経費精算のIT化が流行している2つの理由

備品の購入、出張で利用した交通費や宿泊費、広告宣伝費の支払いなど、企業であれば必ず存在する経費精算業務。従来、紙やExcelで処理するのが一般的でしたが、これらの業務をIT化させる企業が2012年ごろから急速に増えているのをご存じでしょうか。

事実、企業の経理担当者800名に調査をしたところ、2012年から2013年にかけて、経費精算業務をIT化している企業が1.5倍に増加しており、現在も増加を続けています。

この流れは、IT投資にお金をかけられる大企業だけでなく、中小企業にも及んでいるのです。

なぜこれほどまでに経費精算のIT化が流行しているのか、理由をまとめました。

１．クラウド型システムの普及

クラウドサービスを利用する企業の増加

一昔前まではこのような全社システムを導入するためには、自社開発やパッケージシステムの導入が一般的でした。そのようなシステム導入には、初期費用に数百万～数千万円、保守費用などの維持費も年間数十万円かかるのが一般的です。大企業ならまだしも、中小企業にはこれほど金額をＩＴ投資する余裕がありません。

そこで注目されていったのが、クラウド型システムです。
総務省が調査を行っている、『平成30年版 情報通信白書』によると、国内のクラウドサービスの利用状況として、「全体的に利用している」「一部の事業所又は部門で利用している」と回答した企業の割合は、2015年は44.6%、2016年は46.9%と、徐々に増加していき、2017年には56.9%と前年より大幅な増加がみられます。
このように現在では、半数以上の企業でクラウド型システムの復旧しており、今後も増加傾向が続くと予測されています。
参考：総務省「平成30年版 情報通信白書」

クラウドサービスが復旧する要因

クラウドサービスは、インターネット経由でサービスを利用します。自社でサーバーを用意する必要もないので、初期投資も、ランニング費用も抑えることができます。クラウド型の経費精算システムも、月額数万円から利用できるものが主流です。

以前はIT投資に手を出せなかった中小企業が、クラウドサービスの活用によりコストを抑えて利用できるようになったのが、経費精算システム普及の要因の1つです。 

２．交通系ICカードの普及と、それと連携するシステムの登場

Suica®やPASMO®といった交通系ICカードの普及に伴い、これらと連携して交通費申請ができるシステムが登場しています。交通系ICカードを“ピッ”とするだけで、利用履歴を読み込んで交通費の精算ができるイメージです。

入力作業が減るので、移動の多い営業社員にとっては夢のような話です。興味がある方は、下記のような交通系ICカードと連携する交通費・経費精算システムのサイトをご覧ください。

＞＞交通費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

また、「現在、社内でどのように交通費や経費の申請・承認・精算を行っているか」について、 「経理プラス」を運営する株式会社ラクスでは、経理担当者800人を対象にアンケートを取りました。 手間のかかる紙やExcelでの交通費精算にどれだけ時間が費やされているか、交通費精算システムを入れることで、どれだけ効率化ができ稼業時間が減るかをまとめておりますので、こちらもご覧ください。
経理プラス： 紙・Excelでの交通費精算からの脱却で作業時間を1/4にする方法

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です 

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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