実は経費精算のストレスは「面倒なやり取り」！？スッキリ解消する方法とは

経理は、会社のお金の流れを全て管理し、財務状況を把握する重要な役割を担っています。しかし、予算管理・支払業務・決算準備などの重要な業務がある一方、定常的に工数がかかっている業務も多いです。その中でも「経費精算業務」は申請内容のチェックや、仕訳、会計ソフトへの入力など事務的な作業も多いうえに、申請者・承認者・経理担当者という様々な立場の人が関わる業務のため、めんどうなやり取りが発生します。
今回は、そんなめんどうなやり取りのよくある事例を紹介しながら、それらをスッキリ解消する方法をご紹介いたします。

経費精算のめんどうなやり取りあるある

飲み会の参加者がわからない！確認をしたいのに捕まらない申請者

歓迎会や忘年会、取引先との接待など飲食代の精算をする際は、一人当たりの金額によって勘定科目が変わるため、参加者の提出が必須とされています。しかし申請者は頻繁に精算しないようなものほど、正しくルールを理解していないもの。申請書に参加者が記入されていない、ということがよくあるのではないでしょうか。精算処理をするためには、確認をしたい。でも申請者は外回りで忙しい営業、席に行ってもなかなかつかまらない。
ちょっと確認すれば済む話なのに…。

定期区間を含んでる？交通費申請を自分で直さない申請者

交通費が申請され、確認をしてみると定期代を支給しているはずの区間が含まれていることがあります。
たとえ少額でも、会社のお金、経費を正しく把握するために修正をお願いする必要があります。しかし、「そんな細かいとこまでみてるの？」「そっちで直しておいてよ」なんて対応をされた経験、経理担当者なら一度はあるのではないでしょうか。
「こっちも仕事でチェックしているんだ！」と言いたくなってしまいます。

忙しいのは分かるけど…確認してくれない承認者

申請された経費精算や支払いの処理を進めたいのに、承認者がまだ確認していないから経理部門まで回ってこない！ということも多いのではないでしょうか。
月末月初は最後の追い込みや事務的な処理でどの部署も忙しい、ということはありますが、それは経理部も同じ。申請内容のチェック作業や仕訳・会計ソフトへの入力作業など、経理がやらなくてはいけない後工程にも締切があります。しかし承認者もなかなかつかまらなかったり、言いづらかったり、なかなか催促できないものです。

これで改善！？めんどうなやり取りをなくすヒントは「システム活用」

申請者をつかまえなくてはいけない、差し戻しをするのもめんどくさい、催促しづらい…そんな経費精算のめんどうなやり取り、実は経費精算システムの活用でなくすことができます。

今回は国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」の機能を例にご紹介します。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

たとえば、「楽楽精算」の場合、申請内容に不備がある場合は、システム上でコメントを入れて申請者に差し戻すことができます。承認が滞っている場合も、アラートメールを送ることができるため、わざわざ申請者や承認のもとに出向いて、やり取りをする必要が無くなります。
また「楽楽精算」はクラウド型の経費精算システムなので、インターネットに接続できれば外出先でも利用することができます。そのため外出が多い申請者や承認者も、通知を受け取ってその場で確認・対応することができます。
さらにシステム上で事前の経費申請をする運用を行うと、事前に設定した納期が近づいていても精算や支払依頼がされていないと、アラートを出すことが可能です。そのためうっかり忘れて締切直前に申請が立て込む、ということも防止することができます。

やりとりだけじゃない、ミスも防げる経費精算システム

やり取りを無くすことができるのは嬉しいですが、そもそも、申請時の不備（たとえば必須項目の記載漏れや領収書の添付忘れなど）が無くなれば、差し戻し自体を行わなくてよくなります。
実は「楽楽精算」には、あらかじめ申請ルールを設定しておくことで、ルールに則さない申請を事前にブロックできる「規定違反チェック機能」というものがあります。
たとえば、「タクシー代金の精算をする際には、領収書を添付し、備考欄に乗車理由を書く」というルールを設定しておけば、備考欄が空白だったり、領収書が添付されていない申請は提出される前に、アラートメッセージが表示され、申請者は申請前にあらかじめ修正を行うことが出来ます。
他にも、「接待交際費の申請時には参加者情報を記載する」「事前申請よりも高い金額で精算をしようとした際にはアラートを出す」など、柔軟にルールを設定することができるため、会社独自のルールがある…という場合も安心です。

システム活用で経費精算をさらに効率化！

そもそもミスを発生させない機能は他にもあります。
たとえば交通費精算の場合、利用した交通系ICカードをピッとかざすだけで、実際に利用した経路、料金をシステムに取込み、簡単に申請することができます。ICカードを使っていない場合も、「楽楽精算」はジョルダンの乗換案内も搭載しているため、申請者はルートや料金を検索して、そのまま申請することができて、よくある転記時のミスも防止することができます。
さらに「安」「早」「楽」というアイコンが申請画面に連携されるため、承認者・経理担当者は確認の際にわざわざ検索しなおす必要がありません。
申請者はミスのリスクがなくなり、承認者・経理担当者もチェックが楽になる、システム活用によって経費精算全体を効率化することができるのです。

まとめ

経費精算は事務作業と思われがちですが、実は多くの人とコミュニケーションをとり、調整をしなくてはいけない面倒な業務です。
社員全員が期日や申請ルールを厳守し、ミスを無くしてくれれば不要なコミュニケーションは削減できますが、ルールを把握しきれない申請者や、他業務が忙しく承認に気が回らない承認者はどうしてもいるものです。
経費精算システムを活用することで、申請者・承認者・経理担当者、全員の負担を軽減し、めんどうなやり取りを無くすことを検討してみてはいかがでしょうか。

経費精算システム「楽楽精算」の詳しい機能はこちら

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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