90%の経理担当者が課題に感じている！？請求書の発行コストと郵送費削減方法とは？

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

毎月発生する請求書の発行業務。請求書データを紙に印刷、封入、郵便局への局出し、と細かい作業が多く、月末月初はいつも請求書の発行作業で残業が発生してしまう、という方も多いのではないでしょうか。手間がかかるだけでなく、発行通数が増えるほど郵送費も増額するため、請求書の郵送作業には多くのコストがかかっていると言えます。

そこで本記事では、株式会社ラクスが企業の経理担当者800名に対して実施した、請求書発行業務に関する調査データをもとに、経理担当者が感じている請求書の郵送費に関する課題と、その対策方法を紹介したいと思います。

結果サマリー

企業間では未だ紙での郵送が主流。約90%の企業が請求書を郵送している。
請求書を送る際の課題感として、発行通数が増えるほど「郵送費や、資材にコストがかかっている」という郵送ならではの回答率が高くなる傾向に。
コスト面で特に課題感が強いものとして、「郵送費（切手代）」と答える人は約90%にも。
多くの人がコスト面での課題を抱える一方、80%以上がその対策がとれていないと回答。

消費者向けではペーパーレスが進む中、未だ約90%の企業が紙の請求書を郵送

「請求書をどのように送っていますか」という質問に対して、回答者の88.0%が「郵送で送っている」と回答する結果となり、未だ多くの企業が紙に印刷して郵送しているということがわかりました。携帯電話の請求書や、クレジットカードの明細書など、消費者向けの請求書は徐々に紙での発行が減り、WEB上で利用料金を確認できるWEB請求書が広まってきていますが、今回の調査では「WEB上に公開した請求書を顧客がダウンロード」「メール添付」の回答は10%程度にとどまっており、企業間ではまだ少数派であると言えます。

【図1】請求書の送付方法

次に、紙の請求書（※）を発行している企業の月間発行通数を見てみると、月間100通未満の発行通数にとどまる企業が全体の過半数を占める中、1,000通以上の請求書を紙で発行している企業が5%程存在していることがわかりました。こうした大量の請求書を発行している企業は、毎月多額の郵送コストが発生していることが予想できます。
※図1の請求書発行方法から、メール、WEB上でのダウンロード、アウトソーシングを除いたもの

【図2】紙の請求書を送付している企業の月間発行通数

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発行通数が増えるほど、郵送コストを課題と感じる人が多くなる傾向に

下記グラフは、紙の請求書を発行している経理担当者の中から、「郵送費や資材のコストを課題と感じる」と回答した方を、毎月の請求書発行通数別に示したものです。毎月の請求書発行通数が100通以下の場合は20.8%ですが、発行通数が増えるほどその割合は増え、1001通以上を毎月発行する企業の経理担当者においては、過半数の51.4%を占める結果となりました。これは請求書を郵送で発送する場合、切手代などの郵送費に加え、紙代や印刷代などの固定費が1通毎にかかるため、発行通数が増えるほど負担が大きくなるためと言えます。

【図3】請求書を送付する上で「郵送費や、資材のコスト」を課題と感じる人の割合（請求書の発行通数別）

約90％の経理担当者がコスト面で特に課題感が強いのは「切手代」と回答

「郵送費や資材にコストがかかっている」と回答した人のうち87.6%が、特にコスト面で課題を強く感じるものとして「郵送費（切手代）」と回答しました。封筒代や印刷代が1通あたり数円であるのに比べ、最低でも1通82円以上する切手代は、発行枚数や通数が増えるほど増額するため、課題感も強いようです。

【図4】郵送費、資材にかかるコストのうち特に課題感が強いもの

また、「昨年4月の消費税引き上げによって、以前と比べコスト面での課題感に変化はありましたか」という質問に対して、「郵送コストや資材に課題を感じる」と回答した人の64%が「課題感が強まった」と回答しました。消費税が5%から8%に引き上げられたことによる切手代の値上がりが、コスト面での課題感に大きく影響を与えているということがわかります。

【図5】昨年4月の消費税引き上げ前後の、コスト面での課題感の変化

さらに郵送費が高くなるにもかかわらず、80%以上の企業でその対策がとられていない

「今後計画される消費税の引き上げにより、郵送費や資材のコスト増が予想されますが、対策はとられていますか」という質問に対して、「対策をとっている」と回答したのは19%にとどまり、81%の企業では何の対策もとられていないということがわかりました。2017年には現在の8%から10%へ消費税が引き上げられることが計画されており、さらに年々人件費も高騰しています。現在よりも請求書を郵送するためにかかるコストは増加することがわかっていながら、コスト改善の一歩を踏み出すことができない現場の実情が分かる結果となりました。