経費精算はクラウドが常識!?テレワークにも対応できる？そのメリットとは

経費精算を、紙やExcelでの運用から、ITを活用した方法‐たとえばクラウドシステムなどに移行する企業が年々増加しています。
IT化というと大きな投資が必要というイメージを持ってしまう方も多いかと思いますが、クラウド型の経費精算システムの導入は中小企業でも活発に行われています。
なぜ、クラウド型の経費精算システム導入をはじめとするIT化が盛んに行われているのか、そのメリットと背景ご紹介いたします。

また、経費精算のやり方や効率化の方法について知りたい方はこちらの記事も併せてご覧ください。
経理プラス：経費精算とは？やり方・業務フローと効率化の方法を紹介！

経費精算のクラウド化はなぜ進めるべき？

なぜ経費精算のクラウド化が進んでいるのか。その理由はクラウド化によって多くのメリットが得られるからに他なりません。クラウド化により、どのようなメリットが得られるのか、一例をご説明します。

経費精算業務の効率化

まず、クラウド型の経費精算システムを利用することで、経費精算の様々な手入力や手作業を効率化することが可能です。交通系ICカード（Suica®、PASMO®）のデータを取り込んでルートや交通費の入力を省力化できたり、精算後の仕訳データを会計ソフトに入力する場合も、取り込み用CSVファイルを生成できるなど、クラウドシステムならではの効率化を促す機能を搭載しているシステムが多く、申請者から経理担当者まで経費精算のあらゆる手間を効率化できるというメリットが得られます。

ペーパーレス化、電子化の促進

経費精算を紙で運用する場合、精算書の印刷・回覧・押印・保管と物理的にリソース、コストが発生します。他拠点に精算書を郵送する必要があれば、さらに郵送費も時間もかかります。
クラウドシステムであれば紙での運用を電子化してこれらの物理的コストをカットできます。

経理プラス：テレワーク中の請求書処理。発行も支払いも電子化が必須…！？

在宅勤務、テレワークなどの働き方への対応

昨今の働き方改革や新型コロナウイルス感染症拡大防止のために在宅勤務やリモートワークを行う企業が増え、働き方が多様化するなかで、会社に出社せずとも仕事ができる環境の整備が求められるようになってきました。経費精算も例に漏れず、多様な働き方を実現するために、オンライン上で申請・承認が完了するクラウドシステムの利用が増えています。

経費精算のクラウド化が定着してきた背景

さらにクラウド型システムの利用が定着してきた背景には大きく2つの要因があります。
これから紹介する2つの要因が重なり、飛躍的にクラウド化が進んでいます。

1．技術的側面

クラウドサービスの普及

１つは技術の進歩でクラウドサービスが定着しやすい環境が生まれたことがあります。

かつては、業務用のシステムといえば、PCにインストールして利用するオンプレミス型のソフトウェアが一般的でしたが、多くの分野においてクラウドサービスが普及しています。
クラウドサービスとは、今まで個人のパソコンにダウンロードして利用していたソフトウェアをインターネット上で利用できるサービスです。
ユーザーはインターネット上の利用画面等にアクセスをしてサービスを利用します。近年ではデータをクラウド上で管理できるサービスが様々な分野で増えてきています。

オンプレミス型では、利用するデバイスに制限があったり、細かなバージョンアップが困難であったりと、長く使い続けたり、様々な働き方に対応していくべきという最近の視点で考えるとデメリットがあります。
ネット環境が安定し、1人1デバイス以上を持っていることが当たり前になった現在においては、クラウドサービスの方が得られるメリットは多く、経費精算システムに関わらず、多くのものがクラウド化されています。

また、企業が時間もコストもかからず低リスクで導入することができるという点も、クラウドが評価され拡大している理由と言えるでしょう。

経費精算システムにおいても同様で、導入が簡単で、料金も安く、保守費用もかからないクラウド型の経費精算システムを利用する企業が増えてきています。また、経費精算システムをはじめとするクラウドサービスの機能は日々アップデートされているため、機能面でもメリットを感じ、導入を進めている企業が多いようです。

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スマートフォンの普及

スマートフォンの普及もクラウド化を推し進めた理由の1つです。
スマホの登場により、外出先や自宅など様々な場所で社内と同等のツールを使用できるようになりました。そこに「移動などのスキマ時間を有効活用できないか」という生産性向上の視点が生まれ、経費精算に注目が集まりクラウド化が進んでいるのではないかと推測されます。
実際にクラウド型の経費精算システムであればインターネット環境があればどこからでも利用できるため、スマホ対応しているものや専用のアプリがあるものも多くなっており、特に外出が多い営業担当者には喜ばれているようです。このようなデバイスの普及も経費精算のクラウド化の1つの理由と考えられます。

（参考）総務省 平成30年版 情報通信白書

2.社会的側面

働き方改革

働き方改革も、経費精算のクラウド化定着を進めている一因です。
働き方改革とは、政府が掲げている一億総活躍プランにも含まれる施策で、人口の減少により国全体の生産力低下が予想されることを受け、労働環境の改善、生産性・業務効率の向上などを目的とした取り組みのことを指します。
労働人口が減少している日本では業務効率化は急務で、これまでの業務の進め方を見直す動きが広まっています。

これを支援するのが、クラウドサービスなどをはじめとするデジタル技術を使った業務効率化の仕組み作りです。経費精算業務のクラウド化による業務改善は、今後ますます必要になる生産性向上の手段として注目が高まっています。
また、システムによって業務を標準化することは、業務の属人化をなくすことにも繋がり、属人化していた業務が担当の退職によって回らなくなる、といった状態へのリスクヘッジにもなります。

働き方・働く場所の多様化

働き方の変化という観点では、「働く場所の多様化」が進んでいくことも予想されます。2018年7月には政府主導のテレワーク・デイズという試みも行われました。オフィスに出社せずに働くというワークスタイルが一般的になる日もそう遠くないでしょう。
人材確保が困難になれば、在宅勤務やテレワークなどの働き方を導入する企業も増えることも予想できます。
そうなった場合、紙を回覧するといった物理的な業務は困難になり、必然的にIT化をすることが求められます。そして様々な場所と情報を共有するためにインターネット環境があれば接続できるクラウドサービスはより重宝されていくでしょう。

どんな企業がクラウド化すべき？

経費精算のクラウド化が進んできているとはいえ、まだまだエクセルや紙で経費精算書を作成し、物理的に回覧を行っているという企業も多いことと思います。
「エクセルで十分業務が回っている」「いまはまだ必要ない」というお考えの方も多いのではないでしょうか。

では、どんな企業であればクラウド化するメリットが大きいのでしょう。

基本的にはすべての企業でメリットが得られると思いますが、以下のような企業では特にクラウド化のメリットが大きいでしょう。

経費処理の件数が多い企業

経費精算システムによって効率化される業務量が多ければ、その分メリットも大きいです。

経理業務が属人化している企業

経費処理業務をシステムに置き換えることによって属人化による業務負担の標準化や人材の流動に対するリスクヘッジができます。

経理の人員確保が難しい企業

業務をシステム化することで生産性を高め、同じ経理人員数でも負担を減らすことができますので、経理人材の確保が難しい企業に経費精算のクラウド化は効果を発揮します。

社員数が増えている企業

現在はエクセルなどで精算業務を行えている企業でも、人数が増えていく中で回らなくなっていくリスクがあります。今後の人員増強が見込まれている企業では早くからシステムでの運用に切り替え、体制を整えた方がよいでしょう。

人数や処理件数が増えてからではシステム移行の難度、移行期間の業務負荷が大きくなりますので、先を見据えて早期からシステム化を進めていくことが望ましいです。
また、オンプレミス型の経費精算システムを使っている会社であっても、クラウド型ならではのメリットは多く、移行する価値は十分にあると考えられます。

セキュリティ対策を強化している企業

エクセルを使い、紙で経費精算を行っている企業では、紛失や盗難、誤送信による情報漏洩のリスクが常に付きまといます。クラウド型のサービスを活用することで、紙媒体の紛失や盗難リスクを無くすだけでなく、システムはファイアウォールや暗号化通信等により社外からの不正アクセスから守ることができます。

1番選ばれているクラウド型経費精算システムは？

経費精算専用のクラウドシステムは数多くリリースされています。
中でも、株式会社ラクスが提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、18,000社※1の企業に導入されており、クラウド型の経費精算システムでは導入社数第1位※2となっています。

※1 2024年9月時点

※2 デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

外出中でも移動時間に経費申請ができる

クラウド型経費精算システムである「楽楽精算」は、インターネット環境があればパソコンはもちろんスマートフォンでの利用も可能です。これにより申請者は外出中のスキマ時間にさっと申請ができ、承認者も外出先から承認できるため、申請の滞りもなくなります。

差し戻しや承認作業をタイムリーに進められる

先述のように「楽楽精算」では交通系ICカードの利用履歴を読み取ってそのまま交通費精算を行うことができます。また、交通系ICカードから取り込んだ利用履歴は修正ができないため、承認者・経理担当者のチェック時間の短縮や不正申請の防止にもつながります。

また従来の経費精算と異なり、あらかじめ社内規定や申請ルールを設定しておくことで、入力項目が埋まっていなかったり、領収書が添付されていないような間違った申請にアラートを出すことができます。経理担当者の手元に来てから間違いを指摘して差し戻す、といった手間を削減することができるのです。

チャットボットに対応！よくある質問はすぐに解決

さらに「楽楽精算」は社内向けAIチャットボット「チャットディーラーAI」と連携しています。経費申請者から寄せられるよくある質問をチャットボットを使って自動で対応してくれます。これによってリソースが削減され、また24時間対応可能なため、対応が遅れて申請が遅くなることもなくなり、効率的に精算を進めることができます。

以上のように、「楽楽精算」では申請時間・チェック時間の短縮、会計ソフトへの入力・支払処理などといった経費精算業務の短縮など、経費精算で発生するすべての業務負担を削減し、会社全体の業務効率化が実現できます。
クラウド型の経費精算システム「楽楽精算」についてもっと知りたいという方は、製品ページを見てみてください。機能が一目で分かる資料や全機能が使える無料トライアルも受け付けていますので、経費精算のIT化に向けて、ぜひクラウド型の経費精算システムの導入を検討してみましょう。

＞＞経費精算システム「楽楽精算」の機能についてはこちら

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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