票発行作業

皆さんの思う業務は入っていましたか。今回の記事では、この中から「請求書などの帳票発行作業」に焦点を当ててみます。請求書の発行業務のどのような点に手間を感じるのか、それを解決する方法はあるのか、探っていきましょう。

 

経理担当者の声 -請求書の発行の手間だと思うところ-

「請求書の発行が手間」だと思う方はどのような点を手間だと感じているかを見る前に、まず、請求書がどのように発行されているかを見ていきましょう。

こちらは「経理プラス」が経理担当者800名に請求書発行をどのように行っているのかを調査したデータです。
(※ここでの発行は、請求書を作成し顧客の元に届ける方法までを指しています)

面倒な業務

請求書の発行方法で最も多いのは「紙の請求書を送付」で、6割以上の方がこの方法をとっていると回答しました。次に大きく開いて、「手渡し」が続きます。請求書を作成し、印刷し、封入し、郵送する(もしくは手渡しで届ける)、この方法は最も一般的であり、かつ最も工数がかかる方法でもあります。

実際に、紙で請求書を送付している方の声を紹介します。

請求書の発行だけで月初めの2日はつぶれる。他の月次業務もあるので月初は残業が多くなります。仕方ないと思いながらもやっていますが…(20代 男性)

うちは発行数が少ないので手作業で三つ折りして封筒へ入れていますが、正直面倒くさいです。請求書を送るまでの手作業だけで毎月1日つぶれるのがムダだなと思います。(20代 女性)

封筒に入れて封をするときに、糊の量が多かったりすると汚くなってしまってやり直します。手間だし、封筒も「もったいない!」といつも思っています。(30代 女性)

効率化を目指して封入機を導入したり色々とやっていますが、請求書の再発行など細かいところまではなかなか効率化できない。到着までのタイムラグもあるし、対応が大変(30代 男性)

手作業が面倒だったり、それにより業務時間が圧迫されたり、細かい対応に苦労されていたりと、様々なことを手間だと思われているようですね。では、どの方法だと手間を押さえながら請求書の発行ができるのでしょうか。

 

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請求書発行の手間を解消する方法は?

請求業務をアウトソーシングする

最も業務を手っ取り早く楽にできるのは、請求業務を丸々アウトソーシングすることです。社内で行う手作業はゼロになりますし、専門業者に依頼をすることでクオリティも担保できます。業務をできる限り少なくさせたいという場合に有効です。
実際に前段で紹介した調査においても、少数ですが全体の1.3%の方が「請求業務を他社へ代行(アウトソーシング)している」と回答されています。

ですが、もちろんアウトソーシングにはまとまったコストがかかるという面もあります。また、業務ノウハウが社内に蓄積されないため、将来的に社内に業務を戻す可能性がある場合、また業務フローを構築する必要が出てくるかもしれません。将来の体制を見据えて方法を検討することが必要でしょう。

WEB請求書発行システムを活用する

WEB請求書発行システムを活用する方法でも、請求書発行にかかる手間を減らすことができます。請求データをシステムにアップロードするだけで、各取引先のマイページ上に指定時刻に請求書が公開されるので、経理担当者の作業はデータのアップロードと発行時刻の指定のみ。多くの人が手間だと思っていた封入などの手作業をなくすことができます。

しかも、クラウドシステムならば高額な導入費やシステムの維持費もかからず、高い費用対効果を出すことができます。例えば株式会社ラクスが提供するWEB請求書発行システム「楽楽明細」は、月額費用が18,000円から。WEB発行にすることで即時に取引先の手元に請求書を届けることができ、請求書の到着日指定など細かい要望にも応えやすくなります。

 

まとめ

多くの企業で紙での請求書発行が行われている中、少しずつですがアウトソーシングやWEB発行システムをはじめとした方法が取り入れられ始めています。今後、これらの方法はどんどん広がっていくでしょう。誰もが手間だと思う、言ってしまえばムダな作業を削減できるこれらの方法は、早めに採用するのがお得です。自社に合った方法を見極めながら、請求書の発行業務の見直しを検討されてはいかがでしょうか。

 

WEB帳票発行システム「楽楽明細」

● 著者

経理プラス編集部

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