RPAとExcelマクロの違いとは？それぞれの活用事例もご紹介

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

日々の業務効率化や生産性を向上する方法としてExcelのマクロ機能を活用したり、RPA等のシステムを検討したことがある人は多いのではないでしょうか。特にRPAは近年注目されているものでもあり、耳にしたことがある方も多いでしょう。近年、RPAが注目されているのは、単純作業の自動化によって、業務の効率化につなげられるからに他なりません。

また、同じ効率化の文脈でExcelのマクロ機能も語られることが多いですが、それぞれの違いを認識し、導入の際には最善の手段を選べるように知識を付けておきましょう。

今回は、RPA・Excelのマクロ機能についてそれぞれ詳しく解説するとともに、それぞれの違いや課題などについてもご紹介していきます。

RPAとは

RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」を略したもので、「オートメーション（自動操作）」で「ロボティック（ロボット）」が業務をしてくれるもの（ソフトウェア）を指します。

言葉に表すと難しい印象を受けるかもしれませんが、分かりやすく表現すれば「あらかじめ指定した作業を自分の代わりに自動で行ってくれる仕組み」となります。たとえば、ある情報の入力作業や転記作業などの繰り返し決まった工程で行われる作業はRPAで行うことが可能です。通常業務の中で、繰り返し決まった作業が多い経理などのバックオフィス業務では便利に活用できます。

業務を自動化するロボットなので、勤務時間に左右されることなく、場合によっては24時間フル稼働で業務を処理することができます。そのため、RPAはひとりの従業員に対して数倍の生産性があるといえるでしょう。

また、RPAは転記や入力といった業務だけでなくカスタマーサービスにも活用されています。自動化の機能を利用して、カスタマーサービスへの問い合わせの履歴を整理・転記するなどの業務を自動で対応し、人材確保やサービスの質の均一化に役立ちます。

Excelのマクロ機能とは

RPAの機能と比較されるものに、Excelのマクロ機能があります。

マクロは、Officeアプリ内で使用されるVBAというプログラミング言語で作成したプログラムを指し、Excel上で行った作業を記録し、記録した一連の処理を自動化することができます。マクロでできることとしては、「繰り返し何度も行う作業の自動化」や「決まった日時に行う作業の自動化」などが挙げられます。たとえば、従業員の勤務状況についてグラフにまとめたり、統計の表を自動で作成したりします。また、決まった日時に集計するなど、マクロの自動記録という機能を活用し、Excelの表やグラフ、シート作成のある業務を自動化できるというわけです。

RPAとマクロの違い

RPAもマクロも「自動」で作業を行うという点では同じです。しかし、同じ自動化でも、それぞれが得意とする領域に違いがあります。

RPAの特徴

RPAは、さまざまなアプリケーションと連携しながらデータ集計や表作成、集計作業などを自動化できるのがポイントです。言い換えると、パソコン上で作業できる操作はRPAで自動化できる対象となります。また、RPAで作業を自動化する際には、マウスやキーボードの操作を録画して一連の作業を記録するツールもあるため、プログラミングの知識が無くても活用することができます。RPAはサーバー上で動作するものが主流となっており、パソコンのスペックに関わらず大量のデータを高速で処理することができます。

マクロの特徴

先述の通りマクロはOffice製品内での処理を自動化することができます。作業領域はRPAと比べ狭くプログラミング言語の知識が必要ですが、専用ツールが不要なためExcelがあればデータ集計や表作成を自動化できます。また、パソコン上で動作するため、処理できる能力はパソコンのスペックに影響されることがあります。

RPAやマクロを活用した業務効率化の課題

RPAやマクロを活用することで実現できる業務の自動化は、会社の業務効率化の向上に大きく貢献してくれますが、自動化を進めるにあたり浮かび上がる課題にも、しっかりと対応しなくてはなりません。主に考えられる課題と対策としては、以下などが挙げられるでしょう。

マクロ利用が属人化してしまう

マクロの活用による自動化は、効率化につながるわけですが、プログラミングの知識が必要になるため、特定の担当者のみが使えるという環境になりやすく、属人化が心配されます。配置換えなどにより担当者が変わることで、設定変更や利用範囲の拡大ができなくなる可能性があります。特定の担当者のみが扱えるということを防ぐためには、教育体制を整え、全員がマクロを活用できるようにするべきですが、容易ではありません。

一方、RPAであれば、比較的誰にでも扱えるため、担当者の配置換えなどがあっても柔軟に対応できるでしょう。システム選びにおいて、誰にでも使いやすいシステムであることは重要なポイントとなります。

まとめ

今回は、RPAやマクロの概要とそれぞれの違い、や課題などについてご紹介しました。便利になる反面、属人化となってしまえば長く活用し続けることができない可能性もあります。

限られた人材配置の中で、できる限り業務効率化を進めるためには、ITシステムの活用が欠かせません。ITといっても、さまざまな形の活用方法がありますので、自社の業務形態に合い、しっかりと活用できるようなシステム導入を検討していきましょう。

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