経費精算はクラウドが常識に!?背景にある4つの理由

経費精算を紙やExcelでの運用からITを活用した方法に、例えばクラウドなどに移行する企業が年々増加しています。
IT化というと大きな投資が必要というイメージを持ってしまう方も多いかと思いますが、クラウド型の経費精算システムの導入は中小企業でも活発に行われています。
なぜ、クラウド型の経費精算システム導入をはじめとするIT化が盛んにおこなわれているのか、その理由を4つご紹介いたします。

 

1.クラウドサービスの普及

1つ目にあげられるのは、クラウドサービスの普及です。

クラウドサービスとは、今まで個人のパソコンにダウンロードして利用していたソフトウェアをインターネット上で利用できるサービスです。
ユーザーはインターネット上の利用画面等にアクセスをしてサービスを利用します。近年ではデータをクラウド上で管理できるサービスが様々な分野で増えてきています。

総務省「情報通信白書」による調査結果によれば、国内におけるクラウドサービスの利用状況は、2013年には33.1%だったのに対し、2017年には56.9%と1.5倍以上に増加しています。半数以上の企業がクラウドサービスを導入しており、この成長傾向は今後も続くと予想されます。
クラウドのメリットとしては、すぐに利用ができる、IT資産を企業が保有せずに済む、従量課金制のサービスが主流といった点があげられます。言いかえると、企業が時間もコストもかからず低リスクで導入することができるということです。この点が、クラウドが評価され拡大している理由と言えるでしょう。

経費精算システムにおいても同様で、導入が簡単で、料金も安く、保守費用もかからないクラウド型の経費精算システムを利用する企業が増えてきています。また、経費精算システムをはじめとするクラウドサービスの機能は日々アップデートされているため、機能面でもメリットを感じ、導入を進めている企業が多いようです。

 

2. スマートフォンの普及

2つ目の理由として考えられるのは、スマートフォンの普及です。

2017年のスマートフォン普及率は75.1%となり、ほぼ一人一台は保有していると考えられる時代となりました。
スマホの登場により、外出先や自宅など様々な場所で社内と同等のツールを使用できるようになりました。そこに「移動などのスキマ時間を有効活用できないか」という生産性向上の視点が生まれ、経費精算に注目が集まりIT化が進んでいるのではないかと推測されます。
実際にクラウド型の経費精算システムであればインターネット環境があればどこからでも利用できるため、クラウド型経費精算システムではスマホ対応されているものが多くなっており、特に外出が多い営業担当者には喜ばれているようです。スマホ普及率の劇的な成長はいわずもがな、このようなデバイスの普及も経費精算のIT化の1つの理由と考えられます。

(参考)総務省 平成30年版 情報通信白書

 

交通費・経費精算システム「楽楽精算」 交通費・経費精算システム「楽楽精算」

 

3.Suica®やPASMO®などICカードの普及

3つ目の理由には、Suica®やPASMO®といった交通系ICカードの普及があげられます。

交通系ICカードに記録されている利用履歴を用いて、交通費精算の入力や承認工数を削減できないかと多くの方が考えるようになり、様々な方法が提案されてきました。
実際に、交通系ICカードの履歴をリーダーで読み取り印刷する、専用アプリを使用する、交通系ICカード読取機能を搭載した交通費精算システムを利用する、など様々な選択肢が登場しています。
駅消費研究センターの調査によると、東京30キロ圏在住の18歳から49歳におけるSuica®、PASMO®の普及率は85.9%で、ほとんどの方がICカードを利用していると言えます。
ICカードの利用情報を業務工数の削減に活用したいと考えるのも自然な流れと言えます。

 

4.「働き方改革」の推進による業務効率化への動き

経営者の視点から見ても、経費精算のIT化が進む理由がわかります。

日本能率協会発行の「日本企業の経営課題 2017 調査結果[速報版]」を見てみましょう。以下は経営者の方に「直近で重視している経営課題はなにか」という調査を行い、集計したものです。10年間の推移を見てみると近年経営者が抱えている課題が見えてきます。

図:当面する経営課題(主要項目)の10年間の推移

当面する経営課題(主要項目)の10年間の推移

図の調査結果を見てみると、「働きがい・従業員満足度・エンゲージメントの向上」が2017年に急上昇しています。「従業員満足度」を考える上で注目すべきは、近年話題となっている「働き方改革」です。
働き方改革とは、政府が掲げている一億総活躍プランにも含まれる施策で、人口の現象により国全体の生産力低下・国力の低下が予想されることを受け、労働環境の改善、生産性の向上などを目的とした取り組みのことを指します。

同調査での、企業がどの分野で働き方改革に取り組んでいるかという調査結果では「残業時間削減」「無駄な業務の削減」などの分野での取り組みが多く挙げられました。一方、別の調査結果では、働き方改革推進のために重視することとして「効果的なITツールを活用すること」と回答した企業が41.8%となり、多くの企業がITツールを前向きに検討しているが分かります。さらに、ビッグデータやAI、IoTなどのデジタル技術を活用した自動化の取り組み状況において、4割以上の企業が、自動化の取り組みを推進中、もしくはこれから取り組むと回答しています。

これらの調査から考えられるのは、「残業時間」や「無駄な業務の削減」を実現させるために様々な分野でクラウドサービスなどをはじめとするデジタル技術を使った業務効率化を行う流れが進んでいるということです。

また働き方の変化という観点では、今後は「働く場所の多様化」が進んでいくことも予想されます。2018年7月には政府主導のテレワーク・デイズという試みも行われました。
オフィスに出社せずに働くというワークスタイルが一般的になる日もそう遠くないでしょう。そうなった場合、現在の紙を回覧するといった物理的な業務は必然的にIT化をすることになります。そして様々な場所と情報を共有するためにインターネット環境があれば接続できるクラウドサービスはより重宝されていくでしょう。

では、そんな状況下で経理部門ではどのようにして業務効率化に取り組んでいるのでしょうか。
「経理プラス」では、2017年に経理400人に対し、働き方改革への取り組みについて調査を行いました。

(参考)経理プラス 経理にも働き方改革を!経理400人に聞いた 残業削減の取り組み

会社で導入している経理システム・ツール

この調査で、会社で導入している経理システム・ツールについて聞いたところ8割以上の会社で会計ソフト(82.3%)を利用していることがわかりました。次いで請求書発行システム(28.0%)、経費精算システムが(20.3%)と続きました。

会計システムは1980年代以降の低価格パソコンの普及により利用企業が急増し、収益の予実管理や売掛管理の効率化を実現しました。
しかしその一方で、現在も管理を行うための細かい数字は手入力で会計システムに打ち込んでいるという企業は多いのではないでしょうか。ここで会計システムと連携した経費精算システムを活用することで、今まで手作業で行っていた経費精算作業をさらに自動化・効率化できることから、クラウド型の経費精算システムを導入する企業が増えていると考えられます。

また、働く場所の多様化により従来の経費精算書を回覧するという方法が難しくなり、どんな場所でも経費精算ができる方法として、クラウド型の経費精算システムは選ばれています。
テレワークまでは実施していないという企業でも、営業などの外出時に経費精算が行えるクラウド型の経費精算システムは、時間の有効活用という利点から導入されていることが多いです。

生産性向上に寄与するITツールを活用することで、従業員も残業時間が削減でき、業務を効率化でき、「働き方改革」の実現に近づくことができるのではないでしょうか。

 

経費精算で1番選ばれているクラウドサービスは?

以上4つが経費精算のクラウド化が進む理由です。

経費精算は全社員に影響がある業務ですので、クラウド化による効率化の効果も得やすく、従業員数が多い企業ほどコスト削減効果も高くなります。経費精算専用のクラウドシステムも数多くリリースされています。
中でも、株式会社ラクスが提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、3,000社以上の企業に導入されており、クラウド型の経費精算システムでは導入社数第1位となっています。

(参考)株式会社アイ・ティー・アール「ITR Market View:ERP市場2018」SaaS型経費精算市場

クラウド型経費精算システムである「楽楽精算」は、インターネット環境があればパソコンはもちろんスマートフォン、タブレットでの利用も可能です。これにより申請者は外出中のスキマ時間にさっと申請ができ、承認者も外出先から承認できるため、申請の滞りもなくなります。

先述のように交通系ICカードの利用履歴を読み取ってそのまま交通費精算を行うことができますし、交通系ICカードから取り込んだ利用履歴は修正ができないため、承認者・経理担当者のチェック時間の短縮や不正申請の防止にもつながります。また申請内容と勘定科目を紐づけることにより自動で仕訳が行われ、そのデータをCSVファイルにして会計ソフトへ取り込むことも可能です。あらゆる手入力の工程をなくすことで入力時間の短縮はもちろん、ミスの削減にもつながります。

「楽楽精算」では申請時間・チェック時間の短縮、会計ソフトへの入力・支払処理などといった経費精算業務の短縮など、経費精算で発生するすべての業務負担を削減し、会社全体の業務効率化が実現できます。

クラウド型の経費精算システム「楽楽精算」についてもっと知りたいという方は、製品ページを見てみてください。機能が一目でわかる製品資料や全機能が使える無料トライアルも受け付けていますので、経費精算のIT化に向けて、ぜひクラウド型の経費精算システムの導入を検討してみましょう。

(参考)「楽楽精算」製品ページ

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

 

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経費精算システム「楽楽精算」導入事例

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