めんどくさいから解放されたい！経費精算のあるあるTOP5

経費精算業務の悩みは尽きない…

日々、全社員からの経費精算を確認し、仕訳作業や支払作業を行う経理担当者の皆さんにとって、「この作業手間だな…」「いつも時間がかかって面倒…」と思う作業はどのようなものでしょうか。
今回は、「経理プラス」を運営する株式会社ラクスが経理担当者向けに行った調査結果から、面倒だと感じる業務として回答が多かったものを「経費精算あるある」と題し、ランキング形式でご紹介します。
 

面倒な経費精算あるあるTOP5

今回のランキングは以下の調査結果を基にしています。

1位 領収書原本の保管、管理（54.1％）

第1位は「領収書原本の保管、管理」でした。半数以上の経理担当者が手間のかかる作業だと認識しているという結果が出ています。領収書を電子保管できる電子帳簿保存法が施行されているものの、一定期間の原本保存は必要になるため、管理方法に課題を感じている人が多いようです。

2位 経費精算書のチェック（49.9%）

2位は「経費精算書のチェック」となりました。交通費精算では経路金額が適切か、定期区間の控除がされているかを一つ一つ検算して確認しているという企業もあるでしょう。出張精算では役職や移動距離に応じて手当が変わり、細かい項目まで確認が必要となります。全体的に経費精算のチェックには手間がかかりますが、申請ミスを防ぐためには手を抜けない作業です。皆さんも一度は面倒だと感じたことがあるのではないでしょうか。

3位 仕訳、記帳、帳簿管理（34.9％）

3位には「仕訳、記帳、帳簿管理」がランクイン。申請内容を見て勘定科目を判断し、仕訳帳に記載した後、会計ソフトにも入力をするなど手入力の作業が手間と感じているようです。加えて摘要欄の内容も必要な場合は更に手入力作業が増え、内容を転記するだけとは言え煩わしい作業と捉えられています。

4位 小口現金の管理（28.0%）

4位は「小口現金の管理」となりました。必要経費を会社のお金を支給し立て替えることで、社員の負担を軽減する仕組みではありますが、経理担当者にとっては金庫内の金額との照合、現金の手渡しなど負担のかかる作業です。特に、毎日のように現金の動きがあるような企業の方はより一層管理が面倒なようです。

5位 振込データの作成（25.8%）

5位は「振込データの作成」。社員ごとに振込金額を計算してデータを作成したり、経理に回ってきた請求書の処理を行ったりと支払業務にも手間がかかります。さらに取引先口座番号が間違っていたり、支払の際に金額を間違えてしまうと大問題！慎重に作業を行う必要があり、苦労されていることと思います。

面倒な「経費精算あるある」を解決する救世主は経費精算システム

ここまで紹介した「経費精算あるある」TOP5ですが、経費精算システムを導入することでこのめんどくささを解決している企業が近年増えてきています。

経費精算システムは、IT技術を駆使して従来のチェックや手入力作業を効率化してくれます。そこで経費精算をシステム化することでどのようにして「経費精算あるある」を解決できるのかを確認していきます。今回は例として国内累計導入社数No.1※のシステム「楽楽精算」の機能を紹介します。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

電子帳簿保存法対応で、領収書管理がラクに

前段でも紹介した通り、電子帳簿保存法を適用した管理方法であれば、領収書原本管理が楽になります。「楽楽精算」には電帳法のスキャナ保存要件に対応した機能が搭載されているため、領収書原本を添付した回覧が不要になるケースもあります。近年、電子帳簿保存法の規制が徐々に緩和されている傾向にありますので、領収書の電子保管に取り組みたい方は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの導入を検討してみると良いでしょう。

内蔵された乗換案内が交通費を自動計算！申請内容のチェック負荷を削減！

経費精算システムを活用すれば申請内容のチェックをシステム上で行うことができるため正確かつスムーズな経費精算を実現できます。たとえば「楽楽精算」を使った交通費精算では、システムに内蔵された乗換案内から使用した駅を選択するだけで、正しい金額を自動算出。社員の定期区間をシステム上に登録すれば定期区間控除も自動で行われるので検算が不要になります。
出張手当では「役職が○○以上は○○円支給」「距離が○km以上は○○円支給」といった申請ルールをシステム上に登録し、ルールに沿わないものは申請ができないよう設定できる規定違反チェック機能でミスを防止し、チェックにかかる負担が削減されます。

仕訳、会計、振込データを手入力なしで自動生成

申請時の項目と勘定科目が自動で紐づくように設定されているので別途仕訳をおこす必要はありません。さらに仕訳データを、お使いの会計システムに合わせてCSV形式で出力して取り込めば会計システムへの手入力も要りません。また、全銀フォーマットの振込データ（FBデータ）もシステム上から作成できるので、インターネットバンキングから振込を行うことができ、仕訳、会計や振込データ作成など、従来手入力で行っていた面倒な作業が効率化されます

法人カード対応で小口現金を廃止した運用を実現

法人カードの利用明細の情報を取り込んで経費精算を行うことが可能な経費精算システムもあり、「楽楽精算」もその一つです。社員に法人カードでの支払いを推奨することで、社員に手渡す手間や金庫の現金と帳簿との照合といった作業が無くなります。さらに、利用明細から取り込まれたデータは修正できないようになっているため、入力ミスや不正行為を未然に防ぐことができます。

今回取り上げた「楽楽精算」について更に詳しく知りたいという方は以下のページをご覧ください。
経費精算システム「楽楽精算」の詳細はこちらから

まとめ

経理担当者が日々面倒だと感じている「経費精算あるある」TOP5とそれらを解決する経費精算システムの機能を簡単にご紹介しました。共感できる「経費精算あるある」はいくつあったでしょうか。
今回は導入社数No.1の経費精算システム「楽楽精算」の機能を一部例にあげてご紹介しましたが、様々な企業が経費精算システムを提供しています。解決したい課題に合わせて色々なシステムを比較した上で、従来の経費精算フローの見直し、面倒な「経費精算あるある」の解決を目指してみてはいかがでしょうか。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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