ますます進む経費精算のIT化!背景にある4つの理由

経費精算業務を紙やエクセルでの運用からITを活用した方法に移行する企業が年々増加しています。IT化というと大きな投資が必要というイメージを持ってしまう方も多いかと思いますが、経費精算のIT化は中小企業でも活発に行われています。

なぜ、経費精算のIT化が盛んにおこなわれているのか、その理由をご紹介いたします。

 

クラウドの普及

1つめにあげられるのは、クラウドの普及です。
総務省「情報通信白書」による調査結果によれば、国内におけるクラウドサービスの利用状況は、2011年には21.6%だったのに対し、2016年には46.9%と2倍以上に増加しています。約半数の企業がクラウドサービスを導入しており、この成長傾向は今後も続くと予想されます。

クラウドのメリットとしては、すぐに利用ができる、IT資産を企業が保有せずに済む、従量課金制のサービスが主流という点などがあげられます。言いかえると、企業が時間もコストもかからず低リスクで導入することができるということです。この点が、クラウドが評価され拡大している理由と言えるでしょう。
クラウド型の経費精算サービスにおいてもこちらは同様で、導入が簡単で、料金も安く、保守費用もかからないクラウド型のサービスを利用する企業が増えてきています。

また、経費精算システムをはじめクラウドサービスの機能は日々進化しているため、機能面でもメリットを感じ、導入を進めている企業が多いようです。

 

スマホの普及

2つ目の理由として考えられるのは、スマートフォンの普及です。
2016年のスマートフォン普及率は71.8%となり、世代別で見ると10~40代では普及率は80%を超えており、ほぼ一人一台は保有していると考えられる時代となりました。スマホの登場により、外出先や自宅など様々な場所で社内と同等のツールを使用できるようになりました。そこに「移動などのスキマ時間を有効活用できないか」という生産性向上の視点が生まれ、経費精算に注目が集まりIT化が進んでいるのではないかと推測されます。

実際に経費精算関連のサービスはスマホ対応されているものが多くなっており、特に外出が多い営業担当者には喜ばれているようです。スマホ普及率の劇的な成長はいわずもがな、このようなデバイスの普及も経費精算のIT化の1つの理由と考えられます。

 

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Suica®やPASMO®などICカードの普及

3つ目の理由には、Suica®やPASMO®といったICカードの普及があげられます。
ICカードに記録されている利用履歴を用いて、交通費精算の入力や承認工数を削減できないかと多くの方が考えるようになり、様々な方法が提案されてきました。実際に、ICカードの履歴をリーダーで読み取り印刷する、専用アプリを使用する、ICカード読取機能を搭載したシステムを利用する、など様々な選択肢が登場しています。

駅消費研究センターの調査によると、東京30キロ圏在住の18歳から49歳におけるSuica®、PASMO®の普及率は85.9%で、ほとんどの方がICカードを利用していると言えます。ICカードの利用情報を業務工数の削減に活用したいと考えるのも自然な流れと言えます。

 

「働き方改革」の推進による業務効率化への動き

経営者の視点から見ても、経費精算のIT化が進む理由がわかります。

日本能率協会発行の「日本企業の経営課題 2017 調査結果[速報版]」を見てみましょう。以下は経営者の方に「直近で重視している経営課題はなにか」という調査を行い、集計したものです。10年間の推移を見てみると近年経営者が抱えている課題が見えてきます。

図:当面する経営課題(主要項目)の10年間の推移

当面する経営課題(主要項目)の10年間の推移

図の調査結果を見てみると、「働きがい・従業員満足度・エンゲージメントの向上」が2017年に急上昇しています。「従業員満足度」を考える上で注目すべきは、近年話題となっている「働き方改革」です。
働き方改革とは、政府が掲げている一億総活躍プランにも含まれる施策で、人口の現象により国全体の生産力低下・国力の低下が予想されることを受け、労働環境の改善、生産性の向上などを目的とした取り組みのことを指します。

同調査での、企業がどの分野で働き方改革に取り組んでいるかという調査結果では「残業時間削減」「無駄な業務の削減」などの分野での取り組みが多く挙げられました。一方、別の調査結果では、働き方改革推進のために重視することとして「効果的なITツールを活用すること」と回答した企業が41.8%となり、多くの企業がITツールを前向きに検討しているが分かります。さらに、ビッグデータやAI、IoTなどのデジタル技術を活用した自動化の取り組み状況において、4割以上の企業が、自動化の取り組みを推進中、もしくはこれから取り組むと回答しています。
これらの調査から考えられるのは、「残業時間」や「無駄な業務の削減」を実現させるために様々な分野でデジタル技術を使った業務効率化を行う流れが進んでいるということです。

では、経理部門ではどのようにして業務効率化に取り組んでいるのでしょうか。「経理プラス」では、2017年に経理400人に対し、働き方改革への取り組みについて調査を行いました。(調査結果をまとめた資料はこちら

会社で導入している経理システム・ツール

この調査で、会社で導入している経理システム・ツールについて聞いたところ8割以上の会社で会計ソフト(82.3%)を利用していることがわかりました。次いで請求書発行システム(28.0%)、経費精算システムが(20.3%)と続きました。

会計システムは1980年代以降の低価格パソコンの普及により利用企業が急増し、収益の予実管理や売掛管理の効率化を実現しました。しかしその一方で、現在も管理を行うための細かい数字は手入力で会計システムに打ち込んでいるという企業は多いのではないでしょうか。ここで会計システムと連携した経費精算システムを活用することで、今まで手作業で行っていた経費精算作業をさらに自動化・効率化できることから、経費精算システムを導入する企業が増えていると考えられます。生産性向上に寄与するITツールを活用することで、従業員も残業時間が削減でき、「働き方改革」の実現に近づくことができるのではないでしょうか。

 

1番選ばれている経費精算システムは?

以上4つが経費精算のIT化が進む理由です。経費精算は全社員に影響がある業務ですので、IT化による効率化効果も得やすく、従業員数が多い企業ほどコスト削減効果も高くなります。

専用のシステムも数多くリリースされています。中でも、ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」は、2,500社以上の企業に導入されており、クラウド型の経費精算システムでは導入社数第1位となっています。(※「ITR Market View:ERP市場2017」SaaS型経費精算市場より(株式会社アイ・ティー・アール発行)

申請時間の短縮、チェック時間の短縮、会計ソフトへの入力・支払処理などといった経理業務の短縮など、経費精算で発生するすべての業務負担を削減し、会社全体の業務効率化が実現できます。
詳しい機能はこちらをご覧ください。機能が一目でわかる製品資料や全機能が使える無料トライアルも受け付けていますので、経費精算のIT化に向けて、ぜひ参考にしてみてください。

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

 

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経費精算システム「楽楽精算」

● 著者

経理プラス編集部

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