めざせ経費精算のシステム化！システム導入に失敗しないための極意

経理業務のうち、毎月発生し面倒な業務である経費精算を効率化する方法として「経費精算システムを導入する」という手があります。経費精算システムは申請者から承認者、経理担当者まで、経費精算に関わる全ての人の手間のかかる作業を自動化し、経費精算業務を効率化するサービスです。

しかしシステム導入を考えると、社内のフローやルールを変えるために調整が大変そう…日々の業務が立て込んでいて取り組む時間がない…とつい尻込みしてしまうのではないでしょうか。今回は「システムを導入したいがどこから手をつけたらよいか分からない」「導入までの準備が大変そう」とお悩みの方に、経費精算システムをスムーズに導入するためのポイントや運用の手順をまとめました。ぜひ参考にしてみてください。

経費精算システムを選ぶときに忘れてはいけないのは「導入目的」

昨今、経費精算システムは多くの会社から提供されています。各社のシステムには特徴があり、強みとなる機能には違いがあります。そのため、いくつかの会社の資料を集めて比較検討していくことになりますが、やみくもに資料を集めてもどこに決めればいいのか迷ってしまいます。そこで選ぶときに忘れてはいけないポイントは、「経費精算システムを導入して何を実現したいか」ということです。

とはいえ、経費精算の課題といえば「営業の電車移動が多いので、交通費精算のチェックを楽にしたい」、「領収書の添付漏れや紛失リスクを防ぎたい」など多種多様で、一つに絞るのは難しいでしょう。その場合、その作業の頻度・ボリュームと掛け合わせて優先度をつけることがおすすめです。

たとえば電車移動が多い会社で交通費精算のチェックを楽にしたい場合は「交通系ICカード履歴の取込み機能」が必須となります。交通系ICカードから実際に使用した運賃のデータを取り込むことで、申請者は入力の手間が、承認・経理担当者は運賃を計算してチェックする手間がなくなります。
一方、領収書の管理が大変という課題を解決したい場合、「OCR（領収書読み取り）機能」があるとグッと楽になります。スマホカメラで撮影するだけで領収書をデータ化し、電子帳簿保存法にも対応できるため原本の保管が不要になる可能性があります。このように解決したい課題を洗い出し、優先順位をつけて、その一番解決したい課題を解消できるシステムを選ぶことが重要です。

経理プラス：経費精算システムの選定基準とは ―外してはいけない4つのポイント―

まずは「スモールスタート」も一つの選択肢

導入する経費精算システムが決まると、運用に向けた社内準備が始まります。

社員情報の登録や画面のレイアウト設定などシステムの準備をはじめ、利用する社員に向けて新たな経費精算ルールの構築や、マニュアル・FAQの整備なども行います。企業によっては社内説明会を開催し、「準備は整った、いざ運用スタート！」となると、そのあとに待っているのは問い合わせの嵐でしょう。いくらマニュアルを整備し、丁寧に説明を行っても実際に使ってみると「これはどう使えばよいの？」という質問は必ず出てきます。企業規模が大きくなればなるほど、その混乱は大きくなることが予想されます。

そんなとき、まずは一子会社、一部署から始めてみるという「スモールスタート」も一つの手です。まずは質問にも個別に対応できる範囲でスタートし、出てくる指摘に合わせて設定の見直しやマニュアルの整備を行います。そして経理部門内にある程度知見がたまった段階で全社展開すると、スムーズに運用を進めることができるでしょう。

また選んだ経費精算システムのサポートチームを活用するのも有効な手段です。たとえば経費精算システム「楽楽精算」の場合、初期設定の代行サービスがあったり、専任のサポート担当がつくことでより密に相談し、準備を進めることができます。

事例も紹介！気になる経費精算システムの導入効果は

ここまでが経費精算システムの導入検討から運用開始までの簡単な流れとポイントになります。内容読んでみて「やはり大変そう…」というイメージがあるでしょうか。しかし、この苦労を経て経費精算システムを導入できれば従来の作業負担を減らすことができます。

では、経費精算システムを導入することでどのくらい負担が減るのか、経費精算システム「楽楽精算」の導入事例を見てみましょう。

サンドビック株式会社様の「楽楽精算」導入事例

＜導入前＞

• 旅費精算書が全国から送られ、届くまでに時間がかかる…
• 月200件分の旅費精算を目視でチェック、月末は残業の日々…
• 差し戻しも郵送で、進捗が分からず精算が進まない…

＜導入後＞

• クラウドなので精算書の郵送不要、タイムレスにデータが届く！
• 申請ルールの自動チェック機能が働きミスが激減！
• 精算の進捗状況を確認できる！

⇒チェックだけで36時間かかっていた作業が半分で完了。残業の日々からも解放！

導入後の変化で特に注目したいのが導入時に行った「申請ルール」の設定です。サンドビック様では大量の申請書類の受け渡し方法が「郵送」だったため、規定違反の差し戻しも簡単ではなく大きな課題でした。そこで導入初期に、申請ミスの大きな原因となっていた旅費手当と海外通貨での精算額を自動計算できるルールを設定することで、長年抱えていた精算金額のチェックにかかる苦労を解消しました。

導入の際には、「楽楽精算」が用意しているマニュアルやサポート支援を受けながら設定を行い、実装したかった機能のほとんどを反映させています。ITの専門家でなくとも簡単に導入や設定変更を行えたとのことで大変満足されているそうです。

サンドビック様の導入事例は「楽楽精算」製品サイトに掲載されています。
さらに詳細が気になる方はこちらからご覧いただけますのでぜひ読んでみてください。

「楽楽精算」導入事例：サンドビック様　出張精算システムによる経理業務効率化の事例

まとめ

経費精算システム導入まで、検討するべきポイントも多く、苦労する部分もありますが、この苦労を乗り越えシステム化を実現できれば、得られるメリットは大きいです。システムの提供会社からのサポートも受けられると更にスムーズに進行できるので、一度気になる経費精算システムの提供会社に相談してみると良いでしょう。自社に合った経費精算システムを見つけ、経理部門の課題解決を目指しましょう。

今回紹介した「楽楽精算」の詳細は以下のページからご覧いただけます。
＞＞国内No.1の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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