経費精算方法を地域別リサーチ！進むシステム導入とそのメリットとは

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理プラス編集部では、日本全国エリア別に経費精算方法の調査を行いました。本日はその調査結果の中から、地域別の経費精算方法の分布や、システム導入検討者の検討背景、システム導入のメリットをご紹介いたします。

ご自身のエリアではどのような傾向が強いのか、経費精算のシステム化によるメリットとはどんなものなのか。ぜひご確認ください。

地域別経費精算のシステム化率

まず、地域別の経費精算のシステム化率を見ていきましょう。
経費精算をシステム化している割合の全国平均値は40%ほどですが、地域別に見るとどのような違いが出てくるのでしょうか。

下記の図にて、関東、関西、東海・九州エリアごとの経費精算の形態を比較しています。図内、各地域の上段が経費精算の方法の内訳を、下段は経費精算をまだシステム化していない人のうち、システム化の検討をしている・していない人の割合を示しています。

経費精算に専用システムを導入している割合は関東が最も高く19.6%となっており、続いて関西の18．0%と続きます。東海・九州地域では専用システムの導入率は低く、全体の11.6%にとどまっているようです。

関東では、経費精算専用システムを利用している割合のほか、「自社開発した独自システムや基幹系システムを使っている」（18.0%）、「グループウェア」（11.6%）の割合も高くなっており、全体として経費精算のシステム化が進んでいるのが伺えます。「紙・Excel」での経費精算の割合も、3地域のうち最も低くなっています。

「紙・Excel」にて経費精算を行っている割合は東海・九州が最も高く、全体の63.0%を占めます。関東エリアの50.0%と比較すると、13ポイントと大きな差があることが分かります。

各地域にて、「経費精算専門システムを利用していないが、今後の導入を検討している」と答えた方の割合は、導入時期感の差はあるものの「将来的に検討したい」と考えている人まで含めると、関東では専門システム利用者以外のうち50.2%、関西では39.1%、東海・九州では42.2%と、どの地域でも高い数値となっていました。ここからも経費精算のシステム化は今後さらに拡大していくことが伺えます。

経費精算のシステム化が広まっている理由

では、なぜこれほどまでに経費精算のシステム化が高まりを見せているのでしょうか。

これには、近年の企業におけるシステムやクラウドに対する導入ハードルの低下に関わりがあるのではないでしょうか。会計ソフトや、その他の経理系システムにおいてもクラウド版が台頭していること、さらに働き方改革や業務効率化への関心が高まっている世間の潮流からも、積極的にシステムを採用する企業が増えているようです。

経費精算システムにおいても、安価で専門的な機能をそろえた経費精算専用システムが、近年各社よりリリースされており製品数は毎年増えてきています。システムへの需要の高まりが新たな商品を生み、それによりさらに市場の成熟が促進されている、と言えるかもしれませんね。

特に、経理業務は定例業務の割合も多いことから、システム導入による効率化が期待できる範囲が多いと言えます。その中でも、経費精算は経理部門の負担も大きく改善効果が高いことや、会社のほぼすべての部署が関わるため全社的な業務効率化が期待でき、システム化を選択する企業が多いようです。

つぎに、経費精算システムの導入を検討しているという方にその理由を伺いました。

「会計システムへの手入力が手間だから」（6.9%）、「経路や定期区間の金額チェックが大変だから」（6.6%）など経理業務の負担を減らすための項目に多くの回答が寄せられました。

また、「もともとシステム導入が計画されていた」（6.9%）という項目の数値も高く、システム導入を会社として推進している企業も多い様子が伺えます。

その他、手作業の手間の解消や承認における悩みの解消など、様々な悩みの解消のため経費精算のシステム化が検討されていることが分かります。逆の視点で見てみると、ここに上がっている項目に当てはまるお悩みがある企業は、経費精算のシステム化によりそれが解決できる、と言えるのかもしれません。

経費精算システムを導入すると本当に課題を解決できるのでしょうか。経費精算システム「楽楽精算」を例にとってご紹介します。

「楽楽精算」は株式会社ラクスが提供している経費精算システムで、クラウド型の経費精算システムです。クラウド型経費精算システム市場において、3年連続で導入社数一位を獲得しています。

「楽楽精算」は経費の申請～承認～経理処理というフローをすべてシステム上で行うことができるため、手書きやExcelへの入力という手作業をなくすことができます。

「経路や定期区間の金額チェックが大変」という経理部門の手間も、乗換案内ソフト内蔵による最安・最短ルートが表示される機能や、定期区間の料金が自動で控除される機能により解消することができます。さらに、領収書の添付漏れや必要欄への記載漏れなどという申請不備には「楽楽精算」からアラート（警告）を出して申請不可とすることで、申請不備をなくし承認者や経理のチェック作業の負担を軽減してくれます。

経理担当者の作業負担も減らせる機能が揃えられており、自動仕訳機能や、お使いの会計ソフトに取り込めるcsvデータを作成できる会計ソフト連携、全銀フォーマット対応のFBデータ生成機能など、従来の経理作業を大きく軽減できるようになっています。

下記の図は、同調査内で聞いた「経費精算システムの選定時に重視するポイント」の地域別の内訳です。